FILOSOFI KOPI: Struktur, Budaya, Kontrol, dan Perubahan dalam Organisasi


0

SINOPSIS

Kedai Filosofi Kopi dirintis oleh dua orang pemuda yaitu Jody dan Ben di daerah Melawai khususnya Blok M. Mereka berdua sebenarnya sahabat dari kecil hingga dewasa. Jody sebagai pemegang saham dan Ben sebagai barista yang handal. Mereka berdua mempunyai pemikiran yang berbeda dan bahkan lebih ke arah keras kepala. Ben lebih mengutamakan cita rasa kopi sedangakn Jordi lebih mengutamakan pendapatan. Filosofi Kopi mempunyai 3 barista, Nana, Aga, dan Aldi. Mereka belajar dari Ben bagaimana cara meracik kopi yang benar. Filosofi Kopi lebih menjual cita rasa, ada rasa ada harga. Sehingga kedai tersebut tidak mempunyai wifi dengan alasan para penikmat kopi akan tetap membeli kopi di kedai Flosofi Kopi meskipun tanpa wifi. Dan sebenenarnya Jody tidak setuju dengan hal tersebut, ia menginginkan adanya wifi dan kedai tidak tutup pada saat jam makan siang, karena menurut Jody hal tersebut akan mendatangkan pendapatan yang lebih banyak lagi. Usut punya usut, ayah Jody terbelit hutang sebanyak 800 juta, karena ayah Jody sudah meninggal maka hutang tersebut ditanggung oleh Jody. Itulah sebabnya Jody menginginkan income yang lebih banyak untuk melunasi hutang ayahnya. 

Suatu ketika ada tantangan untuk Ben dari seorang investor untuk membuat kopi terbaik di dunia, jika Ben berhasil membuat kopi tersebut maka ia akan mendapatkan 1 Miliyar. Ben dan Jody terobsesi untuk mendapatkan uang tersebut dan melunasi hutang ayahnya. Maka tibalah saatnya sang investor tersebut mencicipi kopi racikan dari Ben alhasil sang investor tersebut terkagum-kagum dan mereka berhasil mendapatkan uang 1 Miliar. Dan akhirnya mereka bisa melunasi hutang ayahnya.

Setelah mereka mampu melunasi hutang ayahnya, Jody dan Ben memutuskan untuk menjual kedai yang ditempati saat ini dan memutuskan untuk menjual kopi keliling Indonesia menggunakan van. Filosofi kopi pun menjadi nama legenda yang dikenal oleh penikmat kopi pada saat itu. Mereka pun menikmati berjualan kopi dengan berkeliling Indonesia. Hingga suatu saat Nana, Aga, dan Aldi memutuskan untuk keluar dari Filosofi Kopi dengan alasan Nana sedang mengandung buah hatinya sedangkan Aga dan Aldi mulai bosan berjualan keliling dan memutuskan untuk membuat kedai kopi sendiri. Filosofi kopi pun memutuskan untuk kembali ke Jakarta dan mendirikan kedai kopi lagi.

Filosofi Kopi berdiri kembali dengan bantuan investor tapi sayangnya mereka belum mempunyai barista. Ben adalah orang yang mempunyai tugas untuk merekrut barista karena dia tahu mencari barista yang memeliki keterampilan dalam meracik kopi. Karena tidak sabar, Jody sendiri yang memilih barista untuk membantu filosofi kopi tanpa sepengetahuan Ben, dan hasilnya tidak sesuai apa yang diharapkan Ben. Karena Jody tidak tahu menahu soal kopi. Dari situlah timbul permasalahan internal dalam Filosofi Kopi yang mana membuat cita rasa dari filosofi kopi hilang. Dan seringkali menimbulkan perselisihan antara Jody dan barista tersebut yang menimbulkan ketidaknyamanan pengunjung.

IDENTIFIKASI MASALAH

  • Struktur organisasi :

Tidak ada pemisahan Jabatan/Kewajiban, Hak, Divisi ataupun Fuctional dalam usaha Filosopi Kopi. Sehingga membuat kedua owner yang menjadi pengambil keputusan (Sehingga terjadinya konflik)

  • Budaya :

Usaha Filosopi Kopi didirikan dengan asas pertemanan sehingga terjadi bias antara kebijakan dan aturan yang dibuat untuk dipatuhi tetapi yang terjadi dilapangan seringkali bertindak dengan ego masing-masing.

  • Profesionalitas :

Profesionalitas yang sangat rendah antar kedua owner, dan sifat idealis dari masing-masing owner yang saling berbenturan.

  • Kontrol :

Kedua owner masih membawa ego masing-masing dan perbedaan pandangan sehingga indikator atau target  yang diingkan tidak terwujud. 

SARAN STRUKTUR ORGANISASI, BUDAYA, DAN KONTROL

Film Filosofi Kopi memberikan contoh budaya dan kontrol organisasi yang kurang baik. Dalam film tersebut diceritakan bahwa kedai Filosofi Kopi hanya dikelola oleh 2 orang saja, yaitu Ben dan Jody. Ben sebagai barista dan Jody sebagai pemilik sekaligus pemegang saham, namun pada pelaksanaannya kebijakan dan keputusan dilakukan oleh kedua orang tersebut tanpa fungsi dikotomi yang jelas. Kedai tersebut juga memiliki 3 karyawan yang pekerjaannya sebagai barista kopi. Idealnya sebuah perusahaan memiliki struktur organisasi agar tugas-tugas di dalamnya dapat dipertanggungjawabkan. Berikut adalah contoh struktur matriks dalam sebuah organisasi. 

Sumber: https://yonulis.com/2020/04/29/strucure-culture-control-and-change-organizational/

Kedai Filosofi Kopi dapat mengadopsi struktur matriks tersebut ke dalam perusahaannya, seperti pada bagan di bawah ini.

Lingkaran Hitam : Two-Boss Employee

Garis kuning : Product Team

Dengan dibuat struktur matriks seperti pada bagan tersebut, maka kedai Filosofi Kopi diharapkan dapat berjalan lancar. Adanya pembagian jabatan dan tugas yang jelas bukan hanya bermanfaat bagi jalannya bisnis sehari-hari namun juga memberikan kemudahan jika akan melakukan ekspansi atau inovasi-inovasi. Jody sebagai pemilik dan direktur bertanggung jawab untuk memimpin, salah satunya manajer keuangan agar mengelola modal untuk membeli bahan baku kopi, menyiapkan dana untuk memasarkan kopi, membayar wifi agar ramai didatangi pembeli, dana untuk meneliti pasar, dan mengalokasikan laba untuk membayar utang dan menyimpan sebagai modal. Ben menjabat posisi manajer operasional karena Ben yang paling paham tentang bahan baku kopi, harga, jenis kopi yang disukai konsumen, dan cara mengolah kopi. Ben juga dapat bekerja sama dengan karyawannya, yaitu Nana, Aga, dan Aldi yang bekerja sebagai barista kopi. Ben akan lebih leluasa dalam mengawasi kinerja ketiga karyawan tersebut. Dengan kata lan, Ben juga bertanggung jawab pada pilar sumber daya manusia.

Adanya komunikasi 2 arah antara product team managers dan functional managers memudahkan kerja sama antar tim. Manajer riset dan pengembangan lebih mengetahui kondisi lapangan dibanding manajer lainnya, yaitu mengetahui tentang selera konsumen, kritik dan saran konsumen, apresiasi dan keluhan pelanggan, kondisi pesaing, dan peluang yang mungkin ada pada bisnis kopi di masa depan. Manajer penjualan dan pemasaran bekerja sama dengan Ben selaku manajer operasional, keduanya bertugas memastikan kopi yang dijual untuk konsumen sudah berkualitas. Selain itu juga bertugas mempromosikan produk Filosofi Kopi, memilih media promosi, dan menentukan lokasi distribusi yang sesuai untuk memasarkan produk. Manajer penjualan dan pemasaran juga dapat bekerja sama dengan manajer keuangan dan manajer operasional dalam menentukan harga jual kopi. Jika komunikasi dan kerja sama tersebut terjalin dengan baik, maka perusahaan Filosofi Kopi berjalan dengan lancar. 

Budaya organisasi juga harus dinamis, tidak hanya terfokus pada visi salah satu manajer atau karyawan. Ben hendaknya tidak memaksakan kemauannya untuk mementingkan kualitas bahan baku kopi saja, namun juga harus mementingkan keinginan konsumen untuk dapat mengakses wifi sambil minum kopi di kedai. Sebaliknya, Jody harus melihat modal yang dimiliki terlebih dahulu, tidak semaunya menginginkan bahan baku kopi yang mahal di saat kondisi perusahaan sedang terlilit utang. Saling bekerja sama dalam memuaskan konsumen dan tidak menjatuhkan satu sama lain. Dengan adanya struktur matriks di atas, maka kontrol perusahaan juga lebih mudah. Karyawan maupun para manajer lebih tahu dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi dan tidak akan ada dualism wewenang dalam mengerjakan tugas. 

Dinamika yang dialami Filosofi Kopi ini erat hubungannya dengan budaya masyarakat sekitar, terutama Jakarta. Lokasi Filosofi Kopi yang cukup unik terletak di antara perkantoran, aktivitas perekonomian, dan juga galeri seniman di selatan Jakarta membuat pangsa pasar kedai kopi ini menjadi hal yang menarik. Namun, berdasarkan ideologi pemilik bahwa tidak disediakan fasilitas wifi agaknya dapat menjadi boomerang yaitu keunikan di sisi positif dan kekurangan fasilitas di sisi negative. Oleh karena itu, cara yang paling ampuh merupakan tetap mempertahankan kualitas sehingga pelanggan akan tetap setia dan orang baru akan antusias mencoba. Selain itu, dapat juga dilakukan ekspansi membuka cabang-cabang di tempat lain atau kota lain tentunya dengan tetap menjunjung nilai-nilai idealisme Filosofi Kopi yang ada.

Perubahan Yang harus dilakukan 

Tahapan perubahan yang harus dilakukan oleh Filosopi kopi yang pertama adalah mengubah struktur organisasi mereka. Dimana seperti yang dibahas sebelumnya hanya 2 orang yang mengelola dan yang mengambil keputusan dalam usaha ini, dalam filosopi kopi belum terorganisir dalam pembagian functional maupun divisi yang benar dan terstruktur sehingga membuat usaha ini kesulitan untuk berkembang secara besar, terutama dalam bidang Human Resource, ketika filosopi kopi mulai memutuskan untuk berkeliling menjual kopi menggunakan van dari titik inilah sebagai owner Jody dan Ben tidak memperhatikan lingkungan pekerjaan karyawan mereka. Mereka tidak memperhatikan kebutuhan tenaga kerja mereka, sehingga membuat para barista tersebut kehilangan kenyamanan dan tujuan mereka bersama filosopi kopi milik Jody dan Ben. Mengingat ketiga barista tersebut dipilih oleh Ben karena keterampilan dan keahlian yang baik sehingga dapat dikatakan ketika karyawan yang sangat terampil, atau karyawan yang telah menginternalisasi nilai-nilai profesional dan norma perilaku yang kuat sebagai bagian dari pelatihan mereka, biasanya menginginkan kebebasan dan otonomi yang lebih besar dan tidak menyukai pengawasan yang ketat. Walaupun dimulai dengan small business sebagai owner mereka juga harus memperhatikan kenyamanan dan kepastian bagi karyawan yang notabene nya mereka pilih sendiri dengan kriteria yang ketat, sehingga ketika mereka kehilangan barista yang mereka pilih, mulai terjadi lagi konflik internal antara Jody dan Ben. 

Hal ini juga berhubungan dengan tujuan dari filosopi kopi yang semakin hilang karena perubahan-perubahan yang diingkan oleh kedua owner, dan tidak memperhatikan Operating Budgets. Ketika seorang manager telah menetapkan tujuan yang akan dicapai, langkah yang harus mereka lakukan untuk mengembangkan system kontrol keluaran adalah menetapkan operating budgets, bahkan Jody dan Ben tidak menetapkan manager operasional yang seharusnya dapat di pegang oleh Ben sebagai managaer operasional. Operating budgets adalah cetak biru (blueprint) yang menyatakan bagaimana manajer bermaksud menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Biasanya manajer pada satu tingkat mengalokasikan kepada manajer bawahan sejumlah sumber daya tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Setelah mereka diberi anggaran, manajer tingkat bawah ini harus memutuskan bagaimana mengalokasikan uang untuk kegiatan organisasi yang berbeda. Mereka kemudian dievaluasi kemampuannya untuk tetap sesuai dengan anggaran dan untuk memanfaatkan sebaik-baiknya sumber daya yang tersedia. Ketika mereka menentukan operating Budgets mereka akan lebih terkontrol dari segi kualitas dan juga financial. 

Selanjutnya, ketidaksiapan Jody dan Ben menghadapi perubahan besar dalam lingkungan pekerjaan mereka. Dimana seharusnya mereka mengetahui resiko-resiko yang kemungkinan akan terjadi ataupun secara tiba-tiba, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman seperti pada pemilihan barista baru, komunikasi yang buruk antara Jody dan Ben juga menjadi salah satu faktor ketidaksiapan mereka menghadapi hal-hal diluar dugaan. Untuk mengatasi hal ini mereka harus memperbaiki komunikasi mereka berdua karena mereka juga yang ambil andil dalam pengambilan keputusan sebagai dua orang. 

Walaupun terdapat lebih banyak konflik internal yang dihadapi oleh Jody dan Ben dalam menjalankan usaha Filosopi Kopi tetapi mereka berhasil menanamkan Budaya adaptif kepada Nana, Alga dan Aldi dimana budaya kopi yang telah diajarkan oleh Ben melekat pada mereka dan memotivasi mereka untuk membuat kedai kopi mereka sendiri. Tentunya tidak hanya mengenai kopi tetapi juga belajar dari pengalaman yang mereka lalui bersama Jody dan Ben.

Kelompok Colony of Tycoons :

  1. Anastasia Herlina Yuni Lestari
  2. Bella Florensia
  3. Bryan Adji Anastama
  4. Wahidatur Rosyidah

Sumber :

https://yonulis.com/2020/04/29/strucure-culture-control-and-change-organizational/

https://yonulis.com/2020/11/13/chapter-10-managing-organizational-structure-and-culture-chapter-11-organizational-control-and-change/

Jones and George. 2020. Contemporary Management. New York : McGraw-Hill Education 

Trailer Filosopi Kopi


Like it? Share with your friends!

0

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
0
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format