“That which does not kill us makes us stronger.” – Friedrich Nietzsche


0

Using Advanced Technology

Di era modern saat ini ternyata  Penilian Kerja Pegawai ngga bisa main-main. Bagaimana tidak, kerja seorang Pegawai selama 1 tahun penuh kalau tidak pakai indikator Penilaian, maka Penilaian atasan langsung bisa-bisa jadinya subjektif. Penilaian sekali untuk sepanjang tahun di akhir tahunpun bisa beresiko manakala penilaian dilakukan “last minute” karena sumber data atau acuan yang masih harus dicari lagi, direkap. Itupun kalau tersedia semuanya. Bagaimana kalau tidak tersimpan dengan rapih? Padahal anak buah ada tiga, lima orang dan seterusnya. Apa sih konsekuensinya? Ya tentu urusan “Dapur mengepul” alias kesejahteraan Pegawai ujung-ujungnya. Hasil Penilaian akan menjadi dasar pengali jasa produksi tahunan Perusahaan yang diberikan kepada masing-masing Pegawai. Intinya ribetlah kalau manual.

Setelah evaluasi beberapa waktu, akhirnya di tahun ini, 2019 divisi Human Capital tempat aku bernaung mencoba membangun aplikasi di system computer internal untuk mengatasi masalah tersebut di atas. Aku dan mba Shinta rekan kerjaku didaulat menjadi pimpinan Development ini. Tim kecil kami yang beranggotakan 5 orang diberi waktu untuk membuat Planning, mencari vendor atau pihak ketiga untuk membuat project ini, bernegosiasi nilai projectnya, menyusun proposal untuk pengajuan anggaran ke Divisi Financial Control dan yang paling penting harus berhasil mendapatkan pendanaannya!!! Urusan implementasi Information Technology nantinya akan ditangani Divisi Teknologi.

Kuingat konsep penting tentang Teknologi Informasi bagi Perusahaan waktu aku baca buku Contemporary Management yang disusun oleh…hmm…sebentar… aku lupa nama pengarangnya…dua orang kalau tidak salah…oh ya…Gareth R. Jones dan Jennifer M. George. 


Penjelasan keempat factor yang mempengaruhi informasi berguna di atas :

  • Kualitas (Quality) :
    Keakuratan dan keandalan informasi yang tersedia memberikan kualitas yang manajer buat menggunakan informasi tersebut
  • Garis waktu (Timeliness) :
    ketersediaan informasi real-time yang mencerminkan kondisi saat ini diperlukan untuk pengambilan keputusan.
  • Kelengkapan (Completeness) :                                                                                                          Informasi lengkap memungkinkan manajer untuk melakukan kontrol, mencapai koordinasi atau membuat keputusan yang efektif
  • Relevansi (Relevance) :                                                                                                                    Memiliki informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan keadaan khusus sehingga membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik.

Sekarang pertanyaannya, bagaimana mendapatkan informasi otomatis yang dibutuhkan khususnya untuk Penilaian Kinerja Pegawai? Jawabannya ada pada Teknologi Informasi, yaitu suatu set metode atau teknik untuk mengakuisisi, mengorganisasi, menyimpann, mengkreasikan, dan mentransmisikan informasi.

Informasi Realisasi Kinerja tiap pegawai berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) akan diakuisisi setiap triwulan oleh Aplikasi Komputer yang akan dibangun, masuk dalam “logic machine” kemudian diorganisasi berdasarkan divisi dan hierarki yang akhirnya akhir tahun akan ditransmisikan menjadi useful information bagi Direksi untuk mengetahui kinerja perusahaan secara keseluruhan dan mengambil keputusan untuk pembagian Jasa Produksi.

Kupikir Solusi TI ini akan menjadi suatu lompatan besar dalam sejarah Perusahaan di tempatku bekerja. Ya memang harus begitu. Kita jangan sampai ketinggalan dengan era digitalisasi. Pekerjaan-pekerjaan yang bias di”mesinkan”, ngapain dibuat manual?

Motivation and Performance

Didahului action step menyurat ke Divisi Financial Control tentang rencana project ini, akhirnya kami mendapat persetujuan awal. Segera setelah itu aku, mba Shinta dan Tim kami menyusun proposal yang akan diajukan dan dibahas pada Meeting Perdana dengan Perwakilan Divisi Financial Control.

Akhir bulan November tanggal 29 Meeting Perdana diselenggarakan di Ruang Meeting Divisi Financial Control. Aku sangat bersemangat hari itu, mengingat membuat aplikasi otomasi penilaian kinerja pegawai adalah debut pertamaku dipercaya menjadi pimpinan Tim yang mengerjakan project penting di perusahaan. Malam-malam yang melelahkan telah kulalui bersama Tim untuk mengerjakan Proposal dengan seinformatif dan seakurat mungkin. Sekarang tiba gilirannya aku harus mempresentasikan Proposal kami di hadapan Perwakilan Divisi Financial Control. Mba Shinta mendampingiku sembari menyiapkan data-data pendukung yang kami perkirakan akan sangat berguna pada saat pembahasan.

Setelah “cuap-cuap” presentasiku selesai, pertanyaan mulai bermunculan. Dengan sabar aku dan mba Shinta memberi jawaban terhadap setiap prtanyaan yang diajukan. Namun yang bikin kami mulai sesak dan berpiki-pikir lagi adalah dua permintaan di bawah ini :

  1. “Loh, perhitungan Benefit dan Cost Rationya mana? Anggaran sebesar ini akan sulit kami analisa bila tidak ada perhitungan B/C Rationya.”
  2. “Direksi membutuhkan data kinerja untuk direview tiap triwulan. Kami minta Aplikasi yang Anda buat bisa mengakomodir hal ini.”

Terhadap permintaan No.2 aku menjawab bahwa, “Kan pembayaran Jasprod tahunan, makanya kami formulasikan bersama vendor agar data kinerja terakumulasi di akhir tahun.”

Namun Perwakilan Divisi FC menyatakan bahwa Direksi menginginkan review kinerja pegawai tiap 3 bulan. Ini ada kaitannya dengan monitoring kinerja perusahaan secara keseluruhan dengan waktu ukur yang pendek. Jadi bila ada masalah atau potensi masalah, bisa segera dideteksi dan diantisipasi tidak menunggu akhir tahun. Tidak semata-mata demi jasprod. Untuk permintaan No.1 aku dan mba Shinta disarankan untuk benchmaking ke perusahaan lain yang sudah menerapkan system otomasi penilaian kinerja Pegawai. Deadline untuk kami adalah 1 bulan.

Dong…dong…dong…dongkol rasanya. Berarti kami harus rombak lagi proposal ini, tambah data dan perhitungan, dan yang paling parah rombak aplikasi !!!!!

Hari itu setelah pulang presentasi, aku minta maaf ke mba Shinta pulang cepat. “Aku puyeng mba. Kirain kita bisa langsung jalan dengan project itu, ternyata deadlock. Aku butuh ruang berpikir.” Mba Shinta sepertinya memaklumi jiwaku yang masih “hijau” dengan usia yang tergolong millenial. Akupun mengajukan cuti dua hari.

Semenjak keluar dari pekerjaanku yang lama yaitu Personal Trainer di salah satu Pusat Kebugaran yang ada di Jakarta dan memutuskan untuk bergabung dengan Perusahaan saat ini, hari-hariku sangat disibukkan dengan pekerjaan kantoran yang cukup padat dan menyita pikiran dan tenaga. Sudah jarang memperhatikan kebugaran tubuhku yang…Alhamdulilah..dikaruniakan Tuhan atletis. Aku ingin sejenak melepaskan beban pekerjaan kantor dengan berkunjung ke tempat bekerja yang dahulu sekalian exercise-lah dua hari cuti.

Di Pusat Kebugaran aku seperti menemukan diriku yang dulu. Lepas, nda stress dan adrenalin meningkat. Aku mulai berpikir, ternyata kerja kantoran itu stressfull. Bisa-bisa usiaku loncat dengan cepat nambah 5 tahun. Bang Dedi, rekan Personal Trainer aku dulu yang sampai sekarang masih bekerja di situ sampai mengagetkanku, karena katanya aku seperti orang yang banyak pikiran. Setelah mendengar curhatku Bang Dedi tertawa dan meledekku : “Siapa suruh kerja kantoran?” ups…tapi dia bercanda saja…dia menceritakan bahwa dahulu dia juga sempat bekerja kantoran namun dia beralih jadi Pelatih di Pusat Kebugaran karena lebih memilih waktu kerja yang tidak terlalu terikat.

Di rumah aku browsing internet untuk mencari info tentang B/C Ratio. Tidak sengaja Google membawaku pada artikel berisikan materi Herzberg’s Motivation-Hygiene Theory yaitu Teori kebutuhan yang membedakan antara kebutuhan motivator (terkait dengan sifat pekerjaan itu sendiri) dan kebutuhan kebersihan (terkait dengan konteks fisik dan psikologis di mana pekerjaan dilakukan) dan mengusulkan bahwa kebutuhan motivator harus dipenuhi untuk motivasi dan kepuasan kerja menjadi tinggi. Otonomi, Tanggung Jawab, Pekerjaan yang menarik merupakan contoh motivator sedangkan lingkungan kerja yang nyaman, penghasilan dan keselamatan kerja merupakan contoh dari kebersihan.
Sedikit melamun kuingat kata-kata Bang Dedi : “Kalo kamu jangan mencontoh aku Lee…kamu masih muda, belum berkeluarga, lulusan S1 lagi. Sayang dong titel Sarjana Ekonomimu, apalagi kamu lulusan Universitas Top. Waktu kamu harusnya diisi dengan sebanyak mungkin pengalaman kerja dan mengejar karir. Masalah di tempat kerja itu hal yang biasa selama kamu aman secara fisik dan dibayar dengan pantas.”
Kupikir ini perspektif orang yang lebih senior dan punya pengalaman yang sama ada benarnya. Jangan gara-gara nila setitik rusak susu sebelanga. Karena 1 tantangan yang aku hadapi, aku menyerah dan cari zona nyaman saja. Masalah harus dihadapi dan diselesaikan, apalagi aku seorang Leader. Itulah Tanggung Jawab. Lagipula pekerjaan di tempatku yang sekarang dengan jabatan Junior Manager masih menarik. He..he…Mr.Herzberg dari masa lampau ternyata sudah bisa mengukur dengan membuat teori motivasi yang kena banget nih….Teori tak selamanya Teori.

Saat aku selesai cuti 2 hari dan masuk kantor, kukumpulkan Tim bersama mba Shinta dan mulai menyelesaikan hal-hal yang harus kami perbaiki. Mba Shinta punya ide cemerlang yaitu benchmaking diadakan di grup perusahaan saja, kebetulan dia ada kenalan di bagian Human Capitalnya. Perusahaan tersebut telah menerapkan otomasi Penilaian Kinerja. Aku membagi Tim kami menjadi 2 sub Tim. Mba Shinta dan 1 orang anggota akan benchmarking, sedangkan aku dan 2 orang anggota lainnya segera berkoordinasi dengan Vendoor Developer untuk mengakomodir permintaan Divisi Financial Control agar Kinerja Pegawai dapat tersaji tiap 3 bulan untuk direview Direksi. Syukurlah di meeting selanjutnya, Proposal kami akhirnya diterima dan anggaran yang kami ajukan dinilai rasional. Karena level confidence kami sudah naik karena ada bekal data bencmaking dan kesanggupan vendor untuk merombak system, kami coba bernegosiasi dan kami langsung bisa tancap gas untuk mengerjakan project tersebut.

Tidak jarang, bahkan hampir semua orang lupa bahwa semua masalah yang dihadapi adalah pelajaran. Kadang hal tersebut terlewat tanpa dipetik pelajarannya atau terlambat menyadari hikmahnya. Banyak orang ketika sudah selesai belajar tentang sesuatu tidak tahu untuk apa, apa gunanya sesuatu itu dipelajari, sehingga ilmu yang mereka peroleh hanya sekadar dilewati sebagaimana mata pelajaran yang harus kita tempuh selama ini.

Masalah adalah sahabat didalam kehidupan ini,masalah selalu datang silih berganti,masalah tak pernah melihat apakah kita mampu menghadapinya,masalah tak pernah memilih siapa yang harus ia datangi,oleh karena itu dalam menjalani kehidupan kita sebagai manusia harus siap mempunyai masalah,masalah apapun itu.

Tapi dalam menyelesaikan masalah terkadang kebanyakan orang menjauh atau menghindar,akan tetapi tau kah kalian, semakin kita menjauh atau menghindar dari masalah itu, masalah akan datang dengan intensitas yang lebih banyak dan lebih besar lagi.

Dewasa ini ketika bertempur di kerasnya kehidupan kerja, setiap detiknya kita harus mengambil keputusan. Apakah keputusan tersebut berhubungan dengan strategi diri sendiri dalam mengerjakan job desk, terkait intrapersonal, atau diskusi alot dengan unit yang bersinergi.

Pernah suatu ketika dalam sebuah meeting, tidak ada keputusan mufakat yang bisa diambil. Seluruhnya serba memiliki kekurangan besar. Saling tunjuk jari pun dimulai dan ketika dampak dari pihak yang didiskreditkan terasa, muncul rasa demotivasi yang dapat berujung konflik dingin, baik dengan diri sendiri maupun dengan pihak yang bersangkutan.

Berbagai alternatif bermunculan. Kadang ketika teringat bahwa pekerjaan yang dijalani tidak mewakili minat dan bakat, muncul rasa untuk keluar dan terbayang betapa bahagianya jika minat dan bakat yang dimiliki menjadi sumber mata pencaharian.

Namun sebenarnya, solusi lah yang dibutuhkan.

MANAGING CONFLICTS, POLITICS, AND NEGOTIATION

Banyak definisi tentang konflik yang diberikan oleh ahli manajemen. Hal ini tergantung pada sudut tinjauan yang digunakan dan persepsi para ahli tersebut tentang konflik dalam organisasi. Namun, di antara maknamakna yang berbeda itu nampak ada suatu kesepakatan, bahwa konflik dilatarbelakangi oleh adanya ketidakcocokan atau perbedaan dalam hal nilai, tujuan, status, dan budaya.

Terlalu sedikit atau terlalu banyak konflik justru mengakibatkan kinerja yang buruk. Disatu sisi, konflik dibutuhkan untuk menjaring pelajaran dan membuat kualitas diri semakin berkembang. Terdapat 4 (empat) tipe konflik dalam grup, yaitu :

Konflik merupakan sebuah situasi dimana dua orang atau lebih menginginkan tujuan-tujuan yang menurut persepsi mereka dapat dicapai oleh salah seorang diantara mereka, tetapi hal itu tidak mungkin dicapai oleh kedua belah pihak. Konflik adalah perilaku anggota organisasi yang dicurahkan untuk beroposisi terhadap anggota yang lain, prosesnya dimulai jika satu pihak merasa bahwa pihak lain telah menghalangi atau akan menghalangi sesuatu yang ada kaitan dengan dirinya atau hanya jika ada kegiatan yang tidak cocok.

STRATEGI PENANGANAN KONFLIK DALAM NEGOISASI[1]

Kunci untuk mencegah memburuknya konflik adalah dengan menangani pada tahap yang masih dini. Ada tiga strategi utama untuk melakukan hal ini :

  1. Mencegah Konflik Banyak strategi dan taktik negosiasi termasuk yang telah dijelaskan dalam pertemuan kuliah sebelumnya, dapat digunakan untuk mencegah timbulnya konflik. Alternatif metode dan teknik lain yang dapat digunakan untuk mencegah konflik a.Komunikasi yang terbuka 

Komunikasi bisa menjadi faktor penentu dalam menghindari konflik. Langkah-langkah dasar adalah sebagai berikut: Perhatikan tanda-tanda nonverbal yang menunjukkan ketidakselarasan antara apa yang dipikirkan atau dirasakan seseorang dengan apa yang dikatakannya; Perhatikan adanya asumsi tersembunyi di hadapan semua orang, baik dari diri sendiri maupun pihak lawan; Berusahalah membuka jalurjalur komunikasi; Hindari kurangnya kejelasan dalam negosiasi; Belajar mendengarkan dengan baik; Ungkapkan perasaan dan kebutuhan dengan cara yang tidak terkesan mengancam.

     b. Mengenali kebutuhan lawan

Jika reaksi lawan terlihat tegang dan tidak sesuai dengan yang diharapkan, berhentilah dan mencoba menempatkan posisi sebagai lawan.

   c. Merespons kebutuhan timbal balik

Jika posisi awal sesorang tidak mungkin untuk diterima, pertimbangkan sesuatu yang dapat diperoleh apabila dapat melunakkan situasi tersebut.

2.   Menangani Konflik Terjadinya konflik tidak dapat dicegah, tapi yang ada adalah      mengendalikannya. Konfrontasi dapat digunakan untuk mengendalikan konflik dan mencegah memburuknya konflik yang muncul selama negosiasi. Pihak-pihak yang terlibat dipaksa untuk berinteraksi dan membahas perbedan yang ada secara terbuka sehingga dapat menyelesaikan kesalahpahaman yang terjadi. Manfaat yang diperoleh dari konfrontasi adalah untuk memperjelas perbedaan :

a. Apa yang dianggap bernilai oleh kedua pihak; 

b.  Apa yang dipikirkan oleh kedua pihak; 

c. Apa yang dirasakan oleh kedua pihak; 

d. Apa yang ingin dilakukan oleh kedua pihak; 

e. Apa yang ingin benar-benar dilakukan oleh kedua pihak

3. Penangguhan Jika dalam posisi sulit usulkan penangguhan negosiasi setidaknya 5 menit atau sehari penuh tergantung tingkat masalah yang timbul. Setidaknya dengan penangguhan dapat memberikan kesempatan bernafas dalam negosiasi. Manfaat dari penangguhan negosiasi : 

a. Waktu untuk merenung, negosiasi tidak dimaksudkan untuk diselesaikan sesingkat-singkatnya;

b. Mengurangi ketegangan dan menenangkan pikiran, memberikan waktu untuk rehat dan berpikir; 

c. Mengatur emosi untuk mencegah timbulnya konflik. Mengusulkan penangguhan ketika suasana memanas dapat memberkan kesempatan untuk menenangkan diri dan berpikiran jernih; 

d. Mendapatkan lebih banyak informasi, evaluasi dan merevisi sasaran dan tujuan negosiasi; 

e. Konsultasi dengan pihak ketiga jika dibutuhkan.



By: Shooting Stars

Members :

  • Cherry Dewiyani Winter
  • Muhammad Alianur
  • Muhammad Iqbal Handewaputra
  • Wilma Aziza

References:

Business Foundations, A Changing World 11th Edition, by O. C. Ferrell , Geoffrey A. Hirt, Linda Ferrell

https://media.neliti.com/media/publications/23153-ID-mengenali-konflik-dalam-negosiasi.pdf


Like it? Share with your friends!

0

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
0
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format