MASA PANDEMI COVID 19 – MENDORONG BISNIS EVENT ORGANIZER LEBIH KREATIF

Bagaimana EO mempertahankan bisnis di era Pandemi?


0

Perkembangan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) di Indonesia yang semakin meningkat setiap tahunnya memberikan angin segar bagi sektor perekonomian Indonesia, hal ini terlihat dengan dengan peran UMKM sebagai penopang perekonomian negara. UMKM berperan untuk meratakan perekonomian, mengurangi kemiskinan, dan memberikan devisa negara. Pemerintah sangat konsen terhadap UMKM yang bergerak di bidang produk, jasa dan kreatif. Salah satu tumpuan UMKM pemerintah adalah menggabungkan usaha UMKM produk dan jasa dengan memberikan nilai kreatif di setiap hal-hal yang dilakukan dan di implementasikan oleh UMKM.

Bagaimana UMKM di Tengah Pandemi

Diawal tahun 2020, Dunia dan Indonesia mengalami berbagai guncangan yang sangat parah, Virus Covid-19 yang melanda dunia, dunia dipaksa untuk mengalah dengan keadaan dimana orang harus menjaga jarak, tidak boleh saling bersentuhan, shalat jamaah dihentikan, gereja diberhentikan, pusat-pusat perdagangan di tutup, pusat hiburan di tutup, termasuk acara-acara yang mengundang kerumunan dihentikan. Yang menarik adalah pandemi COVID-19 di Indonesia terus meluas penyebarannya,jumlah pasien positif virus tesebut terus bertambah, dan akibatnya dampak yang ditimbulkan semakin besar.Tak hanya pada sektor kesehatan, tetapi juga berimbas pada sektor ekonomi, pariwisata dan hiburan.

Sektor perputaran uang seketika mandek karena keterbatasan gerak manusia.Salah satu yang terkena imbas adalah UMKM. Seiring dengan adanya transisi menuju kenormalan baru, UMKM diharapkan mampu beradaptasi dengan kondisi yang ada. Event Organizer adalah salah satu UMKM kreatif yang berperan terhadap perekonomian Indonesia. Selain itu, hampir 6 tahun belakangan ini dunia usaha Event Organizer telah menunjukkan perkembangan yang sangat menggembirakan, hal itu terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang pemenuhan event bagi barang maupun jasa event, baik itu skala kecil maupun skala besar. 

Berdasarkan pengertiannya Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Bentuk sebuah event Organizer sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan ,lingkungan pekerjaan maupun lingkungan Pendidikan (in- house production).

Dengan adanya kondisi tersebut selain perdangangan di batasi, ada sektor usaha yang secara langsung di hentikan salah satu adalah Event Organizer. Perizinan di berhentikan untuk menghindari kerumuman, pemerintah dan masyarakat focus kepada persiapan isolasi pasien dan juga penyiapan lokasi-lokasi isolasi dan fasilitas kesehatan lainnya. Secara cepat industry kreatif di bidang Event Organizer mengalami penurunan order dan kegiatan. Orang lebih memilih diam dirumah dan mengamati perkembangan berita melalui TV, Radio, Sosial Media, Youtube dan aplikasi lainnya.

Lantas bagaimana dengan nasib para pebisnis yang berkecimpung dibidang itudengan kondisi saat ini ?

Pertanyaan itu pantas di pertanyakan karena, industri EO merupakan industri yang memiliki potensi pertumbuhan yang tinggi sekitar 15 persen hingga 20 persen dengan nilai industri lebih dari Rp500 triliun. Saat ini sudah ada sekitar 4.000 pelaku usaha dengan serapan tenaga kerja formal sekitar 40.000 orang. Selain itu, industri ini juga melibatkan berbagai pihak dan tentunya kerumunan banyak orang. Sedangkan hal tersebut saat ini dilarang karena menjadi salah satu cara penyebaran wabah penyakit Covid 19. Akibat dari pandemic covid 19, Industri penyelenggaraan acara seperti EO (event Organizer) dan meeting incentive, conference and exhibiton (MICE) kehilangan potensi pemasukan yang total nya diperkirakan mencapai Rp. 6,9 % Trilyun. Perkiraan ini disampaikan oleh IVENDO (Indonesia Event Industry) dalam survei bertajuk Dampak Covid – 19 terhadap industry event di Indonesia.

Ivendo Bersama Indonesia Professional Organizer Society (IPOS) melakukan survei terhadap 112 EO yang tersebar di 17 propinsi, hampir separuhnya berasal dari DKI Jakarta. Mereka menemukan ada 96 persen EO yang mengalami penundaan atau pembatalan acara terkait wabah Covid -19. Masing-masing EO kehilangan potensi pemasukan antara Rp.2,2 M hingga Rp.5,6 Miliar. Dari angka itu, Ivendo kemudian menghitung estimasi kehilangan pemasukan industry event di skala nasional. “ Jika jumlah EO/Professional organizer dari 7 Komunitas di Indonesia per mei 2018 adalah 1.218 perusahaan, maka potential loss di seluruh Indonesia dalam minimal Rp. 2,6 Triliun dan maksimal Rp. 6,9 Triliun tulis Ivendo dalam laporan survey nya.

Perusahaan penyelenggara acara atau EO melakukan berbagai strategi untuk menghadapi kerugian akibat Covid -19. Menurut survei Ivendo dan Ipos, strategi yang paling banyak diambil adalah mengurangi jam kerja karyawan, serta meliburkan karyawan sampe batas waktu yang tak di tentukan. Survey itu juga mencatat bahwa mayoritas perusahaan event berencana membuat diversivikasi produk atau beralih usaha.

Namun ada pula sebagian kecil Event Organizer yang menyatakan akan menutup usaha bila wabah Covid -19 berlanjut sepanjang tahun 2020, hal ini terjadi karena ketidak ada nya permintaan pekerjaan dari pihak yang akan menyelenggarakan acara dan apabila mereka membuat event ketakutan nya adalah kekosongan pengunjung yang akan hadir di karenakan ketakutan dan juga persoalan perizinan serta biaya yang cukup mahal apabila di hadiri oleh orang yang sedikit.

Pada titik kondisi pandemic saat ini, kita kembali melihat dari sisi karakter dan nature bagi bisnis yang akan saya bahas, dimana usaha EO merupakan usaha bisnis yang bergerak di bidang jasa kreatif, dimana dibutuhkan orang-orang dan ide-ide baru untuk setiap melaksanakan kegiatan event yang akan diberikan kepada klien nya. Ada suatu teori yang dapat disampaikan tentang The Nature of Business, dimana berdasarkan sifatnya, bisnis ini berusaha untuk mendapatkan keuntungan dengan menyediakan produk yang memenuhi kebutuhan masyarakat. Adapun produk tersebut meliputi : Barang yang berwujud, layanan dan ide.

Sehingga apapun tujuan dari bisnis itu sendiri adalah untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan itu sendiri membutuhkan: keterampilan manajemen, keahlian pemasaran, sumber daya keuangan,mematuhi hukum, beradaptasi dengan perubahan, bertindak secara etis.

Kegiatan bisnis ini meliputi hal sebagai berikut :

  • Manajemen : Melibatkan fungsi perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan (sehingga diperlukan manajemen yang kuat untuk membuat perusahaan di era pendemic dapat bertahan)
  • Pemasaran : Fokus dari semua aktivitas pemasaran adalah memuaskan pelanggan (Pelanggan merupakan tujuan utama dan ide – ide yang dibuat adalah memenuhi kebutuhan pelanggan)
  • Keuangan : Mengacu pada semua kegiatan yang berkaitan dengan mendapatkan uang dan menggunakannya secara efektif (Penggunaan keuangan yang efektif dalam setiap kegiatan yang dilakukan)

Pada intinya,untuk sukses dalam bisnis yang dibutuhkan adalah pengetahuan, keterampilan, pengalaman, penilaian yang baik.Berikut literature yang dapat kami sampaikan adalah tentang overview of business world yaitu :

The America Economic

Peran pengusaha dalam perekonomian Amerika adalah 

1. Mempertaruhkan kekayaan, waktu, dan upaya mereka untuk berkembang demi keuntungan dan produk inovatif atau cara melakukan sesuatu.

2. Membiarkan sistem usaha bebas membantu mereka untuk berhasil. 

3. Ubah praktik bisnis melalui teknologi baru dan teknik manajemen inovatif.

Untuk memenuhi gambaran dari permasalahan yang akan dibawa, saya memberikan beberapa contoh perusahaan Internasional yang similar dengan Event Organizer di Indonesia yang berhasil mengubah bisnis melalui inovasi dan membuat teknologi baru untuk berkembang dan bertahan di masa pandemi ini:

Eventive

Lokasi

:

Kota New York

Kegiatan yang dilakukan

:

Peluncuran produk (Product Launches), pengalaman Merek (Brand Experiences)

Yang di tawarkan perush

:

Branding, pemasaran & produksi acara

Klien

:

Purina, Kellogg’s, Rihanna, Welch’s, NFL

Tentang merk

:

Eventive berfokus pada manajemen merk (brand management) dan menghidupkan brand dengan acara. Tim menempatkan fokus khusus pada mendobrak Batasan untuk klien korporat mereka. Kreatifitas eventive menyoroti misi perusahaan sambal memberikan pengalaman acara yang fantastis.

  • WONDERLAND

Lokasi

:

London, New York City, dan Miami

Kegiatan yang dilakukan

:

Pengalaman brand-forward

Yang di tawarkan perush

:

Strategi merek(Brand Strategy), Desain Acara (Event Design) & Produksi acara (Event Production), Pemasaran Berdasarkan Pengalaman (Experiental Marketing),Media Sosial(Social Media), dan banyak lagi

Klien

:

ASOS, Topshop, Ariana Grande, Häagen-Dazs, dll.

Tentang merk

:

Acara oleh Wonderland memiliki suasana yang lebih ceria, modern, dan muda daripada beberapa perusahaanbertenor lainnya. Wonderland adalah perusahaan acara”pengalaman kreatif” yang bekerja dengan kemewahan,perjalanan, ritel, teknologi, dan vertikal merek lainnya selama lebih dari 15 tahun

  • MKG

Lokasi

:

Kota New York & Los Angeles

Kegiatan yang dilakukan

:

“BRAND EXPERIENCE” yang imersif

Yang di tawarkan perush

:

Riset Wawasan(Insight research),Strategi Pengalaman (Experiental Strategy), Pengembangan Kampanye Kreatif(Creative Campaign Development), Desain Pameran dan lingkungan (Exhibit and Environment Design), produksi acara(Event Production) dan banyak lagi

Klien

:

BarkBox, ShopBop, Google, Audi, Delta AirLines, dan merek terkenal lainnya.

Tentang merk

:

Brand besar beralih ke MKG saat mereka perlu membuatpeluncuran produk yang spektakuler, lingkungan yang layak untuk Instagram, dan "Brand Experiences" yang tak terlupakan

Event Organizer di Indonesia

Dengan kondisi pandemic Covid 19 saat ini ada beberapa hal yang menjadi perhatian khusus bagi pelaku bisnis kreatif, pemerintah dan pelaku UMKM lainnya di Indonesia. Pengaruh bagi para UMKM sangat dashyat dan cukup signifikan hal ini dapat saya jabarkan sebagai berikut : 

Dampak langsung pandemic bagi pelaku UMKM jasa kreatif : 

  • Ijin offline event ditiadakan karena covid berpotensi utk menyebarkan covid, kegiatan yag membawa kerumunan dan di dalam ruangan tertutup dilarang karena berpontensi membawa penyebaran.
  • PSBB (Pembatasan Social Berskala Besar) berdampak langsung : jasa tidak bisa di jual ( zero demand ) karena pandemic dan regulasi pemerintah

Dampak tidak langsung pandemic bagi pelaku UMKM jasa kreatif :

  • Secara makro karena pembatasan sosial, industri- indutri terkait lainnya mengalami dampak nya seperti catering, pengangkutan, jasa konstruksi dan lain-lainnya.
  • Behaviour orang untuk Working From Home mengakibatkan ekonomi secara makro terpukul (ekonomi Indonesia menurun- daya beli menurun – efisiensi – marketing budget client event organizer menurun) sehingga semakin memukul industry event organizer itu sendiri.

Memperhatikan hal tersebut diatas, menurut pendapat saya bahwa pelaku UMKM jasa kreatif harus dapat dengan segera melakukan GEBRAKAN/menciptakan ide gila dengan cara SHIFTING BUSINESS dari penyelenggaran event OFFLINE menjadi ONLINE akan tetapi tetap memperhatikan ESENSI dari event offline itu sendiri yaitu EXPERIENCE, ENGAGEMENT, EXCITEMENT yaitu seperti menghubungkan orang, menghubungkan brand dengan customer nya dan menghubungkan pemilik budget dengan audience nya, dan juga interaksi dua arah tetap berjalan dengan menghadirkan teknologi – teknologi yang sifat nya streaming dalam menggunakan platform yang ada di social media / platform zoom atau webinar. Ada beberapa ide luar biasa yang dapat pelaku jasa kreatif lakukan saat melakukan shifting dari offline ke online guna untuk memenuhi kebutuhan klien dan mempertahankan pelayanan klien kepada customer nya yaitu :

  • Membuat pertemuan launching panggung online
  • Membuat gathering ballroom jadi online
  • Melakukan pengirimana makanan event kerumah para audience secara premium menu
  • Peningkatan skill set capability man power di organisasi pelaku UMKM jasa kreatif untuk dapat mengcover kebutuhan kualifikasi di event online tersebut
  • Pelaku jasa kreatif harus melakukan dominasi terhadap hal-hal yang bersifat online dan teknologi untuk menangkap peluang pasar
  • Pelaku jasa kreatif jangan chancing the business but pivoting or shifting the business service

Dalam mendukung pemasaran dari pelaku jasa kreatif, maka konsep bauran pemasaran yang banyak digunakan yaitu product, price, place dan promotion dapat dikomposisikan dimana dalam kondisi pandemic sebenar nya kebutuhan orang akan hiburan sangat tinggi karena orang lebih banyak dirumah, sehingga product yang sebelumnya offline di rubah menjadi online dan mudah diakses, selanjutnya dari sisi harga (price) juga harus sangat menjangkau misalkan gratis karena pendapatan masyarakat sangat menurun dan mengutamakan donasi bila ada biaya karena orang akan sangat peduli untuk hal tersebut. Untuk tempat (place) yang sebelum nya di suatu area menjadi area virtual yang dinamis dan sangat kompetitif berubah menyesuaikan kebutuhan produk, dan selanjutnya tinggal memperhatikan promosi yang tepat, dimana biasa nya menggunakan media on ground menjadi media digital seperti social media, youtube dan lainnya.

Dalam penerapan Shifting Business tersebut, Pelaku bisnis jasa kreatif harus mempersiapkan segala mitigasi resiko yang akan terjadi baik dalam keberlangsungan bisnis itu sendiri, respon dari customer serta upaya penyelamatan perusahaan. Berikut adalah Mitigation Plan yang perlu disiapkan oleh sebuah perusahaan dalam mengelola ide-ide gila dan manajemen perusahaannya : 

1. Safety and productivity 

Covid menular dengan sangat cepat dan dapat menyebabkan kematian, untuk itu perusahan harus memastikan bahwa karyawan dari pelaku jasa kreatif dan keluarga bisa save dari pandemic ini baik secara kesehatan dan yang penting bekerja dengan sesuai standar protokoler Kesehatan. Adapun perusahaan melakukan hal – hal ini sebagai antisipasi dan kreatifitas :

  • Week 1 : work from home (wfh), kantor close.
  • Memberikan multivitamin kepada semua karyawan
  • Memcampaign kan program WFH (work from heart)
  • Melakukan anjuran utk bekerja dirumah : internet, ruang kerja yang proper, papan stretching, relaksasi, jadwal meeting teratur, terpisah ruangannya dari distraksi atau gangguan lainnya jadi bias tetap fokus dan produktif, berjemur kena sinar matahari pada pukul 10.00 sd 11.00. 

2. Shifting

Melakukan persiapan bagi level Leadership Top Management dengan coaching mental para manajemen tertinggi. Selanjutnya memberi arahan kepada seluruh karyawan bahwa pandemi ini merupakan sesuatu yang uncentainty (ketidakpastian) dimana kondisi ini akan mempengaruhi bisnis internal perusahaan akan tetapi bisa disikapi dengan baik dan butuh awareness dari seluruh jajaran dari perusahaan. When you can not change control what happening what yo have to do is to control how you response whats happening –  menciptakan mindset seluruh karyawan. Bahwa ada sesuatu dari faktor eksternal yang tidak dapat kita kendalikan seperti regulasi pemerintah, makro ekonomi, buying power, marketing budget.

Persiapan untuk melakukan shifting Offline ke Online untuk event, menciptakan peluang, tapi tetap memperhatikan demand, keinginan klien, kebutuhan online seperti apa yang dibutuhkan dan serta berkoordinasi dengan eksisting klien dan juga mencari tau product apa saja yang dapat bertahan dan dibutuhkan masyarakat, melakukan pembelajaran tentang teknlogi seperti webinar, zoom dan metode event online lainnya.

Adapun untuk mengambil kesempatan itu akan dilakukan adaptasi dengan cepat dan bereaksi dengan cepat yaitu dengan menyelenggarakan event online sederhana seperti melakukan webinar untuk beberapa produk tentang materi – materi pandemi dan pemasaran produk. Akan tetapi ada tantangan lainnya yaitu untuk event online biasa nya murah, itu menjadi persoalan baru akan tetapi tetap harus dijalan kan dengan memperhatikan protokol kesehatan dan itu masuk menjadi biaya operasional EO sedangkan profit yang didapat dari event Online sangat kecil dibandingkan dengan event Offline, yang penting survive dulu dan bisnis tetap berjalan. Menciptakan omset, cash in cash out yang penting bisa mengcover biaya operasional (operational expense) untuk kelangsungan organisasi agar tetap berjalan. 

Beberapa ide event online yang dapat diselenggarakan adalah webinar, online launching,online gatheting, virtual expo, virtual exhibiton, virtual showroom, social media campaign, Instagram live, online streaming, buat video dll. Kita juga bisa jualan event online dan mengedukasi client utk create event online di perusahaannya. Hal–hal ini perlu dilakukan untuk mempertahankan kehidupan perusahaan. Akan tetapi tetap memperhatikan hal lainnya karena ada faktor pendukung lainnya yang menjadi perhatian seperti vendor, man power, teknologi, kemampuan, timeline serta budget.

Berikut Contoh event-event online yang bisa di lakukan :

3. Strong come back

Salah satu hal penting yang tidak bisa diabaikan agar perusahaan tetap berjalan dan Kembali bangkit apabila pandemic sudah berakhir adalah semangat Strong Come Back dalam mitigation plan ini. Seperti diketahui pandemic sangat berefek signifikan terhadap roda bisnis perusahaan. Ada beberapa penyesuaian/kebijakan perusahaan yang dilakukan seperti pengurangan pegawai, penyesuaian sistem kerja dan pola berpikir dan bertindak dari setiap pekerjaan yang dilakukan dalam melakukan event dan menjaga brand yang diangkat. Oleh karena itu pada saat sekarang kita tetap akan mempersiapkan planning untuk mempunyai semangat dan rencana siap-siap memenangkan kembali bisnis apabila kondisi kembali normal dan mempersiapkan team untuk kondisi normal dari jumlah pegawai yang akan menjalani bila kondisi normal dan ide-ide baru harus update sesuai dengan kondisi pasar dan mengambil kesempatan pertama melakukan itu. Intinya review kebutuhan konsumen, lihat event jenis baru, competitor review dan gunakan teknologi baru serta memanfaatkan waktu WFH dengan tetap mengexplore hal hal baru, menciptakan banyak inovasi yang akan diterapkan pada saat pandemic berakhir dan bisnis Kembali normal. berikut

4. HR Capital & Financial Capital

HR Capital

Bagaimana EO dapat mengembangkan tenaga kerja di kala pandemi dan di tengah badai PHK dan pemutusan kerja melanda di seluruh Indonesia  dan dunia, EO perlu melakukan berbagi langkah strategis seperti :
  • Mengajak semua karyawan menjadi marketing sehingga tenaga pemasar bertambah dan penyebaran calon klien bertambah.
  • Thinking out of the box dengan meminta masing-masing memberikan dan mengembangkan ide-ide nya untuk bertahan di era pandemi tentang hal-hal yang baru harus dilakukan dan diversifikasi layanan jasa dan mungkin sampai dengan menghasilkan produk-produk yang dibutuhkan pada saat pandemi. 
  • Melakukan kerjasama dengan pihak-pihak pemerintah dan jajarannya dengan memberikan kreatif dan ide terkait informasi dan film-film edukasi tentang menjalankan situasi pandemic dan pengamanan diri selama pandemic.
  • Selanjutnya perusahaan harus melakukan dan mengkaji regulasi terkait dengan adanya force majour jika pandemi berkepanjangan untuk pemutusan hubungan karyawan/PHK  atau dengan cara Lay Off karyawan Kontrak serta mempersiapkan cashflow untuk biaya pemutusan tersebut.

Financial Capital

Dari sisi keuangan, perusahaan diwajibkan untuk membuat forecast/ prediksi keuangan dan cash flow untuk mengetahui berapa lama kekuatan keuangan yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini dapat membantu memprediksi serta memberikan perkiraan untuk melakukan langkah-langkah taktis dengan cepat dan strategis dalam bertahan hidup dan melanjutkan bisnis serta untuk melakukan efisiensi untuk memangkas kegiatan operasional dan untuk mengambil keputusan yang strategis dalam menyelamatkan perusahaan.

Selanjutnya unit kerja keuangan dari perusahaan wajib melakukan penghitungan cash in and cash out dengan memperhatikan hal – hal sebagai berikut :

  1. Berapa piutang yang di miliki oleh perusahaan
  2. Berapa beban hutang yang dimiliki oleh perusahaan
  3. Berapa overhead cost perusahaan perbulan
  4. Efektif pengeluaran dari berbagai aspek kegiatan sehingga efisiensi tercipta
  5. Melakukan Downsizing / Perampingan jika ada kendala keuangan atau kebutuhan untuk menjadi lebih produktif dan kompetitif.

Referensi :

https://voi.id/berita/4671/jerit-pelaku-industri-i-event-organizer-i-yang-terpuruk-akibat-covid-19

https://drivenhype.com/geliat-bisnis-event-organizer-lesu-terimbas-pandemi-covid-19/

https://kbr.id/nasional/03-2020/imbas_corona__industri_event_organizer_kehilangan_potensi_pemasukan_hingga_rp6_9_t/102608.html

https://www.kompasiana.com/izaq2009/55006384813311491afa76a2/event-organizer-pengertian-dan-tahapanya

https://www.socialtables.com/blog/event-planning/famous-event-planning-companies/

http://www.redwhiteindonesia.com/

Link Video : https://youtu.be/loC1bI-USZU (Red White Indonesia – Hello The Future of Events)


Like it? Share with your friends!

0

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
0
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win
muliaariyanti

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format