Effective Group and Teams, Promoting Effective Communication

Komunikasi yang efektif tercipta karena adanya pemahaman interaksi antar dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan. Mereka biasa disebut dengan Group and Team


6
6 points
Chapter 15 EFFECTIVE GROUP AND TEAMS
Groups, Teams, and Organizational Effectiveness

Group merupakan dua orang atau lebih yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu atau memenuhi kebutuhan tertentu. Sedangkan Team merupakan suatu kelompok yang anggotanya bekerja secara intens satu sama lain untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama yang spesifik. Dapat disimpulkan bahwa semua tim merupakan group namun tidak semua group merupakan tim. Grup dan tim dapat membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif karena: 

1. Meningkatkan kinerja organisasi

Salah satu keuntungan utama dari bekerja secara group adalah kesempatan untuk mendapatkan lebih banyak output dari masing masing anggota dalam group dibandingkan bekerja secara individu. Memanfaatkan potensi yang ada dalam group, manajer perlu memastikan bahwa kelompok terdiri dari anggota yang memiliki keterampilan dan pengetahuan pelengkap yang relevan dengan pekerjaan group.

2. Meningkatkan daya tanggap kepada pelanggan

Dalam group perlu adanya keahlian dan pengetahuan di berbagai departemen organisasi untuk disatukan dalam menghasilkan keterampilan dan pengetahuan. Manajer organisasi yang memiliki kinerja yang baik akan berhati-hati untuk menentukan jenis keahlian dan pengetahuan mana yang diperlukan agar tim responsif terhadap pelanggan, dan mereka menggunakan informasi ini dalam membentuk group.

3. Meningkatkan inovasi

Menggunakan group untuk berinovasi memiliki beberapa kelebihan. Pertama, anggota tim dapat mengungkap kesalahan satu sama lain. Kedua, anggota tim dapat saling mengkritik pendekatan satu sama lain dan membangun kekuatan satu sama lain sambil mengoreksi kelemahan tim. 

4. Meningkatkan motivasi dan kepuasan karyawan

Bekerja dalam kelompok atau tim juga dapat memuaskan kebutuhan anggota organisasi untuk terlibat dalam interaksi sosial dan merasa terhubung dengan orang lain. Sehingga bersama kelompok bisa menurunkan tingkat turnover karyawan.

Types of Groups and Teams

Kelompok Formal ialah group yang dibuat oleh organisasi atau manajer untuk menyelesaikan tugas dan membantu untuk mencapai tujuan organisasi. Adapun macam-macam kelompok formal yaitu :

  • Cross Functional Teams : Kelompok yang anggotanya terdiri dari berbagai departemen di suatu organisasi
  • Cross Cultural Teams : Kelompok yang anggotanya dari berbagai campuran budaya dan tidak jarang anggota tim nya dari berbagai negara.
  • Top Management Teams : Kelompok yang anggotanya para CEO, CFO dan para petinggi organisasi yang tugas nya merumuskan strategi untuk mencapai tujuan organisasi.
  • Research and Development Team : Manajer memilih anggota tim R&D berdasarkan keahlian dan pengalaman mereka dalam bidang tertentu. Terkadang tim R&D adalah tim lintas fungsi dengan anggota dari departemen seperti teknik, pemasaran, dan produksi di samping anggota dari departemen penelitian dan pengembangan.
  • Command Group : Kelompok yang bekerja di bawah seorang pemimpin di bagian tertentu dari organisasi.
  • Task Force : Kelompok yang dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu atau menyelesaikan masalah dalam periode waktu tertentu. Keanggotan dari task forces bisa bersifat temporer dan bisa dibubarkan ketika tugas nya sudah diselesaikan.
  • Self-Managed Work Teams : Tim kerja yang dikelola sendiri adalah tim di mana anggota diberdayakan dan memiliki tanggung jawab dan otonomi untuk menyelesaikan bagian-bagian pekerjaan yang dapat diidentifikasi sehingga dapat meningkatkan kualitas, meningkatkan motivasi dan kepuasan, dan menurunkan biaya.
  • Virtual Teams : Kelompok yang yang dibentuk tidak melalui tatap muka langsung namun menggunakan basis internet

Kelompok Informal ialah kelompok yang dibentuk oleh manajer atau non manajer yang memiliki tujuan nya untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan dari para anggota kelompok atau tim. Contoh nya seperti Interest Group dan Friend group.

Group Dynamics

Merumuskan suatu grup harus memiliki instrumen atau mekanisme dalam mendesain suatu grup, dalam hal ini organisasi harus menentukan beberapa instrumen seperti di bawah ini :

1. Goals

Hal mendasar dalam pembentukan suatu kelompok ialah terciptanya tujuan tertentu. Sehingga para anggota wajib menentukan terlebih dahulu apa yang menjadi tujuan kelompok, karena dalam setiap pekerjaan yang akan dilakukan harus sesuai dengan tujuan organisasi agar lebih efisien.

2. Size

Small group merupakan group yang anggotanya kurang dari sembilan orang. Keuntungan dari grup ini yaitu, hubungan antara satu dengan yang lain nya lebih dekat dan cepat dalam memberikan informasi. Sedangkan kerugian dari grup ini ialah sumber daya lebih sedikit sehingga akan sulit mengembangkan group tersebut. Big group merupakan group yang memiliki anggota lebih dari sembilan orang. Keuntungan dari grup ini yang pertama sumber daya lebih banyak, kedua bisa membuat banyak divisi pekerjaan. Adanya kemungkinan anggota yang tidak maksimal dalam berkontribusi karena akan sulit mengontrol group yang besar merupakan kerugian dari kelompok yang besar

3. Task and Interdependence

Pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi, yaitu:

  • Pooled Interdependence : Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir
  • Sequential Interdependenc : Dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain dapat bekerja.
  • Reciprocal Interdependence : Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

4. Group Roles

Merupakan peran dari masing masing anggota  dalam menjalankan kelompok untuk mencapai tujuan dari organisasi. Group Roles dikatakan efektif jika setiap anggota menjalankan perannya masing-masing dan tetap memiliki tanggung jawab terhadap tujuan kelompok.

5. Group Leadership

Pemimpin dalam suatu kelompok harus memiliki keahlian dan keterampilan yang tinggi karena efektifitas suatu kelompok juga tergantung pemimpin yang dengan resource yang powerfull untuk diolah menjadi keunggulan kompetitif suatu kelompok. 

6. Group Development

  • Forming : Proses pembentukan kelompok dengan menggabungkan beberapa orang karena adanya satu tujuan
  • Stroming : Setelah terbentuknya kelompok, mulai terjadi ketidakcocokan antara masing masing anggota kelompok, dikarenakan dalam mencapai satu tujuan kelompok sering terjadi perbedaan. Ciri ciri diatas menggambarkan kelompok pada stage storming.
  • Norming : Banyaknya perbedaan di masing masing anggota maka harus adanya suatu aturan yang dibuat untuk mengontrol suatu perbedaan di dalam kelompok. Hal ini menggambarkan ketika kelompok ada di stage Norming.
  • Performing : Setelah norma terbentuk maka seluruh anggota dapat menampilkan performa dalam bekerja secara kelompok.
  • Adjourning : Bubarnya suatu kelompok karena tidak cocok atau tugas kelompok sudah tercapai.

7. Group Norms

Cara melihat atau memandang sesuatu yang dimiliki oleh kelompok berupa sikap, nilai dan aturan permainan bersama. Norma kelompok diperlukan agar dapat memberikan arah dan isi tentang bagaimana anggota kelompok berinteraksi dan berperilaku. Norma kelompok ini tercipta karena adanya tujuan kelompok yang berupa peraturan.

  • Conformity and Deviance : Anggota kelompok mematuhi norma karena mereka ingin mendapatkan reward serta menghindari hukuman, mereka ingin meniru anggota kelompok yang dikagumi, mereka telah menginternalisasi norma dan percaya bahwa norma merupakan cara yang tepat untuk berperilaku
  • Encouriging a Balance of Confirmity and Deviance : Setiap kelompok memerlukan tingkat kesesuaian tertentu untuk memastikan bahwa organisasi dapat mengendalikan perilaku anggotanya dan menyalurkan ke kinerja yang tinggi serta pencapaian kelompok. Sehingga seorang manajer perlu melakukan tindakan guna dapat terciptanya keseimbangan antara kesesuaian dan penyimpangan salah satunya dengan menjadi panutan anggotanya.

 

8. Group Cohesiveness

Tanpa adanya kohesivitas kelompok, kelompok akan terpecah dimana anggota kelompok menarik diri dari kelompoknya, selain itu kohesivitas kelompok menjadi indikasi dari keberhasilan dalam kelompok. Kohesivitas kelompok adalah rasa tertarik yang dimiliki seseorang terhadap orang lainnya yang ada dalam suatu kelompok dan kepada kelompok tersebut. Ada 4 faktor yang membentuk kohesivitas dalam kelompok.

  • Size : Kelompok yang memiliki anggota yang kecil, akan lebih mudah dalam mencapai kohesivitas dalam kelompok dan sebaliknya.
  • Effectively managed diversity : Perbedaan pandangan dari para anggota kelompok bisa menjadi sumber dalam menentukan suatu kebijakan dan diyakini bahwa perbedaan itu bisa menjadi sumber produktivitas dalam suatu kelompok. Tugas manajer harus bisa memastikan bahwa setiap perbedaan pandangan di anggota kelompok masih di fase kohesivitas kelompok yang baik.
  • Group Identify and healthy competition : Manajer harus bisa mengatur jangan sampai para anggota tim memiliki orientasi mementingkan tujuan pribadi dan menjadikan anggota kelompok sebagai kompetitor
  • Success : Keberhasilan dalam mencapai objektivitas tertentu akan meningkatkan kohesivitas antara anggota kelompok.

Motivating Group member to Achieve organizational Goals

Ketika pekerjaan itu sulit, membosankan, atau membutuhkan tingkat komitmen dan energi yang tinggi, manajer tidak dapat berasumsi anggota kelompok akan selalu termotivasi untuk bekerja menuju pencapaian tujuan organisasi. Manajer dapat memotivasi anggota kelompok dan tim untuk mencapai tujuan organisasi memastikan anggota sendiri mendapat manfaat ketika kelompok atau tim berkinerja tinggi. Misalnya, jika anggota tim kerja mandiri tahu bahwa mereka akan menerima bonus mingguan berdasarkan kinerja tim, mereka akan termotivasi untuk tampil di level tinggi.

Reducing Social Loafing in Groups

Social loafing adalah kecenderungan individu untuk kurang berusaha ketika mereka bekerja dalam kelompok daripada saat mereka bekerja sendiri. Kemalasan sosial dapat terjadi dalam semua jenis kelompok dan tim dan dalam semua jenis organisasi. Ini dapat menghasilkan kinerja grup yang lebih rendah dan bahkan dapat mencegah grup dari mencapai itu tujuan. Untungnya manajer dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi kemalasan sosial dan bahkan dapat menghilangkan kemalasan sosial, yaitu:

  1. Buat kontribusi individu ke suatu grup dapat diidentifikasi. 
  2. Tekankan kontribusi berharga dari anggota individu. 
  3. Pertahankan ukuran grup pada level yang sesuai. 

Chapter 16: PROMOTING EFFECTIVE COMMUNICATION
Communication and Management

Komunikasi adalah berbagi informasi antara dua atau lebih individu atau kelompok untuk mencapai pemahaman bersama. Pertama dan terutama,  komunikasi adalah manusia berusaha dan melibatkan individu dan kelompok. Kedua, komunikasi tidak terjadi kecuali pemahaman bersama tercapai. Jadi ketika Anda memanggil kolega bisnis untuk berbicara dengan seseorang dalam layanan pelanggan atau penagihan  antara pesan otomatis dan pilihan menu yang tak ada habisnya dan akhirnya terhenti karena frustasi, maka dapat dikatakan komunikasi belum terjadi.

The Importance of Good Communication

Komunikasi yang baik diperlukan bagi manajer untuk belajar tentang bagaimana cara menerapkan teknologi untuk mendukung komunikasi yang baik diterapkan pada organisasi, dan melatih pekerja tentang cara menggunakannya. Demikian pula, peningkatan kualitas bergantung pada komunikasi yang efektif. Manajer perlu berkomunikasi kepada semua anggota organisasi arti dan pentingnya kualitas tinggi dan rute untuk mencapainya. Bawahan perlu mengkomunikasikan masalah kualitas dan saran untuk meningkatkan kualitas kepada atasan mereka, dan anggota tim kerja yang dikelola sendiri perlu berbagi ide-ide mereka untuk meningkatkan kualitas satu sama lain.

The Communication Process

Proses komunikasi terdiri dari dua fase. Fase pertama adalah transmisi, informasi dibagi antara dua atau lebih individu atau grup. Fase kedua adalah fase umpan balik, pemahaman bersama dipastikan. Dalam kedua fase, sejumlah tahapan berbeda harus terjadi untuk komunikasi berlangsung. Mulai fase transmisi, pengirim menentukan informasi apa yang akan dikomunikasikan. Kemudian pengirim menerjemahkan pesan ke dalam simbol atau bahasa, suatu proses yang disebut penyandian. Noise adalah istilah umum yang mengacu pada apa pun yang menghambat setiap tahap proses komunikasi.

Fase umpan balik dimulai oleh penerima. Penerima memutuskan pesan apa yang akan dikirim ke pengirim asli, menyanyikannya, dan mentransmisikannya melalui media yang dipilih. Pengkodean pesan menjadi kata-kata, tertulis atau lisan adalah verbal komunikasi. Komunikasi nonverbal membagikan informasi melalui ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan bahkan gaya berpakaian.

The Role of Perception in Communication

Persepsi memainkan peran sentral dalam komunikasi dan mempengaruhi transmisi dan umpan balik. Persepsi merupakan proses yang melaluinya orang memilih, mengatur, dan menginterpretasikan input sensorik untuk memberi makna dan ketertiban kepada dunia di sekitar mereka. Secara inheren persepsi itu subyektif dan dipengaruhi oleh kepribadian, nilai-nilai orang, sikap, dan suasana hati serta oleh pengalaman dan pengetahuan mereka.

The Dangers of Ineffective Communication

Ketika manajer dan anggota lain dari suatu organisasi adalah komunikator yang tidak efektif, kinerja organisasi dapat menderita dan setiap keunggulan kompetitif organisasi akan hilang. Selain itu, komunikasi yang buruk terkadang bisa menjadi benar-benar berbahaya dan bahkan menyebabkan hilangnya nyawa manusia. Sebagai contoh, seorang pasien yang menerima pengobatan yang salah, di rumah sakit besar di wilayah Boston sehingga obat yang diberikan kepada pasien bukan obat yang seharusnya diberikan, hal itu terjadi karena komunikasi yang tidak efektif.

Information Richness and Communication Media

Untuk menjadi komunikator yang efektif, manajer dan anggota lain dari suatu organisasi perlu memilih media komunikasi yang sesuai untuk setiap pesan yang mereka kirim. Tidak ada satu media komunikasi terbaik untuk diandalkan oleh manajer. Dalam memilih suatu komunikasi media untuk pesan apapun, manajer perlu mempertimbangkan tiga faktor.

  1. Tingkat kekayaan informasi yang dibutuhkan.
  2. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan komunikasi 
  3. Kebutuhan akan kemampuan media komunikasi untuk menyediakan halaman atau jejak elektronik.
Face-to-Face Communication

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya akan informasi. Komunikasi tatap muka memungkinkan manajer untuk menerima umpan balik instan. Poin-poin kebingungan, ambiguitas, atau kesalahpahaman dapat diselesaikan, dan manajer dapat siklus melalui proses komunikasi sebagai sebanyak yang dibutuhkan untuk mencapai pemahaman bersama.

Knowing When Face-to-Face Communication Is Called For

Seorang manajer harus mengetahui kapan komunikasi secara langsung dibutuhkan untuk memastikan pemahaman para anggota organisasi sudah tepat. Kemajuan teknologi informasi memberi manajer media komunikasi untuk pengganti komunikasi tatap muka. Selain menghemat biaya perjalanan, konferensi video memiliki banyak kelebihan lainnya. Seorang manajer juga dapat melakukan tatap muka secara informal dengan mengajak karyawannya ke cafe agar ia dapat lebih dekat dengan karyawannya.

Spoken Communication Electronically Transmitted 

Komunikasi lisan yang disalurkan secara elektronik atau menggunakan saluran telepon merupakan komunikasi yang terbaik kedua setelah komunikasi tatap muka. Meskipun berkomunikasi melalui telepon tidak memiliki akses untuk mengetahui bahasa tubuh dan ekspresi wajah, tetapi para manajer memiliki akses ke nada suara pesan mana yang disampaikan. Manajer dapat memastikan bahwa pengertian saling tercapai karena mereka dapat memperoleh umpan balik dengan cepat melalui telepon.

Personally Addressed Written Communication 

Komunikasi tertulis yang ditujukan secara pribadi memiliki kekayaan yang lebih rendah daripada bentuk komunikasi verbal yang di transmisikan secara elektronik. Salah satu keuntungan dari komunikasi tatap muka dan komunikasi verbal yang ditransimikan secara elektronik adalah bahwa keduanya cenderung menuntut perhatian, yang membantu memastikan bahwa penerima memberikan perhatian. Komunikasi secara tertulis seperti memo, surat atau email memiliki keuntungan ini karena ditujukan kepada orang tertentu, jadi kemungkinan besar orang tersebut benar-benar akan membaca dan memperhatikan. 

Communication Networks

Hubungan dimana informasi berjalan dalam sebuah kelompok dan tim suatu organisasi biasa disebut jaringan komunikasi. Jenis jaringan komunikasi yang berada dalam suatu kelompok bergantung pada sifat tugas dari kelompok itu sendiri dan sejauh mana anggota kelompok perlu berkomunikasi untuk mencapai suatu tujuan. 

Communication Networks in Groups and Teams

Terdapat 4 macam jaringan komunikasi yang berkembang di antara kelompok dan tim:

1. Wheel Network

Dalam jaringan roda, informasi mengalir ke dan dari satu anggota pusat grup. Anggota kelompok lain tidak perlu berkomunikasi satu sama lain, sehingga kelompok dapat mencapai tujuannya dengan mengarahkan semua komunikasi ke dan dari anggota pusat. Contoh: Supir Taksi. Setiap pengemudi perlu berkomunikasi dengan operator, tetapi pengemudi tidak perlu berkomunikasi satu sama lain. Jaringan roda tidak ditemukan dalam tim karena tidak memungkinkan interaksi yang intens menjadi ciri khas kerja tim.

2. Chain Network 

Dalam jaringan berantai, anggota berkomunikasi satu sama lain dalam urutan yang telah ditentukan. Ketika kerja kelompok harus dilakukan dalam urutan yang telah ditentukan, jaringan rantai sering ditemukan karena anggota kelompok perlu berkomunikasi dengan mereka yang pekerjaannya secara langsung mendahului dan mengikuti jejak mereka. Seperti jaringan roda, jaringan rantai cenderung tidak ada dalam tim karena jumlah interaksi yang terbatas di antara anggota kelompok.

3. Circle Network

Dalam jaringan lingkaran, anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain yang serupa dengan mereka dalam pengalaman, kepercayaan, bidang keahlian, latar belakang, lokasi kantor, atau di mana mereka duduk di dalam kelompok. Anggota komite tetap misalnya, cenderung berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman atau latar belakang yang serupa. Jaringan lingkaran paling sering ditemukan dalam kelompok yang bukan tim.

4. All Channel Network

Jaringan semua saluran ditemukan dalam tim dengan melakukan komunikasi yang tinggi diantara anggotanya. Saling ketergantungan tugas sering ditemukan dalam tim tersebut yang mengharuskan informasi mengalir ke segala arah. Perangkat lunak komputer yang dirancang khusus untuk digunakan oleh kelompok kerja dapat membantu menjaga komunikasi yang efektif dalam tim dengan jaringan semua saluran karena memberikan anggota tim cara yang efisien untuk berbagi informasi.

Organizational Communication Networks

Bagan organisasi merangkum hubungan pelaporan formal dalam suatu organisasi dan jalur formal di mana komunikasi berlangsung. Dengan demikian jaringan komunikasi organisasi tidak hanya mencakup jalur komunikasi formal yang dirangkum dalam bagan organisasi tetapi juga jalur komunikasi informal di mana banyak terjadi komunikasi.

External Networks

Selain berpartisipasi dalam jaringan di dalam organisasi, manajer, karyawan dan mereka yang memiliki ikatan terkait pekerjaan di luar organisasi yang mempekerjakan mereka sering merupakan bagian dari jaringan eksternal yang anggotanya menjangkau berbagai perusahaan. Untuk beberapa manajer berorientasi dengan beberapa jaringan luar sama pentingnya atau bahkan lebih penting daripada jaringan internal perusahaan. Sebagai contoh manajer perusahaan A, berhubungan dengan manajer perusahaan lain untuk mendapatkan suatu kepentingan tertentu. External Network ini lebih mudah diingat dengan istilah koneksi.

Information Technology and Communication

Kemajuan teknologi informasi telah meningkatkan kemampuan manajer untuk berkomunikasi dengan orang lain serta dengan cepat mengakses informasi untuk membuat keputusan. Kemajuan yang berdampak besar pada komunikasi manajerial termasuk Internet, intranet, groupware, dan perangkat lunak kolaborasi. Bagaimanapun juga, manajer tidak boleh lupa bahwa pada dasarnya  komunikasi adalah upaya manusia, tidak peduli seberapa banyak hal itu difasilitasi oleh teknologi informasi.

The Internet

Internet adalah sistem global jaringan komputer yang memudahkan semua orang untuk bergabung dan digunakan oleh karyawan organisasi di seluruh dunia untuk berkomunikasi di dalam dan di luar perusahaan mereka. Dalam tampilan homepage perusahaan, manajer mengkomunikasikan informasi kepada masyarakat luas tentang barang dan layanan yang mereka tawarkan, mengapa pelanggan harus membelinya, bagaimana membelinya, dimana membelinya, dll. Dengan mengunjungi website pesaing, manajer juga dapat melihat apa yang dilakukan pesaing mereka.

Intranets

Para manajer menggunakan teknologi ini untuk berbagi informasi dalam perusahaan mereka sendiri melalui jaringan perusahaan yang disebut intranet. Keuntungan intranet terletak pada fleksibilitasnya sebagai media komunikasi. Intranet dapat diakses dengan berbagai jenis komputer sehingga semua anggota organisasi dapat dihubungkan bersama dan dilindungi dari instruksi yang tidak diinginkan seperti hacker. Intranet telah digunakan di banyak perusahaan termasuk Chevron, Goodyear, IBM, Ford, Motorola, dll.

Groupware and Collaboration Software

Groupware adalah perangkat lunak komputer yang memungkinkan anggota kelompok dan tim untuk berbagi informasi satu sama lain untuk meningkatkan komunikasi dan kinerja mereka. Manajer dapat berhasil menggunakan groupware sebagai media komunikasi di organisasi mereka ketika kondisi tertentu terpenuhi:

  1. Pekerjaan itu berbasis kelompok atau tim, dan anggota diberi penghargaan.
  2. Groupware mendapat dukungan penuh dari manajemen puncak.
  3. Budaya organisasi menekankan fleksibilitas dan berbagi pengetahuan.
  4. Groupware digunakan untuk tujuan tertentu dan dipandang sebagai alat yang lebih efektif.
  5. Karyawan menerima pelatihan yang memadai dalam penggunaan komputer dan groupware.

Collaboration Software adalah perangkat kelompok yang bertujuan untuk mempromosikan interaksi kolaboratif yang sangat saling berhubungan di antara anggota tim dan untuk menyediakan tim dengan situs pertemuan elektronik untuk komunikasi. Perangkat lunak ini juga dapat menyimpan dan memperbarui laporan perkembangan, mensurvei anggota tim tentang masalah yang berbeda, dll.

Communication Skills for Manager

Terdapat beberapa hambatan komunikasi yang berasal dari pengirim maupun penerima pesan, seperti pesan tidak jelas atau tidak lengkap, pesan sulit dipahami, penerima pesan tidak memperhatikan atau mendengarkan, dll. Untuk mengatasi hambatan ini, manajer (serta anggota organisasi lainnya) harus memiliki atau mengembangkan keterampilan komunikasi tertentu.

Communication Skills for Manager as Senders

Berikut merupakan 7 cara kemampuan komunikasi untuk Manajer sebagai pengirim pesan:

  • Kirim pesan yang jelas dan lengkap

Sebuah pesan dikatakan jelas ketika mudah bagi penerima untuk memahami dan menafsirkan, serta lengkap ketika berisi semua informasi yang dipahami bersama.  Dalam upaya mengirim pesan yang jelas dan lengkap, manajer harus belajar mengantisipasi bagaimana penerima akan menafsirkan pesan dan harus menyesuaikan pesan untuk menghilangkan sumber kesalahpahaman atau kebingungan.

  • Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima

Manajer harus menggunakan simbol atau bahasa yang dipahami penerima untuk menghindari penggunaan klise. Didalam suatu organisasi terdapat istilah untuk memudahkan komunikasi antar para anggotanya yg disebut jargon. Jargon, ialah bahasa khusus yang dikembangkan oleh anggota suatu pekerjaan, kelompok, atau organisasi guna memfasilitasi komunikasi di antara mereka, tidak boleh digunakan ketika berkomunikasi dengan orang-orang di luar pekerjaan, kelompok, atau organisasi.

  • Gunakan media yang sesuai dengan isi pesan

Ketika memilih media apa yang akan digunakan, para manajer perlu mempertimbangkan tingkat kekayaan informasi yang dibutuhkan, waktu dan kebutuhan akan elektronik. Perhatian utama dalam memilih media yang tepat adalah sifat pesan. Apakah bersifat pribadi, penting, non-rutin, atau mungkin dapat disalahpahami dan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut. Jika ya, komunikasi tatap muka kemungkinan akan dilakukan secara berurutan.

  • Gunakan media yang dapat dimonitor penerima

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan manajer ketika memilih media komunikasi adalah apakah media itu merupakan salah satu yang dapat dimonitor penerima. Setiap manajer mempunyai perbedaan dalam pemilihan media komunikasi yang mereka inginkan. Banyak manajer hanya memilih media yang paling sering mereka gunakan dan paling nyaman digunakan, tetapi melakukan hal ini seringkali dapat menyebabkan komunikasi yang tidak efektif. Sehingga seorang manajer perlu menggunakan media yang dapat di akses oleh semua pihak.

  • Hindari memfilter dan penyimpangan informasi

Filter merupakan penyingkatan pesan kepada bawahan dengan berasumsi bahwa penerima telah mengerti maksud isi pesan dan tidak memerlukan detail secara lengkap, padahal semua isi pesan tersebut penting. Pemfilteran kemungkinan besar terjadi ketika pesan mengandung berita buruk atau masalah yang membuat bawahan takut disalahkan. Penyimpangan informasi perlu diperhatikan terutama ketika pesan tersebut merupakan pesan berantai, receiver pesan terakhir dapat saja memperoleh pemahaman informasi yang salah. Distorsi informasi terjadi ketika makna pesan berubah ketika pesan melewati serangkaian pengirim dan penerima.

  • Pastikan terdapat feedback didalam sebuah pesan

Karena umpan balik sangat penting untuk komunikasi yang baik, manajer harus membangun mekanisme umpan balik ke dalam pesan yang mereka kirim. Dengan membangun feedback seperti ini ke dalam pesan mereka, manajer memastikan bahwa mereka didengar dan dipahami.

  • Berikan informasi yang akurat guna menghindari kesalahpahaman serta hoaks

Rumor adalah informasi tidak resmi yang menarik bagi anggota organisasi tetapi tanpa sumber yang dapat diidentifikasi. Rumor dapat menyesatkan dan dapat membahayakan karyawan individu dan organisasi mereka ketika mereka salah, jahat, atau tidak berdasar. Manajer dapat menghentikan penyebaran desas-desus yang menyesatkan dengan memberi anggota organisasi informasi yang akurat tentang hal-hal yang menjadi perhatian mereka.

Communication Skills for Managers as Receivers

Berikut merupakan 3 kemampuan komunikasi yang harus dimiliki oleh seorang manajer sebagai penerima pesan:

  • Memperhatikan dan memberi perhatian

Karena peran dan tugas ganda mereka, manajer seringkali kelebihan beban dan dipaksa untuk memikirkan beberapa hal sekaligus. Agar efektif, manajer harus selalu memperhatikan pesan yang mereka terima, tidak peduli seberapa sibuknya mereka dan ketika membaca komunikasi tertulis, mereka harus fokus pada memahami apa yang mereka baca; mereka tidak boleh dialihkan ke memikirkan masalah lain.

  • Menjadi pendengar yang baik 

Manajer (dan semua anggota organisasi lainnya) dapat melakukan beberapa hal untuk menjadi pendengar yang baik. Pertama, manajer harus menahan diri dari mengganggu pengirim di tengah pesan. Kedua, manajer harus menjaga kontak mata dengan pengirim sehingga membantu manajer fokus pada apa yang mereka dengar. Ketiga, setelah menerima pesan, manajer harus mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi poin-poin ambiguitas atau kebingungan. Keempat, manajer harus menyatakan kembali dengan kata-kata mereka sendiri, poin yang dibuat pengirim yang penting, kompleks, atau terbuka untuk interpretasi alternatif. 

  • Berempati

Manajer harus mempunyai sifat empati terkait hal-hal yang berhubungan dengan seseorang atau bawahannya. Mereka harus mencoba memahami bagaimana perasaan orang dan mencoba menafsirkan pesan dari perspektif orang lain, daripada melihat pesan hanya dari sudut pandang mereka sendiri.

Understanding Linguistic Style

Dalam berkomunikasi, seseorang memiliki karakter dan gaya bicara atau bahasa tubuh yang sesuai dengan kepribadiannya. Faktor yang mempengaruhi gaya komunikasi seseorang adalah perbedaan budaya dan jenis kelamin. Sebagai contoh, dalam rapat biasanya terdapat beberapa orang yang enggan untuk berbicara bukan karena mereka tidak mau berkontribusi, melainkan karena gaya bahasa mereka yang terkadang tidak dipahami oleh orang lain. Sehingga seorang manajer perlu memahami adanya perbedaan tersebut.

Mission I'm Possible:

  • Annisa Ayuditya
  • Mayindra Wijaya
  • Muhadarsa Meidiano Sase

Reference:

Jones, Gareth and George. 2020. Contemporary Management. New York: Mc Graw Hill Education


Like it? Share with your friends!

6
6 points

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
6
Fun
Genius Genius
10
Genius
Love Love
2
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
3
Win

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format