Effective Groups, Teams, and Communication

Summary dari Chapter Effective Groups and Teams, dan Effective Communication


1
1 point

CHAPTER 15: Effective Groups and Teams

# Groups, Teams, and Organizational Effectiveness

Grup adalah kumpulan dari 2 orang atau lebih yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mendapatkan suatu tujuan yang ingin dicapai atau kebutuhan bersama. Team adalah kelompok yang usaha-usaha individualnya menghasilkan kinerja lebih tinggi daripada jumlah masukan individual untuk mendapatkan hasil yang spesifik.

  • Groups and Teams as Performance Enhancers

Group dan team berguna sebagai pemudah tercapainya tujuan dalam sesuatu yang ingin dicapai dan memaksimalkan performa dari tujuan itu sendiri. Dalam group dan team itu sendiri, terdapat sinergi yang diartikan sebagai peningkatan performa apabila member dari group dan team berkoordinasi satu dengan yang lainnya.

  • Groups, Teams, and Responsiveness to Customers
    Tanggapan dari suatu group dan team terhadap pelanggan juga harus diperhatikan. Pelanggan yang memberi masukan atau keluhan harus ditanggapi agar dapat meningkatkan performa dari perusahaan untuk menjadi lebih baik atau menambah value dari perusahaan tersebut dengan kepeduliannya terhadap pelanggan. 

  • Teams and Innovation

Membuat dan menemukan inovasi baru bukanlah hal yang mudah. Team diperlukan dalam menyusun inovasi baru. Inovasi itu sendiri berasal dari anggota tim yang beragam sehingga ide yang berbeda-beda menjadi satu dan menghasilkan inovasi. Manager juga perlu membimbing teamnya dalam melakukan inovasi.

  • Groups and Teams as Motivators

Member dari group dan team juga mempunyai peran besar terhadap kinerja perusahaan. Member tersebut dapat juga menjadi motivasi bagi member lainnya atau saling memberikan dukungan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Bekerja dalam group dan team juga mempunya kepuasan tersendiri ketika hasil atau tujuan yang diinginkan tercapai dan hal tersebut menjadi motivasi bagi member dari group dan team itu sendiri.

# Type of Groups and Teams

Ada dua tipe dari group dan team, ada yang formal yaitu group yang dibentuk untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Ada juga informal yaitu group yang dibentuk untuk memenuhi kebetuhan dari member group itu sendiri atau tujuan sosialnya.

  • The Top Management Team

Merupakan team yang terdiri dari CEO, Presiden, dan kepala kepala pimpinan dari departemen penting.

  • Research and Development Teams
    Team yang anggotanya terdiri dari orang yang ahli maupun berpengalaman dalam hal spesifik dan bertugas untuk menciptakan sesuatu yang baru baik itu produk maupun ide dan gagasan.

  • Command Groups

Group yang terdiri dari anggota atau subordinates yang bertugas memberi laporan kepada satu atasan atau supervisor yang sama.

  • Task Forces

Komite atau kumpulan dari manager maupun karyawan yang berasal dari departemen atau divisi yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sa,a yang ada di perusahaan tersebut.

  • Self Managed Work Teams

Group yang berisikan anggota yang memantau kinerja mereka sendiri serta aktivitas yang dilakukannya dan juga mengevaluasi produk atau jasa yang mereka sediakan.

  • Virtual Teams

Team yang anggotanya tidak pernah atau jarang bertemu secara langsung tetapi mereka berinteraksi dengan teknologi yang ada seperti e-mail, telepon, hingga video conference.

  • Friendship Groups

Group informal yang terdiri dari anggota yang merasa nyaman antar satu dengan yang lainnya serta bersosialisasi satu sama lain.

  • Interest Groups

Group informal yang terdiri dari anggota yang ingin mencapai tujuan yang sama yang berada dalam satu perusahaan.

# Group Dynamics

  • Group Size, Tasks and Roles

Ukuran dalam grup dapat terbagi menjadi dua, yakni group ukuran besar dan group ukuran kecil. Group ukuran kecil memiliki beberapa kelebihan, diantaranya: Berinteraksi lebih banyak dengan satu sama lain dan lebih mudah untuk mengkoordinasikan, lebih termotivasi, puas, dan berkomitmen, lebih mudah untuk berbagi informasi, dan lebih mampu melihat pentingnya kontribusi pribadi mereka. Sementara, kerugiannya terletak pada jumlah anggota dan sumber daya yang relatif sedikit untuk mencapai tujuan. Group ukuran besar memiliki keuntungan dari anggota dan sumber daya yang tersedia relatif banyak dan memungkinkan manager memperoleh keuntungan kerja. Namun, kekurangannya, diantaranya: masalah pada komunikasi dan koordinasi, tingkat motivasi yang rendah dan anggota berpikir upaya mereka tidak benar-benar dibutuhkan.

Tugas group diantaranya task interdependence, pooled task interdependence, sequential task interdependence, reciprocal task interdependence.

Sumber: Contemporary Management Ninth Edition

Peran Group merupakan suatu set perilaku dan tugas-tugas yang diharapkan dilakukan oleh anggota berdasarkan posisi maupun kedudukan anggota tersebut dalam kelompok.

  • Group Leadership

Kepemimpinan yang efektif adalah dasar yang dibutuhkan agar suatu tim maupun organisasi dapat memiliki kinerja yang baik. Manager dapat menunjuk satu pemimpin atau ketua untuk sebuah kelompok. Dan juga, anggota kelompok dapat memilih pimpinan untuk mereka sendiri. Atau, seseorang dapat secara alami menjadi pemimpin dari sebuah tim.

  • Development over Time

Sumber: Contemporary Management Ninth Edition

Forming: anggota kelompok dalam tahap saling mengenal untuk saling memahami satu sama lain.

Storming: terjadi konflik dalam anggota tim, karena anggota lain tidak mau tunduk kepada anggota lain.

Norming: menjalin hubungan dan konsensus untuk mulai berkembang antar anggota kelompok.

Performing: dimana karya nyata dari kelompok dapat tercapai.

Adjourning: hanya untuk gugus tugas yang sementara, setelah itu anggota group akan tersebar.

  • Group Norms

Norma dalam kelompok merupakan pedoman atau aturan yang ditaati oleh anggota terkait dalam berperilaku antar anggota kelompok. Managers bertugas mendorong anggota untuk mengembangkan norma-norma yang berlaku dalam meningkatkan kinerja kelompok untuk mencapai tujuan.

Kesesuaian dan penyimpangan, terdapat reward untuk anggota yang berperilaku sesuai norma dan punishment hingga penyesuaian norma kembali ketika anggota berperilaku menyimpang. Penyeimbangan kesesuaian dan penyimpangan kelompok:

Sumber: Contemporary Management Ninth Edition

  • Group Cohesiveness

Kekompakan kelompok, sejauh mana anggota kelompok tertarik dalam kelompok mereka. terdapat tiga konsekuensi besar, diantaranya: tingkat partisipasi, tingkat kesesuaian dengan norma kelompok dan penekanan pada kelompok pencapaian tujuan.

Berikut merupakan sumber dan konsekuensi Cohesiveness kelompok:

Sumber: Contemporary Management Ninth Edition

# Managing Groups and Teams for High Performance

Dalam suatu group, manager atau ketua team harus dapat membimbing team atau groupnya agar dapat berperforma setinggi mungkin. Beberapa caranya yaitu dengan:

  • Motivating Group Members to Achieve Organizational Goals

Ada saatnya ketika suatu group mengalami penurunan performa. Kejenuhan terjadi karena rutinitas yang dilakukan oleh group atau team tersebut. Manager harus dapat memotivasi member dari group atau teamnya dengan meyakinkan bahwa jika performa naik maka akan ada keuntungan untuk member tersebut. 

  • Reducing Social Loafing in Groups

Hal ini terjadi ketika group member bekerja dengan komunikasi yang kurang, seperti contoh ketika salah satu member group bekerja dengan giat disaat salah satu member yang lainnya bermalas-malasan. Manager dapat menguranginya dengan cara membuat member yang performanya kurang bagus atau bermalas-malasan untuk berkontribusi secara nyata agar hasil kerjanya dapat diterima. Ukuran group juga harus diperhatikan agar menghasilkan pekerjaan yang optimal.

  • Helping Group to Manage Conflict Effectively

Group pasti memiliki konflik baik itu antar member maupun antar group itu sendiri. Manager harus bisa mengendalikan konflik itu agar tidak menghambat kerja dari group atau team yang dibawahinya.

CHAPTER 16: Promoting Effective Communication

Even with good communication technology, ineffective communication in organizations still exists. It leads to poor performance, strained interpersonal relations, poor service, and dissatisfied customers. Because of that, managers need to be good communicators.

# Communication and Management

Communication = sharing of information between two or more individuals or groups to reach a common understanding

Requirements:

  1.  Communication is a human endeavour and involves individuals and groups (no matter how electronically based)

  2. Communication can only happen if common understanding is reached

  • The Importance of Good Communication

  1. With good communication managers increase efficiency by learning new technologies, implementing them and training workers to use them

  2. Improves quality

  3. Helps to increase responsiveness to customers

  4. Innovation requires good communication

→ Gain competitive advantage for organization

  • The Communication Process

Two phases: 

  1. Transmission phase: Sender decides on message, encodes the message into symbols or language, receiver receives message through medium and decodes

  2. Feedback phase: initiated by receiver

Problem: Perception = process through which people select, organize, and interpret sensory input to give meaning and order to the world around them 

! Encoding, decoding and choice of medium depends on perception !

# Information Richness and Communication Media

Face to Face Communication

Komunikasi antarpribadi face to face menurut Hartley (1993) memiliki beberapa aspek. Aspek pertama, face to face itu sendiri membedakannya dari komunikasi jarak jauh atau komunikasi dengan alat. Dalam komunikasi face to face ada peran yang harus dijalankan masing – masing pihak. Diperlukan saling percaya, saling terbuka dan saling suka antara kedua pihak agar terjadi komunikasi.

Aspek kedua adalah adanya hubungan dua arah. Dalam komunikasi antarpribadi yang penting bukanlah pesannya semata, tapi arti (meaning) dari pesan itu.Aspek yang ketiga setelah makna ialah komunikasi face to face harus ada niat, kehendak atau intensi dari kedua individu. 

Menurut Monsour (1994) adanya intensi untuk saling berkomunikasi akan mempercepat proses guna mencapai saling pengertian secara kognitif dalam komunikasi antarpribadi.

Komunikasi antar pribadi adalah salah satu kunci kita berhubungan dengan orang lain. Menurut banyak pakar demikian diataslah komunikasi antar pribadi itu. How you manage your relation are your choose.. But, please do the best for all your relation. With ur friend, family, special friend and etc. Because, your relation,your network. Your network are your life

Management by Wandering Around

Management by Wandering Around (MBWA), juga manajemen dengan berjalan-jalan, mengacu pada gaya manajemen bisnis yang melibatkan manajer yang berkeliaran, secara tidak terstruktur, melalui tempat kerja, secara acak, untuk memeriksa dengan karyawan , peralatan, atau status pekerjaan yang sedang berlangsung. Penekanannya adalah pada kata mengembara sebagai gerakan yang tidak direncanakan dalam tempat kerja, daripada rencana di mana karyawan mengharapkan kunjungan dari manajer pada waktu yang lebih sistematis, disetujui atau dijadwalkan.

Manfaat yang diharapkan adalah bahwa seorang manajer, dengan pengambilan sampel acak berbagai peristiwa atau diskusi karyawan, lebih mungkin untuk memfasilitasi peningkatan moral, rasa tujuan organisasi, produktivitas dan manajemen kualitas total organisasi, dibandingkan dengan tetap berada di area kantor tertentu. dan menunggu karyawan, atau pengiriman laporan status, untuk tiba di sana, seperti acara di tempat kerja.

Spoken Communication Electronically Transmitted 

Adalah bentuk komunikasi langsung menggunakan media komunikasi elektronik, seperti contoh menelpon dan juga berkomunikasi menggunakan HT. Komunikasi ini adalah komunikasi terbaik kedua setelah Face to Face Communication yang mana di komunikasi ini pelaku yang terlibat dalam komunikasi hanya dapat mendengar suara satu sama lain, tanpa bisa melihat body language dan juga facial expression masing-masing pelaku.

Personally Addressed Written Communication

Komunikasi tertulis yang ditujukan secara pribadi. Memiliki kekayaan yang lebih rendah daripada bentuk komunikasi verbal tetapi masih diarahkan pada orang yang diberikan- Pengalamatan pribadi membantu memastikan penerima benar-benar membaca pesan surat pribadi dan email adalah bentuk umum

Impersonal Written Communication

Komunikasi tertulis impersonal adalah bentuk komunikasi yang memiliki kekayaan informasi terendah. Contoh dari komunikasi ini adalah blog dan situs jejaring sosial. Baik digunakan untuk pesan ke banyak penerima dimana sedikit atau umpan balik diharapkan.

# Communication Networks

  • Communication Network in Groups and Teams

  1. Wheel Network: Informasi disampaikan dari satu anggota sentral kepada yang lainnya. Anggota non-sentral tidak perlu berkomunikasi ke satu sama lain. Semua komunikasi harus melalui anggota sentral.

  2. Chain Network: Semua anggota berkomunikasi di dalam sebuah hirarki sejalur. Karena semua komunikasi berjalan secara sekuensial, pekerjaan juga harus berjalan secara sekuensial. 

  3. Circle Network: Anggota di sebuah circle network berkomunikasi dengan anggota lain yang memiliki pengalaman, kepercayaan, keahlian, latar belakang. 

  4. All-Channel Network: Komunikasi disini berjalan ke semua arah, setiap anggota bisa berkomunikasi bersama anggota lain dengan mudah. Level komunikasi di sini sangat tinggi. 

  • Organisational Communication Networks

  1. Formal Communication: Komunikasi di dalam sebuah organisasi yang mengikuti alur hirarki atau sekuensi struktur di organisasi tersebut. 

  2. Informal Communication: 

# Communication Skills For Managers

  • Communication Skills for Managers as Senders

Send Clear and Complete Messages, menyampaikan pesan dengan jelas dan lengkap sehingga bawahan tidak bertanya kembali terkait maksud dari isi pesan yang disampaikan oleh managers.

Encode Messages in Symbols the Receiver Understands, menyampaikan pesan dengan pemilihan bahasa yang lebih umum dan baku digunakan sehingga bawahan yang memiliki perbedaan dalam bahasa daerah dapat memahami isi pesan yang disampaikan oleh managers.

Select a Medium Appropriate for the Message, yang banyak digunakan oleh bawahannya sehingga akan membuat para bawahan lebih mudah dalam memahami isi pesan tersebut.

Select a Medium the Receiver Monitors, untuk menyampaikan pesan dengan efektif, maka pemilihan media juga harus diperhatikan, pemilihan media sebaiknya merupakan media yang lumrah digunakan oleh bawahan. Juga perlu diperhatikan untuk bawahan yang merupakan penyandang disabilitas, pemilihan media sangat penting. Misalnya pesan dengan media suara bagi tuna netra dan pesan tertulis bagi tuna rungu.

Avoid Filtering and Information Distortion, filtering disini merupakan penyingkatan pesan kepada bawahan dengan berasumsi bahwa receiver telah mengerti maksud isi pesan dan tidak memerlukan pesan secara lengkap, padahal semua isi pesan tersebut penting. Information distortion perlu diperhatikan terutama ketika pesan tersebut merupakan pesan berantai, receiver pesan terakhir dapat saja memperoleh pemahaman informasi yang salah.

Include a Feedback Mechanism in Messages, para manager harus memastikan bahwa bawahan sudah benar-benar mengerti akan maksud dari pesan yang disampaikannya, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam mengartikan maksud isi pesan tersebut.

Provide Accurate Information, sangat penting untuk dilakukan dikarenakan terdapat banyak rumor dengan sumber yang tidak jelas sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam pemahaman informasi terhadap orang banyak.

  • Communication Skills for Managers as Receivers

Terdapat tiga kunci agar komunikasi antar managers dan bawahan dapat efektif ketika managers merupakan penerima pesan, diantaranya:

Pay Attention, manager sebaiknya memberikan perhatian dengan memperhatikan setiap ide ataupun masukan dari bawahannya.

Be a Good Listener, dengan menjadi pendengar yang baik atas pujian maupun keluhan bagi bawahannya.

Be Empathetic, terhadap hal-hal yang berkaitan dengan bawahannya.

  • Understanding Linguistic Styles

Karakter atau cara seseorang dalam berbicara juga sangat penting, oleh karena itu harus diperhatikan terutama dengan hal-hal yang berkaitan dengan cross-cultural differences, gender differences dan managing differences in linguistic styles.


Like it? Share with your friends!

1
1 point

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
0
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win
Won Direction

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format