Effective Groups and team, Promoting Effective Communication – Impossible

Dibuat oleh: Andree Shawn Lee - Teguh Pamuji - Indria Wardhani - Verra Zumrotus Sholihah. Tentang Effective Groups and team, Promoting Effective Communication


1
1 point

Effective Groups and Teams

Group (kelompok) berbeda dengan team (tim).

Group adalah Dua orang atau lebih yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu atau memenuhi kebutuhan tertentu. Sedangkan tim adalah Suatu kelompok yang anggotanya bekerja secara intens dengan satu sama lain untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama yang spesifik.

Groups’ and Teams’ Contributions to Organizational Effectiveness

Kontribusi grup dan tim bagi efektivitas organisasi yaitu

1. peningkatkan performance atau kinerja

2. Meningkatkan perhatian atau responsif kepada pelanggan

3. Meningkatkan innovasi

4. Meningkatkan motivasi dan kepuasan

Yang berimbas pada peningkatkan organisasi yang unggul

Types of Groups and Teams in Organizations

Jenis-jenis Kelompok dan tim :

  1. Cross functional dan cross cultural team: contohnya para karyawan dari tingkatan (hierarki) yang kira-kira sama, tetapi dari area kerja yang berbeda, yang datang bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas.
  2. Top Management Team: grup yang terdiri dari CEO, presdir perusahaan, atau pimpinan unit kerja yang paling penting dalam suatu organisasi.
  3. Research and development team : grup yang beranggotakan orang-orang yang memiliki keahlian dan pengalaman seperti halnya dalam kebutuhan menciptakan produk baru bagi organisasi.
  4. Command group : grup yang terdiri dari  beberapa bawahan yang memberikan laporan pada atasan yang sama atau disebut juga unit kerja/departemen.
  5. Task forces : grup sekumpulan manager atau non managerial dari berbagai fungsi yang dibentuk untuk menyelesaikan masalah tertentu, yang biasanya juga disebut sebagai “ad hoc”.
  6. Self manage work teams : contohnya tim yang terdiri dari 10 hingga 15 orang yang  memerlukan tanggungjawab dari supervisor mereka sebelumnya.
  7. Virtual team : yaitu tim yang menggunakan teknologi komputer untuk mengikat bersama-sama secara fisik yang para anggotanya tersebar agar mencapai tujuan umum. 

Menurut Hackman dalam tim yang efektif terdiri dari 6 solusi, yaitu:

  1. Berfikir dengan jernih dalam mengambil tindakan untuk mengerjakan tugas yang akan diselesaikan, komposisi dari tim disesuaikan dengan norma dalam grup.
  2. Memastikan otoritas tetap memiliki batas. 
  3. Mengeluarkan instruksi dan arahan yang jelas tetapi tetap menjaga implikasi motivasi dari tindakan tersebut.
  4. Mengakui pentingnya motivasi intrinsik.
  5. Membuat konteks organisasi yang mendukung, contohnya pemilihan dari anggota tim.
  6. Memberikan pelatihan dan pembinaan dalam proses kerja sama tim.

Ukuran Kelompok, Tugas, dan Peran

Keuntungan dari kelompok kecil

  1. Lebih mudah berkoordinasi.
  2. Lebih mudah untuk memotivasi anggota
  3. Lebih mudah untuk berbagi informasi
  4. Lebih mudah untuk melihat kontribusi masing-masing anggota. 

Kelemahan kelompok kecil adalah anggota kelompok memiliki lebih sedikit sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan.

Keuntungan dari kelompok besar

  1. Lebih banyak sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan kelompok.
  2. Memungkinkan manager untuk memperoleh pembagian keuntungan tenaga kerja.

Kelemahan dari kelompok besar adalah masalah komunikasi dan koordinasi Tingkat motivasi yang lebih rendah.

Tugas Kelompok

•Task interdependence 

–Pekerjaan yang dilakukan oleh satu anggota kelompok akan mempengaruhi pekerjaan yang dilakukan oleh anggota lain.

•Pooled task interdependence

–Anggota memberikan kontribusi terpisah dan independent kepada kelompok sehingga kinerja kelompok merupakan kontribusi masing-masing anggota. 

Sequential task interdependence 

-Anggota kelompok melakukan tugas tertentu dengan urutan yang telah ditentukan.

Reciprocal task interdependence 

Pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing anggota kelompok sepenuhnya bergantung pada pekerjaan yang dilakukan oleh anggota kelompok lainnya. 

Peran Kelompok

Serangkaian perilaku dan tugas yang diharapkan dilakukan oleh anggota kelompok karena posisinya di dalam kelompok.

Dalam kelompok lintas fungsi,  anggota kelompok diharapkan melakukan peran sesuai spesialisasinya.

Kepemimpinan Kelompok

Kepemimpinan yang efektif adalah unsur utama dalam kelompok, tim, dan organisasi yang berkinerja tinggi. 

Seorang manajer dapat menunjuk seorang anggota kelompok yang bukan manajer untuk menjadi pemimpin atau ketua kelompok. 

Tahap Perkembangan Kelompok

Forming (pembentukan)

Anggota kelompok saling mengenal dan mencapai pemahaman Bersama. 

Storming (timbulnyakonflik)

Anggota kelompok mengalami konflik karena beberapa anggota tidak bisa submit permintaan anggota kelompok lain. 

Norming (normalisasi)

Kedekatan dan konsesus mulai berkembang diantara anggota.

Performing (berkinerja)

Kelompok mulai melakukan pekerjaan yang sesungguhnya. 

Adjourning (pembubaran)

Hanya untuk task forces dan sifatnya sementara. Kelompok mulai tersebar.

Norma Kelompok

•Norma kelompok merupakan pedoman Bersama atau aturan perilaku yang diikuti oleh sebagian besar anggota kelompok. 

•Manager harus mendorong anggota untuk mengembangkan norma-norma yang berkontribusi pada kinerja kelompok dan pencapaian tujuan kelompok. 

Group Cohesiveness

•Group cohesiveness

–Tingkat ketertarikan anggota terhadap kelompoknya.

•Tiga konsekuensi utama

–Tingkat partisipasi

–Tingkat kesesuaian dengan norma-norma kelompok

–Penekanan pada tujuan kelompok

Factors Leading to Group Cohesiveness

Motivasi anggota kelompok untuk mencapai tujuan

•Masing-masing anggota kelompok hasrus mendapatkan manfaat ketika kelompok berkinerja dengan baik. Manfaat tersebut dapat berupa uang atau kompensasi lainnya.

•Kompensasi individual adalah kombinasi kinerja individu dan kelompok. 

Reducing Social Loafing in Groups

Kecenderungan individu untuk kurang berusaha dalam suatu kelompok akan menghasilkan kinerja kelompok yang mungkin lebih rendah dan kegagalan mencapai tujuan kelompok.

Three Ways to Reduce Social Loafing

Promosi Komunikasi yang Efektif

Pentingnya Komunikasi Yang Baik

Peningkatan efisiensi dengan teknologi dan keterampilan baru   

Memperbarui proses produksi untuk mengambil keuntungan dari teknologi baru yang lebih efisien dan dengan melatih pekerja untuk mengoperasikan teknologi baru dan memperluas keterampilan mereka.

Peningkatan kualitas produk dan layanan

Manajer perlu berkomunikasi dengan semua anggota organisasi tentang arti dan pentingnya kualitas tinggi dan jalan untuk mencapainya. Bawahan perlu mengkomunikasikan masalah kualitas dan saran untuk meningkatkan kualitas kepada atasan mereka, dan anggota tim kerja yang dikelola sendiri perlu berbagi gagasan mereka tentang peningkatan kualitas satu sama lain.

Peningkatan respons terhadap pelanggan

Hal ini diperlukan untuk mengomunikasikan kebutuhan dan keinginan pelanggan dan kemudian untuk  mengkomunikasikan kepada anggota organisasi lain untuk menentukan cara terbaik untuk menanggapi perubahan preferensi pelanggan.

Peningkatan Inovasi 

Dengan berkomunikasi secara efektif satu sama lain untuk mengembangkan produk akan lebih menarik, dan menyenangkan. Anggota tim juga harus berkomunikasi dengan manajer untuk mengamankan sumber daya yang mereka butuhkan dalam mengembangkan produk. Inovasi dalam organisasi semakin terjadi di tingkat global, menjadikan komunikasi yang efektif menjadi semakin penting

Proses Komunikasi

  1. Tahap transmisi, informasi dibagi antara dua atau lebih individu atau  kelompok. 
  2. Tahap umpan balik, pemahaman umum antara kedua belah pihak

  • Sender (pengirim), orang atau kelompok yang ingin berbagi informasi dengan orang atau kelompok lain
  • Message (pesan), informasi apa yang harus dikomunikasikan
  • Encoding (pengkodean), Kemudian pengirim menerjemahkan pesan ke dalam simbol atau bahasa, sebuah proses yang disebut seringkali pesan dikodekan ke dalam kata-kata
  • Noise (gangguan) adalah istilah umum yang mengacu pada apa pun yang menghambat setiap tahap proses komunikasi.
  • Receiver (penerima), orang atau grup yang pesannya dimaksudkan 
  • Medium (jalur), jalur dimana pesan yang disandikan dikirimkan ke penerima 
  • Decoding – titik kritis di mana penerima mengartikan dan mencoba memahami pesan

Persepsi

Proses di mana orang memilih, mengatur, dan menafsirkan input sensorik untuk memberi makna dan ketertiban kepada orang di sekitar mereka. Dipengaruhi oleh kepribadian orang-orang, nilai-nilai, sikap dan suasana hati serta pengalaman dan pengetahuan mereka.

Bias

Kecenderungan sistematis untuk menggunakan informasi tentang orang lain dengan cara yang dapat menghasilkan persepsi yang tidak akurat.

Stereotip

Keyakinan yang disederhanakan dan sering kali tidak akurat tentang karakteristik kelompok orang tertentu dapat mengganggu encoding dan decoding pesan.

Kekayaan Informasi dan Media Komunikasi

Manajer dan bawahannya dapat menjadi komunikator yang efektif yaitu dengan:

  • Memilih media yang tepat untuk setiap pesan
  • Mempertimbangkan kekayaan informasi

Dapat membawa lebih banyak informasi untuk membantu pemahaman

Kekayaan informasi

  • Jumlah informasi yang dapat dibawa oleh media komunikasi 
  • Sejauh mana media memungkinkan pengirim dan penerima untuk mencapai pemahaman bersama

Kekayaan informasi pada media komunikasi

Tatap muka 

  • Memiliki kekayaan informasi tertinggi
  • Dapat memanfaatkan sinyal verbal dan nonverbal
  • Manajer berkeliling di sekitar area kerja dan berbicara secara informal dengan karyawan tentang permasalahan dan fokus kerja.

Komunikasi Lisan Secara Elektronik 

  • Memiliki kekayaan informasi tertinggi kedua.
  • Percakapan telepon adalah kaya akan informasi yaitu melalui suara, penekanan pengirim, dan umpan balik cepat, tetapi tidak memberikan isyarat visual nonverbal.

Komunikasi Tertulis yang Ditujukan secara Pribadi

  • Memiliki kekayaan yang lebih rendah daripada bentuk komunikasi verbal, tetapi tetap diarahkan pada orang tertentu.
  • Pengalamatan pribadi membantu memastikan penerima benar-benar membaca pesan surat pribadi dan email 

Komunikasi Tertulis yang bersifat bukan Pribadi

  • Memiliki kekayaan informasi terendah. 
  • Baik untuk pesan ke banyak penerima di mana sedikit adanya umpan balik yang diharapkan (mis., Buletin, laporan)

Kelebihan informasi

Potensi informasi penting untuk diabaikan

  • Blog: Situs web tempat seseorang, kelompok, atau organisasi memposting informasi, komentar, dan pendapat serta yang sering ditanggapi oleh pembaca dengan komentar dan pendapat mereka sendiri.
  • Situs jejaring social: Situs web yang memungkinkan orang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki minat atau koneksi bersama.

Jaringan Komunikasi

Jalur di mana informasi mengalir dalam kelompok dan tim dan di seluruh organisasi. Jenis jaringan komunikasi tergantung pada:

  • Sifat tugas grup
  • Sejauh mana anggota kelompok perlu berkomunikasi satu sama lain untuk mencapai tujuan kelompok.

Jaringan Komunikasi dalam Grup & Tim

Title: Communication Networks in Groups and Teams - Description: Wheel Network Information flows to and from one central member. Chain Network Members communicate only with the people next to them in the sequence. Wheel and chain networks provide little interaction. Circle Network Members communicate with others close to them in terms of expertise, experience, and location. All-Channel Network Networks found in teams with high levels of communications between each member and all others.

Jaringan Komunikasi Organisasi

Bagan Organisasi 

  • Ringkasan jalur pelaporan formal dalam suatu organisasi.
  • Komunikasi dalam suatu organisasi mengalir melalui jalur formal dan informal 
  • Komunikasi vertikal mengalir naik turun sesuai hierarki perusahaan
  • Komunikasi horizontal antar karyawan dari tingkat yang sama. 
  • Komunikasi informal dapat menjangkau tiap level dan departemen 
  • Grapevine – jaringan informal yang membawa informasi tidak resmi di seluruh perusahaan.

Jaringan Komunikasi Formal dan Informal dalam Organisasi

Teknologi Informasi dan Komunikasi

Intranet

Sistem jaringan komputer di seluruh perusahaan. 

Keuntungan intranet :

  • Terletak di fleksibilitas mereka sebagai media komunikasi
  • Dapat digunakan untuk sejumlah tujuan berbeda oleh orang-orang yang mungkin 

  memiliki sedikit keahlian dalam perangkat lunak dan pemrograman computer

Groupware dan Kolaborasi Perangkat Lunak

Groupware 

Perangkat lunak komputer yang memungkinkan anggota kelompok dan tim untuk 

berbagi informasi satu sama lain untuk meningkatkan komunikasi dan kinerja mereka

Cara Sukses dalam Menggunakan Groupware:

  • Bekerja berdasarkan tim dan beberapa anggota diberi penghargaan sebagai kinerja kelompok  
  • Groupware mendapat dukungan penuh dari manajemen puncak 
  • Budaya organisasi menekankan fleksibilitas 
  • Groupware sedang digunakan untuk tujuan tertentu
  • Karyawan menerima pelatihan yang memadai

Groupware

Karyawan cenderung menolak menggunakan groupware ketika:

  • orang bekerja untuk dirinya sendiri 
  • orang-orang dihargai untuk kinerja mereka sendiri
  • orang enggan berbagi informasi

Kolaborasi Perangkat lunak 

Groupware yang mempromosikan dan memfasilitasi interaksi kolaboratif, memiliki interaksi ketergantungan yang tinggi dan menyediakan situs pertemuan elektronik untuk komunikasi di antara anggota tim

Hambatan untuk Komunikasi yang Efektif

  • Pesan yang tidak jelas, tidak lengkap, sulit dimengerti
  • Pesan yang dikirim melalui media yang tidak pantas 
  • Pesan tanpa ketentuan untuk umpan balik 
  • Pesan yang diterima tetapi diabaikan

Keterampilan Komunikasi untuk Manajer sebagai Pengirim

1. Jargon

Bahasa khusus yang dikembangkan oleh anggota suatu pekerjaan, kelompok, atau organisasi untuk memfasilitasi komunikasi di antara mereka sendiri jangan pernah digunakan saat berkomunikasi dengan orang di luar pekerjaan, kelompok, atau organisasi

2. Penyaringan

Menahan sebagian pesan karena kepercayaan yang salah bahwa penerima tidak perlu atau tidak ingin informasi tersebut.

3. Distorsi informasi

Perubahan makna pesan saat pesan melewati serangkaian pengirim dan penerima.

Keterampilan Komunikasi untuk Manajer sebagai Pengirim


Like it? Share with your friends!

1
1 point

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
0
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win
im-possible

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format