Effective Groups, Teams and Promoting Effective Communication


0

Chapter 15: Effective Groups and Teams

Group adalah dua atau lebih orang yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu dan Team adalah kelompok yang anggotanya bekerja sama secara intensif untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama yang lebih spesifik. Terdapat 5 hal dalam Group dan teams yang membantu organisasi meningkatkan competitive advantage, yaitu:

1.  Group dan Tim untuk Meningkatkan Kinerja

Bekerja dengan grup menghasilkan kualitas lebih baik dibandingkan bekerja secara sendiri. Dengan bersinergi maka suatu grup dapat menciptakan ide baru, saling mengoreksi kesalahan, menyelesaikan segala masalah yang muncul.

2.  Group, Team dan Pelayanan yang responsif kepada Pelanggan

Menjadi responsif terhadap pelanggan seringkali memerlukan berbagai keterampilan dan keahlian yang ada di berbagai departemen atau dalam tingkatan dalam hierarki organisasi. Terkadang, misalnya, karyawan di tingkat bawah dalam hierarki organisasi adalah karyawan yang paling dekat dengan pelanggannya sehingga mereka sangat tahu apa yang dibutuhkan oleh pelanggan. Sehingga ketika manajer membentuk tim, mereka harus memastikan keragaman keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk lebih responsif terhadap pelanggan. inilah mengapa membentuk tim dari berbagai lintas fungsi sangat populer.

3.  Tim dan Inovasi

Manajer dapat mendorong inovasi dengan lebih baik dengan membentuk tim dari beragam individu yang bersama-sama memiliki pengetahuan yang relevan dengan jenis inovasi tertentu. manajer dapat memberdayakan tim dan membuat anggotanya sepenuhnya bertanggung jawab proses inovasi. Peran manajer adalah untuk memberikan panduan, bantuan, pembinaan, dan sumber daya yang dibutuhkan anggota tim. Inovasi yang sukses kadang-kadang mengharuskan manajer membentuk tim dengan anggota dari berbagai latar belakang pendidikan dan budaya.

4.  Group dan Tim sebagai Motivator

Manajer sering membentuk kelompok dan tim untuk mencapai tujuan organisasi dan kemudian menemukan bahwa bekerja dengan group dan tim membawa manfaat tambahan. Pengalaman bekerjasama dengan orang-orang lain yang bermotivasi tinggi dalam sebuah tim dapat merangsang dan memotivasi Anggota tim lainnya. Orang yang bekerja di dalam tim umumnya lebih termotivasi dalam menyelesaikan pekerjaanya karena masing-masing anggota dapat saling menutupi kekurangannya dan menonjolkan kekuatan masing – masing anggota guna menyelesaikan suatu pekerjaan.

Jenis Group dan Teams

Dalam organisasi, terdapat jenis-jenis group dan tim  yaitu Grup & Tim Formal yang dibentuk oleh Manajer, dan Grup informal yang dibentuk oleh anggota organisasi. Grup formal adalah grup yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi, sedangkan grup informal adalah grup yang terbentuk karena interaksi sosial.

TOP MANAGEMENT TEAM

Perhatian utama CEO dalam suatu perusahaan adalah membentuk top management team untuk membantu organisasi mencapai misi dan tujuannya. Top Management Team bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi yang menghasilkan keunggulan kompetitif organisasi. Dalam membentuk top management team, CEO disarankan untuk membentuk tim dengan keberagaman dalam keahlian, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman. 

Research and Development Teams

Tim yang anggotanya memiliki keahlian dan pengalaman yang dibutuhkan untuk mengembangkan produk baru. Manajer memilih anggota tim R&D berdasarkan keahlian dan pengalaman mereka dalam bidang tertentu. Terkadang tim R&D adalah tim lintas fungsi dengan anggota dari departemen seperti teknik, pemasaran, dan produksi di samping anggota dari departemen penelitian dan pengembangan sendiri.

Command Group

Command group adalah Suatu kelompok yang terdiri dari bawahan yang melapor kepada supervisor atau pengawas dalam departemen atau unit yang sama. Ketika top management merancang struktur organisasi dan rantai perintah, command group dengan sendiri nya terbentuk. Manajer dan Supervisor harus memiliki pemimpin yang efektif dan selalu memotivasi anggota command group untuk memberikan performa terbaik dalam pekerjaan.

Task Force

Manajer membentuk gugus tugas untuk mencapai tujuan yang lebih spesifik atau untuk memecahkan suatu masalah dalam periode dan kurun waktu tertentu. Setelah tujuan tertentu tercapai atau masalah sudah menemukan solusi, maka gugus tugas akan dibubarkan. Namun, terkadang gugus tugas menangani hal-hal jangka panjang atau masalah yang sifat nya permanen. Gugus tugas yang relatif permanen ini disebut Standing committees. Anggota standing committees berganti dari waktu ke waktu. Manajer mempertahankan keberadaan standing committees untuk memastikan isu-isu penting terus ditangani secara intensif.

Self Managed Work Team

Tim Kerja mandiri adalah tim yang anggotanya diberikan tugas masing-masing yang harus diselesaikan secara mandiri. Manajer dapat menetapkan tujuan secara keseluruhan pada anggota tim, tetapi menyerahkan pada anggota mengenai pencapaian tujuan dengan cara masing-masing. Tim ini biasanya dibentuk untuk meningkatkan kualitas, motivasi, kepuasaan, dan biaya yang lebih rendah. Untuk menciptakan tim kerja mandiri yang efektif, perlu dilakukan Langkah- Langkah yaitu :

  • Memberikan tim tanggung jawab dan otonomi yang cukup untuk bekerja secara mandiri.
  • Memastikan pekerjaan yang dilakukan tim cukup kompleks yang memiliki Langkah-langkah berbeda dan serangkaian prosedur yang menghasilkan semacam produk final.
  • Memilih anggota tim secara selektif
  • Manajer berperan sebagai pembimbing, pengajar,dan pendukung bukan mengawasi
  • Menganalisis pelatihan yang dibutuhkan anggota tim serta menyediakannya.

Virtual Team 

Tim virtual adalah tim yang anggota nya jarang atau bahkan tidak pernah bertemu/ bertatap muka langsung antara satu sama lain. Tim ini berinteraksi menggunakan berbagai media teknologi informasi seperti email, pesan teks, video konferensi, aplikasi online-meeting lainnya. Keuntungan utama dari tipe tim ini adalah manajer dapat mengabaikan jarak geografis masing-masing anggota, dan memungkinkan manajer membentuk tim berdasarkan kemampuan, keahlian, pengetahuan, dan pengalaman untuk menangani suatu masalah atau mengambil keuntungan dalam sebuah kesempatan. Meningkatnya globalisasi menyebabkan banyak organisasi yang mengandalkan tim virtual. 

Friendship Group

Grup ini termasuk dalam grup informal pegawai / pekerja yang melakukan interaksi sosial satu sama lain. Grup ini biasanya melakukan aktivitas informal bersama seperti makan siang, rehat bersama, atau melakukan pertemuan sepulang kerja seperti olahraga, makan, nongkrong,  dan aktivitas lainnya. Manajer juga seringkali membentuk grup persahabatan ini untuk membantu menyelesaikan masalah di pekerjaan karena anggota grup persahabatan biasanya berdiskusi masalah seputar pekerjaan dan memberi masukan dan saran, bertukar pikiran.

Interest Group

Pekerja akan membentuk grup minat apabila mereka ingin mencapai tujuan yang sama terkait keanggotaan mereka dalam organisasi. Contohnya karyawan membentuk grup minat untuk mendorong manajer mempertimbangkan mengadakan jam kerja fleksibel, memperbaiki kondisi lingkungan pekerjaan, atau lebih aktif mendukung perlindungan lingkungan.

Group Dynamics (Dinamika Group)

Menjelaskan Bagaimana sebuah Grup berfungsi dan  efektif semua tergantung pada karakteristik dan proses Kelompok, yang dikenal secara kolektif sebagai dinamika Group. Lima elemen kunci dinamika Group : ukuran, tugas, dan peran group; kepemimpinan Group; pengembangan Group; norma Group; dan kekompakan Group.

Ukuran Group

Jumlah anggota dalam suatu Group dapat menjadi penentu penting motivasi dan komitmen anggota serta kinerja Group. Keunggulan menjaga grup relatif kecil dibandingkan dengan group besar, anggota group kecil cenderung:

  1. berinteraksi lebih banyak satu sama lain dan merasa lebih mudah untuk mengkoordinasikan upaya mereka
  2. lebih termotivasi, puas, dan berkomitmen,
  3. merasa lebih mudah untuk berbagi informasi
  4. lebih mampu melihat pentingnya pribadi mereka kontribusi untuk kesuksesan Group.

Group besar juga memberikan manajer keuntungan yang berasal dari pembagian kerja — menempatkan pekerjaan untuk dilakukan ke dalam tugas dan penugasan tertentu untuk pekerja individu. Kerugian Group besar termasuk masalah komunikasi dan koordinasi dan semakin rendah tingkat motivasi, kepuasan, dan komitmen yang dimiliki anggota besar Group terkadang mengalami.

TUGAS GROUP

Pakar manajemen James D. Thompson mengidentifikasi tiga jenis saling ketergantungan tugas: dikumpulkan, berurutan, dan timbal balik 

1.  Pooled Task Interdependence

Interdependensi tugas terpusat yang ada ketika anggota Group  memberikan kontribusi yang terpisah dan independen terhadap kinerja Group

2.   Interdependensi Sequential Task

Tugas berurutan ada ketika anggota grup harus melakukan tugas tertentu dalam urutan yang telah ditentukan

3.  Interdependensi Tugas Timbal Balik

Tugas timbal balik saling ketergantungan ada ketika pekerjaan dilakukan oleh masing-masing anggota 

PERAN GROUP

1.  KEPEMIMPINAN GROUP

Kepemimpinan Grup, Semua Group dan tim membutuhkan kepemimpinan. Memang, seperti yang kita diskusikan secara rinci dalam Bab 14, efektif kepemimpinan adalah unsur utama bagi Group, tim, dan organisasi berkinerja tinggi.

2.  PENGEMBANGAN GROUP DARI WAKTU KE WAKTU

Setiap perkembangan Group dari waktu ke waktu adalah unik, para peneliti telah mengidentifikasi lima tahapan pengembangan Group yang tampaknya dilewati banyak Group 

tahap pertama, Forming, anggota mencoba untuk mengenal satu sama lain dan mencapai pemahaman bersama tentang apa yang Group ini coba capai dan bagaimana perilaku anggota Group. Pada tahap kedua, Stroming, anggota Group mengalami konflik dan ketidaksepakatan karena beberapa anggota tidak ingin tunduk pada permintaan anggota Group lainnya. Selama tahap ketiga, norming, ikatan dekat antara anggota Group Performing, dan perasaan persahabatan dan persahabatan muncul. Di tahap keempat, pertunjukan, karya nyata Group akan tercapai. Tahap terakhir,Adjourning, hanya berlaku untuk grup yang akhirnya dibubarkan, seperti satuan tugas. .

3.  NORMA GROUP

Norma Group adalah pedoman bersama atau aturan untuk perilaku yang diikuti sebagian besar anggota grup. Group mengembangkan norma tentang berbagai macam perilaku, termasuk jam kerja, berbagi informasi antar Group anggota, bagaimana tugas-tugas Group tertentu harus dilakukan, dan bahkan bagaimana anggota suatu Group harus berpakaian.

KESESUAIAN DAN PENYIMPANGAN

Anggota Group mematuhi norma karena tiga alasan:

  1. keinginannya untuk menjadi anggota Group yang bereputasi baik dan memiliki hubungan yang bersahabat dengan anggota Group lainnya (hadiah),
  2. menyalin perilaku anggota lain dari departemen yang ia hormati dan yang selalu menghadiri pengumpulan dana (meniru anggota Group lain), atau
  3. Mereka telah menginternalisasi norma dan percaya itu cara yang benar dan pantas untuk berperilaku.

Kegagalan untuk menyesuaikan diri, atau penyimpangan, terjadi ketika seorang anggota Group melanggar norma Group. Deviance memberi sinyal bahwa suatu grup tidak mengendalikan salah satu perilaku anggotanya.

MENDORONG KESEIMBANGAN KESESUAIAN DAN PENYIMPANGAN

Agar efektif membantu organisasi mendapatkan keunggulan kompetitif, Group dan tim membutuhkan keseimbangan yang tepat antara kesesuaian dan penyimpangan

4.  KOHESI GROUP

Elemen penting lain dari dinamika Group adalah kekompakan Group, yang merupakan tingkat di mana anggota tertarik atau loyal ke grup atau tim mereka. 

KONSEKUENSI DARI GROUP GROUP

Sources and Consequences of Group Cohesiveness

FAKTOR-FAKTOR YANG MENUJU KOHESITAS GROUP

Empat faktor berkontribusi terhadap tingkat keterpaduan Group. antara lain Ukuran Group, KEragaman yang dekat secara Efektif, Identitas Group dan Persaingan Sehat

SUKSES

Ketika kelompok menjadi lebih sukses, mereka menjadi semakin menarik bagi anggota mereka, dan kekompakan mereka cenderung meningkat. Ketika kekompakan rendah, manajer dapat meningkatkan kekompakan dengan memastikan suatu kelompok bisa mencapai beberapa keberhasilan yang nyata dan nyata.

Management Groups and Teams for High Performance

High-performing work teams dapat didefiniskan sebagai grup yang dengan konsisten memuaskan pelanggan, karyawan, investor, dan stakeholder dan mengungguli tim lain yang menghasilkan produk dan layanan serupa. Untuk membuat kinerja grup dan tim yang tinggi, terdapat 3 strategi kunci utama, yatu:

1.  Memotivasi anggota grup untuk bekerja mencapai tujuan perusahaan

Manajer dapat memotivasi anggota dari sebuah grup dan tim dengan cara memastikan setiap anggota mendapatkan manfaat ketika berkinerja tinggi. Contohnya, pemberian bonus mingguan ketika tim berkinerja tinggi.

2.  Mengurangi social loafing

Social loafing adalah kecenderungan seorang individu untuk menaruh usaha yang sedikit ketika mereka bekerja di dalam sebuah grup dibandingkan ketika mereka bekerja sendiri dan dapat mengurangi kinerja kelompok. Social loafing dapat ditemui di seluruh jenis grup dan tim di seluruh tipe organisasi.

Three Ways to Reduce Social Loafing

Manajer dapat mengurangi social loafing dengan cara:

  1. Membuat kontribusi individu yang dapat diidentifikasi di dalam suatu grup. Beberapa orang berfikir dapat menyembunyikan dirinya dan tidak ada yang menyadari jika mereka hanya memberikan sedikit usaha dari yang seharusnya. Manajer mengevaluasi kinerja setiap individu dan mengukur setiap kontribusi yang dilakukan setiap individu.
  2. Menekankan kontribusi yang berharga bagi setiap anggota. Alasan lain adalah mereka menemukan bahwa kelompok akan mencapai tujuannya dan berkinerja di tingkat yang dapat diterima dengan atau tanpa kinerja individu tersebut yang tinggi di dalamnya.  Dalam membentuk grup, manajer menugaskan individu dengan basis kontribusi yang berharga dari setiap individu yang dapat dilakukan untuk grup secara keseluruhan dengan menekankan mengapa keahlian setiap anggota sangat penting.
  3. Pertahankan ukuran grup pada level yang sesuai. Dengan meningkatnya ukuran kelompok, mengidentifikasi kontribusi individu akan semakin sulit dan anggota akan berfikir bahwa kontribusi mereka tidak penting. Manajer sebaiknya membentuk grup dengan jumlah anggota sebanyak yang diperlukan.

3.  Membantu grup mengatur konflik lebih efektif

Setiap grup akan memiliki konflik, baik di dalam grup (intragroup conflict) atau dengan grup lainnya (intergroup conflict). Manajer perlu memanajemen konflik dan ketidaksetujuan.

Chapter 16: Promoting Effective Communication

Proses Komunikasi

Proses komunikasi terbagi menjadi 2 tahap yaitu fase transmisi dan fase feedback. Dimulai dari fase transmission dimulai dari seseorang atau kelompok yang membawa suatu informasi atau sebuah pesan kepada seseorang atau kelompok.  kemudian informasi atau pesan tersebut diterjemahkan sebagai suatu bahasa yang disebut pengkodean. tahapan selanjutnya adalah noise atau sering kita sebut dengan sesuatu yang mengganggu proses komunikasi. kemudian pesan tersebut sampai lah kepada penerimanya dan selanjutnya dapat dilakukan respon. berikut alur proses komunikasi :

The Communication Process


Komunikasi terbagi menjadi 2 yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. komunikasi verbal adalah pengkodean pesan menjadi kata - kata baik tertulis maupun lisan sedangkan komunikasi nonverbal adalah pengkodean pesan melalui ekspresi atau bahasa tubuh.

Peran Persepsi dalam Komunikasi

Persepsi merupakan peran yang penting dalam komunikasi yang efektif dan hal ini dapat berefek kepada fase transmisi dan feedback. persepsi ini pada dasarnya adalah hal yang sangat subyektif, persepsi ini sangat dipengaruhi oleh kepribadian, suasana hati, sikap, dan pengetahuan orang yang menerima informasi tersebut. 

Bahaya Komunikasi yang tidak efektif

Komunikasi yang efektif sangatlah penting, ketika semua orang dapat melakukan komunikasi yang efektif satu dengan yang lainnya maka akan dapat meningkatkan keunggulan yang kompetitif serta kinerjanya. ketika komunikasi berjalan tidak efektif maka akan menimbulkan dampak yang sangat buruk dan tak jarang juga dapat membahayakan nyawa seseorang.

Information Richness and Communication Media

Sebagai komunikator yang efektif, manajer dan setiap anggota dari organisasi harus memilih media komunikasi yang sesuai untuk setiap pesan yang disampaikan dengan mempertimbangkan 3 (tiga) hal, yaitu:

  1. Information Richness, jumlah informasi dimana suatu media komunikasi dapat sampaikan dan tingkat dimana media dapat menyampaikan agar pengirim pesan dan orang yang menerima pesan memiliki kesamaan pemahaman.
  2. Time, media yang baik akan mengurangi jumlah penggunaan waktu untuk melakukan komunikasi.
  3. Paper or Electronic Trail, Kebutuhan akan jejak komunikasi, baik dalam bentuk kertas, elektronik, atau dokumentasi tertulis ;lainnya dimana pesan dikirim dan diterima.

The Information Richness of Communication Media

Terdapat 4 (empat) tipe media komunikasi yang memenuhi unsur information richness dari yang tertinggi hingga terendah, yaitu:

1.  Face-to-face communication

Management by Wandering Around adalah teknik komunikasi tatap muka dimana manajer berjalan sepanjang area kerja dan berbicara informal dengan karyawan terkait suatu perhatian atau isu. Terdapat komunikasi verbal dan nonverbal lain, seperti ekspresi muka dan body language dan manajer mendapatkan umpan balik secara instan, serta membangun hubungan yang positif. Teknologi yang menyamai face-to-face communication, yaitu videoconference, contohnya videoconferences menggunakan TelePresence line.

2.  Spoken communication electronically transmitted

Komunikasi ini dilakukan dengan menggunakan line telepon atau via internet. Walaupun manajer tidak dapat melihat body language dan ekspresi wajah, namun manajer dapat mendengar tone suara ketika pesan disampaikan.  Manajer juga akan mendapatkan feedback dan yang cepat. Contohnya adalah video calling apps dari skype dan FaceTime.

3.  Personally addressed written communication

Pengirim pesan menuliskan kata-kata untuk berkomunikasi dengan penerima pesan. Pesan yang dikirim ditujukan khusus kepada sesorang sehingga terdapat kemungkinan besar bahwa orang tersebut akan memberi perhatian dan membacanya. Namun, penerima pesan tidak dapat menangkap komunikasi non-verbal pengirim dan pengirim tidak dapat menerima feedback dengan cepat.  Contohnya surat, email, dan memo. 

4.  Impersonal written communication (komunikasi tertulis yang impersonal)

Pesan yang disampaikan pengirim pesan tidak ditujukan kepada orang tertentu, sehingga manajer harus memastikan bahwa pesan yang disampaikan melalui media tulisan itu jelas secara bahasa sehingga seluruh penerima pesan dapat memahaminya. Contohnya adalah newsletter, blog, dan social networking sites. Tujuannya  untuk mencapai penerima pesan sebanyak mungkin, seperti pengumuman atas peraturan, kebijakan, informasi berharga, perubahan prosedur, dan kedatangan karyawan baru. Masalah yang terjadi adalah information overload atau pesan penting yang disampaikan akan diabaikan (bahkan jika dialamatkan secara personal) sementara pesan tersebut perlu mendapat perhatian. 

Communication Networks

Communication Networks adalah jalur komunikasi dengan aliran informasi dalam grup dan tim di dalam organisasi. Tipe jaringan komunikasi yang ada pada grup tergantung kepada sifat dari penugasan grup dan tingkat dimana grup tersebut perlu berkomunikasi dengan yang lain untuk mencapai tujuan.

1.  Communication Networks in Groups and Teams

Communication Networks in Groups and Teams

Terdapat 4 jaringan komunikasi dalam sebuah grup dan tim, yaitu:

a.  Wheel Network

Informasi mengalir ke dan dari satu anggota sentral sebuah grup, anggota grup yang lain tidak perlu berkomunikasi satu dan yang lainnya. Komunikasi ini ditemukan pada command groups dengan pooled task interdependence. Contohnya: supir taxi yang berkomunikasi dengan operator, namun tidak berkomunikasi dengan sesama supir. Komunikasi ini dapat ditemukan di grup 

b.  Chain Network

Anggota berkomunikasi dengan yang lainnya dengan urutan yang telah ditentukan dan ditemukan dalam grup dengan sequence task interdependence (urutan kerja yang telah ditentukan). Anggota grup berkomunikasi dengan anggota lain yang telah bekerja sebelumnya, contohnya assembly-line groups. Komunikasi ini juga hanya dapat ditemukan di grup.

c.  Circle Network

Anggota grup berkomunikasi dengan anggota yang lain yang memiliki kesamaan pengalaman, kepercayaan, keahlian, latar belakang, lokasi kerja, atau tempat duduk Ketika rapat. Contohnya anggota dari task forces dan standing committee yang memiliki kesamaan keahlian dan latar belakang. Komunikasi ini hanya dapat ditemukan di grup.

d.  All-Channel Network

Jaringan komunikasi ini ditemukan di tim, yaitu top management teams, cross-functional teams, dan self-managed work teams. Setiap anggota berkomunikasi dengan setiap anggota di dalam tim. 

2.  Organizational Communication Networks

Formal and Informal Communication Networks in Organization


Jaringan komunikasi organisasi tidak hanya jalur komunikasi formal namun juga jalur komunikasi informal. Komunikasi yang terjadi naik dan turun dalam hierarki korporasi disebut vertical communication), sementara komunikasi antara karyawan yang berada dalam level sama di suatu hierarki disebut horizontal communication. Grapevine yaitu jaringan komunikasi informal organisasi dimana informasi tidak resmi mengalir cepat.

3.  External Networks

Dalam berpartisipasi dalam sebuah organisasi, manajer dan karyawan, biasanya menjadi bagian dari jaringan eksternal, yang memiliki anggota dari perusahaan yang bervariasi. Contohnya, ilmuwan yang bekerja di universitas dan perusahaan biasanya berkomunikasi di dalam jaringan yang dibentuk berdasarkan kepentingan pada topik atau subtopik tertentu. Jaringan ini biasanya memiliki kesamaan disiplin atau keahlian.

Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kemajuan teknologi informasi  telah meningkatkan kemampuan manajer dalam berkomunikasi dengan pihak lain. Informasi yang lebih mudah dan lebih cepat untuk diperoleh turut menunjang  kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan.

Namun secanggih apapun teknologi, seorang manajer, esensi dari komunikasi itu sendiri sesungguhnya ada pada hasil upaya dari  tim.

Internet

Internet adalah jaringan komputer global yang saling terkoneksi. Jaringan ini memungkinkan semua orang didalam organisasi maupun diluar organisasi dari di seluruh dunia dapat saling bertukar informasi. Menurut data dari situs www.internetworldstats.com per akhir tahun 2019 lalu, Indonesia berada di urutan keempat sebagai negara dengan pengguna internet tertinggi di dunia.

 

20 negara teratas dengan pengguna internet tertinggi di dunia (sumber: internetworldstats.com)


WWW atau biasa dikenal sebagai world wide web telah menjelma menjadi kawasan bisnis dengan kemampuan multimedia yang interaktif. Website perusahaan memudahkan para pelanggan untuk memperoleh informasi terkait produk dan layanan yang ditawarkan. Disisi lain, persaingan antar kompetitor pun lebih transparan karena informasi tersedia lebih banyak dari sebelumnya. Jika melihat data pertumbuhan pengguna internet dari tabel diatas, maka mengembangkan bisnis di internet atau biasa kita kenal dengan online busniess, tentu sama pentingnya dengan offline business.

Intranet

Teknologi serupa internet kini juga banyak dimanfaat untuk berbagi informasi dalam lingkup yang lebih kecil didalam organisasi. Di dalam perusahaan kita mengenalnya sebagai intranet. Informasi dari seluruh unit kerja di dalam perusahaan mulai dari struktur organisasi, laporan keuangan, data penjualan, data pelanggan, risalah rapat, dll dapat dengan mudah diperoleh dan selalu aktual. Intranet adalah sebuah protal didalam perusahaan yang menyediakan medium bagi para anggotanya untuk bisa bekerja, bertukar informasi, dan berkolaborasi dengan lebih efektif dan efisien.

Groupware

Groupware adalah perangkat lunak yang memungkinkan berbagai tim bisa saling berbagi informasi sehingga bisa meningkatkan performa mereka. Groupware bisa menghadapi berbagai tantangan selama masa awal implementasinya. Ada beberapa aspek yang mendukung kesuksesan implementasi groupware sebagai media komunikasi, yaitu:

  1. Reward diberikan terhadap performa yang telah dicapai oleh tim dan bukan individu.
  2. Memperoleh dukungan dari top level management.
  3. Organisasi harus menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan dan mengurangi birokrasi yang terlalu kaku.
  4. Groupware harus diposisikan sebagai alat bantu untuk tim bisa bekerja bersama, bukan sebagai sesuatu yang menguntungkan individu.
  5. Para karyawan memiliki kompetensi yang memadai untuk menggunakan perangkat lunak tersebut.

Groupware bisa menjadi keunggulan yang kompetitif , namun teknologi sesungguhnya hanya alat bantu yang memfasilitasi komunikasi dan bukan pengganti dari komunikasi tatap muka.

teknologi menjadi kurang releven dalam kondisi dimana informasi dianggap sebagai sumber kekuatan. Contohnya pada persaingan diantara pada tenaga penjual.

Collaboration software

Perangkat lunak ini memfasilitasi tim untuk bisa berkolaborasi, misalnya: Melakukan rapat online, mengelola data/dokumen, mengelola pesan, menyusun agenda,  memonitor progress, mengatur hak akses terhadap informasi. Collaboratoin software seperti sebuah area kerja online yang menyediakan sarana yang dibutuhkan untuk bisa bekerja, berbagi informasi, dan berkolaborasi untuk menghasilkan output yang lebih baik.

Communication Skill for Managers

Dalam sebuah proses komunikasi, ada dua pihak yang terlibat,, yaitu: pengirim informasi dan penerima informasi. Komunikasi efektif akan terwujud jika kedua belah pihak memperoleh data yang cukup dan pemahaman yang sama atas informasi yang disampaikan, sehingga kedua pihak bisa membuat keputusan dan mengambil tindakan yang tepat.

Seorang manajer didalam perusahaan bisa berperan sebagai pengirim atau penerima informasi, dan kedua peran itu membutuhkan serangkaian kompetensi untuk bisa mewujudkan mewujudkan komunikasi yang efektif dan efisien.

Manajer sebagai pengirim pesan

Sebagai pengirim pesan, ada tujuh kompetensi yang perlu dikuasai oleh seorang manajer, yaitu:

  1. Sampaikan pesan dengan jelas dan lengkap. Pesan yang mudah dipahami dan mengandung seluruh informasi yang dibutuhkan untuk memahami maksudnya. Hindari kalimat yang bermakna ganda dan membingungkan.
  2. Pastikan penerima memahami segala istilah atau jargon yang digunakan.
  3. Pilih media yang sesuai untuk menyampaikan pesan. Perkembangan teknologi juga memperkaya medium berkomunikasi. Mulai dari tatap muka, surat tertulis, memo, newsletter, telepon, email, voice mail, hingga video conference. Pilihan ini bergantung pada skala informasi (banyak atau sedikit), time frame (mendesak atau tidak mendesak), dan kebutuhan akan jejak kronologis (kertas maupun elektronik). Jika pesan yang ingin disampaikan bersifat personal, penting, rentan untuk disalahpahami, dan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, maka komunikasi tatap muka dapat menjadi pilihan.
  4. Perhatikan apakah pihak penerima memantau informasi dari medium yang digunakan. Jika mengirim pesan penting melalui surat atau email, pastikan tersedia tanda terima dari pihak penerima. Patut diperhatikan juga adalah penyampaian pesan kepada kaum difabel tentu membutuhkan medium yang sesuai dengan kondisi fisiknya.
  5. Jangan melakukan penyaringan terhadap informasi yang mengakibatkan informasi tersebut terdistorsi sehingga kehilangan makna sesungguhnya. Sampaikan informasi dengan utuh. Penyaringan terhadap informasi bisa dihindari bila budaya saling percaya tumbuh didalam organisai. Subordinate bebas menyampaikan keluh kesahnya tanpa perlu takut dipersalahkan dan manajer menyampaikan informasi yang lengkap kepada subordinate tanpa ada yang disembunyikan.
  6. Pastikan tersedianya mekanisme untuk memberikan umpan balik. 
  7. Berikan informasi yang akurat untuk menghindari munculnya rumor. Rumor bisa distop penyebarannya dengan memberikan informasi yang akurat dan lengkap terkait perkara yang dianggap penting saat itu.

Manajer sebagai penerima pesan

Sebagai penerima pesan, ada tiga kompetensi yang perlu dikuasai oleh seorang manajer, yaitu:

  1. Perhatikan dan pahami dengan seksama setiap pesan yang diterima. Fokus pada satu aktivitas demi menghindari kesalahanpahaman yang berakibat pada kesalahan mengambil keputusan.
  2. Jadilah pendengar yang baik. Jangan memotong pernyataan, demi menghindari pengambilan kesimpulan yang keliru akibat informasi yang terpotong. Perhatikan yang disampaikan oleh pemberi pesan, melalui kontak mata dan melakukan klarifikasi atas informasi yang belum jelas. Diakhir, cobalah buat kesimpulan tentang apa yang disampaikan. Hal apa saja yang esensial atau apakah ada sudut pandang yang berbeda. Umpan balik merupakan indikator dari suksesnya komunikasi.
  3. Jadilah pendengar yang berempati. Cobalah memahami informasi dari perspektif pemberi pesan. Pahami yang dirasakan oleh pemberi pesan, berikan dukungan dan saran yang positif untuk menghadapi situasi yang dialaminya.

Gaya Liguistik

Gaya liguistik adalah karakter yang ditampilkan seseorang ketika berbicara. Terdiri dari nada suara (tinggi/rendah), kecepatan berbicara, penggunaan jeda, penggunaan kalimat langsung atau tidak langsung, pilihan kata, pujian, sisipan pertanyaan, dan humor. Ketika gaya liguistik seseorang berbeda dengan lawan bicaranya dan perbedaan ini tidak bisa saling dipahami, maka komunikasi menjadi tidak efektif.

Perbedaan budaya

Orang Asia lebih sering menggunakan kalimat tidak langsung, sementara orang Eropa dan Amerika lebih sering menggunakan kalimat langsung. Kontak mata di beberapa negara dianggap penting, namun di negara lainnya dianggap kurang sopan. Orang Jepang akan memberikan jeda didalam percakapan, sementara orang Amerika cenderung menghindari jeda dan kurang menyukai momen kekosongan di dalam percakapan.

Kesalahpahaman akibat perbedaan budaya ini bisa diatasi jika manajer mau mempelajari perbedaan budaya ketika berkomunikasi dengan orang dari gaya liguistik yang berbeda. 

Perbedaan gender

Pria dan wanita menggunakan gaya liguistik yang bebeda dan hal ini bisa menimbulkan ketidakefektifan dalam komunikasi. Pria berkomunikasi dengan menekankan pada perbedaan status dan kekuatan, sementara itu wanita berkomunikasi dengan mengedepankan kesamaan dan tidak terlau menonjolkan kekuatan individu.

Mengelola perbedaan dalam gaya liguistik

Kita tidak bisa dan tidak boleh mengubah gaya liguistik orang lain, melainkan harus memahami perbedaan tersebut. Berikan cukup kesempatan pada orang lain untuk menyampaikan pandangannya. Berbicara adalah keseharian pekerjaan seorang manajer, dan memahami bahwa orang yang berbeda memiliki cara berbeda pula untuk mengatakan apa yang mereka maksudkan akan membuka potensi untuk mengambil keuntungan dari bakat orang-orang dengan beragam gaya liguistik tersebut.


Penulis:
  • Yogi Pratama Ramadi
  • M. Rozikin Busro
  • Muhammad Fadillah Rahmat
  • Wulan Suparwanti
  • Shandy Martanto
Daftar Pustaka

Jones, Gareth R and Jeenifer M. George. 2020. Contemporary Management 11th Edition. New York: McGrawHill Education.


Like it? Share with your friends!

0

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
1
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format