Kelompok dan Tim yang Efektif

Terdapat penjelasan mengapa grup dan tim merupakan kunci yang dapat berkontribusi dalam efektivitas organisasi.

Grup, Tim, dan Efektivitas Organisasi

Sebuah grup terdiri dari dua orang atau lebih yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu atau memenuhi kebutuhan tertentu. Sedangkan tim adalah grup yang anggotanya bekerjasama secara intensif satu sama lain untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu bersama. Grup dan tim dapat berkontribusi pada efektivitas organisasi dengan meningkatkan kinerja, meningkatkan daya tanggap terhadap pelanggan, meningkatkan inovasi dan menjadi sumber motivasi bagi anggotanya.

Gambar 1: Kontribusi Grup dan Tim terhadap Efektivitas Organisasi
Grup dan Tim sebagai Peningkatan Performa

Salah satu keuntungan utama menggunakan grup adalah peluang untuk memperoleh jenis sinergi. Dimana orang yang bekerja dalam grup dapat menghasilkan keluaran yang lebih banyak atau lebih berkualitas daripada bekerja secara sendiri. Faktor-faktor yang dapat berkontribusi pada sinergi dalam grup termasuk kemampuan anggota grup untuk saling mengemukakan gagasan, memperbaiki kesalahan satu sama lain, menemukan solusi segera pada saat permasalahan muncul, membawa basis pengetahuan yang beragam untuk mendukung masalah atau tujuan, dan untuk menyelesaikan pekerjaan yang terlalu luas.

Untuk memanfaatkan potensi sinergi dalam grup, manajer perlu memastikan bahwa grup terdiri dari anggota yang memiliki keterampilan dan pengetahuan tambahan yang relevan dengan pekerjaan grup. Dalam hal promosi sinergi, manajer perlu memberdayakan bawahan mereka dan menjadi pemandu pelatih, dan sumber daya untuk grup dan menahan diri dari peran yang lebih direktif atau pengawas.

Grup, Tim, dan Responsivitas terhadap Pelanggan

Peka terhadap kebutuhan pelanggan sering kali membutuhkan berbagai macam keterampilan dan keahlian yang ditemukan di berbagai departemen dan pada tingkat yang berbeda dalam sebuah organisasi. Dampaknya, manajer harus memastikan keragaman keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam tim agar tanggap terhadap pelanggan. Hal ini yang menyebabkan tim lintas fungsi sangat terkenal.

Manajer organisasi diharapkan memiliki kinerja tinggi agar berhati hati dalam menentukan jenis keahlian dan pengetahuan yang diperlukan tim agar responsif terhadap pelanggan, dan mereka menggunakan informasi ini dalam membentuk tim.

Tim dan Inovasi

Inovasi adalah pengembangan kreatif produk baru, teknologi baru, layanan baru, atau bahkan struktur organisasi baru. Manajer diharapkan dapat mendorong inovasi lebih baik dengan membuat tim yang terdiri dari beragam individu yang bersama sama memiliki pengetahuan yang relevan dengan jenis inovasi tertentu.

Keuntungan berinovasi dalam tim:

• Anggota tim sering kali dapat mengungkapkan kesalahan satu sama lain atau asumsi yang salah. Seorang individu bertindak sendiri tidak akan dapat melakukan ini.
• Anggota tim dapat mengkritik pendekatan satu sama lain dan membangun kekuatan satu sama lain.

Peran manajer adalah memberikan bimbingan, bantuan, pembinaan, dan sumber daya yang dibutuhkan anggota tim, bukan untuk mengarahkan atau mengawasi aktivitas mereka. Untuk mempercepat inovasi, manajer juga perlu membentuk tim dimana setiap anggota membawa sumber daya unik ke tim, seperti kecakapan teknik, pengetahuan tentang produksi, keahlian pemasaran, atau pengetahuan keuangan. Inovasi yang sukses terkdang membutuhkan manajer dari tim dengan anggota dari Negara dan budaya yang berbeda.

 Grup dan Tim sebagai Motivator

Pengalaman bekerja bersama orang-orang yang bersemangat dan termotivasi dapat memicu motivasi. Aggota tim dapat meilihat bagaimana upaya dan keahlian mereka secara langsung berkontribusi pada pencapaian tujuan tim dan organisasi, dan mereka merasa bertanggungjawab secara pribadi atas hasil pekerjaan mereka.

Dalam mencapai kinerja tinggi, daya tanggap terhadap pelanggan, inovasi, dan motivasi karyawan, manajer dapat membentuk berbagai jenis grup dan tim.

Gambar 2: Tipe-tipe Grup dan Tim dalam Organisasi

Grup Formal 

Suatu grup yang dibentuk oleh manajer untuk mencapai tujuan organisasi. Grup kerja formal adalah tim lintas fungsi yang terdiri dari departemen berbeda dan tim lintas budaya yang terdiri dari anggota dari budaya ata Negara berbeda.

Tim Manajemen Puncak

Perhatian utama dari CEO dan presiden perusahaan adalah membentuk tim manajemen puncak untuk membantu organisasi mencapai misi dan tujuannya. Tim manajemen puncak bertanggungjawab untuk mengembangkan strategi yang menghasilkan keunggulan kompetitif organisasi, sebagian besar memiliki antara lima dan tujuh orang. Dalam bentuk tim manajemen puncak, CEO sangat disarankan untuk menekankan keragaman dalam keahlian, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman. Keragaman membantu memastikan bahwa tim manajemen puncak memiliki semua latar belakang dan sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang sesuai.

Tim Penelitian dan Pengembangan

Manajer memilih anggota tim penelitian dan pengembangan berdasarkan keahlian dan pengalaman mereka dibidang tertentu.

Grup Perintah

Ketika manajer puncak merancang struktur organisasi dan menetapkan hubungan pelaporan dan rantai komando, mereka pada dasarnya membuat grup perintah. Grup komando, sering disebut departemen atau unit, melakukan sejumlah besar pekerjaan di banyak organisasi. Untuk memiliki grup komando yang membantu organisasi dalam memperoleh keunggulan kompetitif, manajer tidak hanya perlu memotivasi anggota grup untuk tampil di tingkat tinggi, tetapi juga harus menjadi pemimpin yang efektif.

Satuan Tugas

Manajer membentuk satuan tugas untuk mencapai tujuan tertentu atau memecahkan masalah dalam jangka waktu tertentu. Satuan tugas terkadang disebut komite organisasi jangka pendek. Terkadang manajer perlu membentuk satuan tugas yang pekerjaanya, bisa dikatakan tidak pernah selesai. Satuan tugas mungkin menangani masalah berkelanjutan. Satgas tersebut sering dinamakan komite tetap.

Tim Kerja yang Dikelola Sendiri

Tim kerja yang dikelola sendiri adalah tim karyawan yang mengawasi aktivitas mereka sendiri dan memantau kualitas barang dan jasa yang mereka sediakan. Manajer biasanya dari tim kerja mandiri untuk meningkatkan kualitas, meningkatkan motivasi dan kepuasan, serta menurunkan biaya.

Langkah-langkah dalam memastikan efektivitas terhadap tim kerja yang dikelola sendiri dan membantu organisasi mencapai tujuannya:

• Beri tim tanggung jawab dan otonomi yang cukup untuk benar-benar mengatur diri sendiri.
• Pastikan pekerjaan tim cukup kompleks sehingga memerlukan sejumlah langkah atau prosedur berbeda yang harus dilakukan dan menghasilkan beberapa jenis produk akhir.
• Diperlukan kehati-hatian dalam memilih anggota tim kerja yang dikelola sendiri.
• Diharapka manajer berperan sebagai pembimbing, pembina, dan dukungan dalam tim kerja yang dikelola sendiri, bukan sebagai pengawas.
• Menganalisis dan menyediakan pelatihan yang dibutuhkan oleh tim.

Tim Virtual

Tim virtual adalah tim yang anggotanya jarang atau tidak pernah bertemu langsung, melainkan berinteraksi dengan menggunakan berbagai bentuk teknologi informasi. Saat organisasi menjadi semakin global, dan seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan pengetahuan khusus karena kemajuan teknologi, manajer dapat membuat tim virtual untuk memecahkan masalah atau mengeksplorasi peluang tanpa dibatasi oleh kebutuhan anggota tim untuk bekerja di lokasi geografis yang sama.

Contoh teknologi yang dapat membantu aktivitas kerja merekea yaitu Slack (aplikasi obrolan tim), Zoom (alat konferensi video/berbagi layar), Teman Waktu Dunia (alat yang memungkinkan pekerja untuk temukan waktu optimal untuk menjadwalkan panggilan telepon dan rapat kolaborasi dengan anggota tim jarak jauh), dan Google Drive (program berbagi dokumen kolaboratif online).

Grup Informal

adalah kumpulan manajer atau bukan manajer, atau anggota organisasi yang dibentuk untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka sendiri atau memenuhi kebutuhan mereka sendiri.

Grup Pertemanan

Grup pertemanan adalah grup informal karyawan yang menikmati kebersamaan dan bersosialisasi satu sama lain. Hubungan informal yang dibangun manajer dalam grup pertemanan seringkali dapat membantu mereka memecahkan masalah yang berhubungan dengan pekerjaan, karena anggota grup ini biasanya mendiskusikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan menawarkan nasihat.

Grup Minat

Grup minat adalah grup informal karyawan yang berusaha mencapai tujuan bersama yang terkait dengan keanggotaan mereka dalam suatu organisasi.

Dinamika Kelompok

Keefektifan mereka bergantung pada karakteristik dan proses kelompok yang dikenal sebagai dinamika kelompok. Terdapat lima elemen kunci dinamika kelompok.

Gambar 3: Jenis-jenis Keterkaitan Tugas

Ukuran, Tugas, dan Peran Grup

Manajer perlu mempertimbangkan peran, ukuran, dan tugas grup saat mereka membuat dan memelihara grup dan tim berkinerja tinggi.

Ukuran Grup

Keuntungan mempertahankan kelompok yang relatif kecil antara dua dan Sembilan anggota.

• Lebih banyak berinteraksi satu sama lain dan merasa lebih mudah untuk mengoordinasikan upaya mereka
• Lebih termotivasi, puas, dan berkomitmen
• Lebih mudah untuk berbagi informasi
• Lebih mampu melihat pentingnya kontribusi pribadi mereka untuk kesuksesan grup

Kerugian dari grup kecil adalah anggota grup kecil memiliki lebih sedikit sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan mereka. Sedangkan keuntungan memiliki grup besar dengan 10 anggota atau lebih adalah lebih banyak sumber daya untuk mencapai tujuan. Sumber daya ini mencakup pengetahuan, pengalaman, keterampilan, dan kemampuan anggota kelompok serta waktu dan upaya actual mereka.Pembagian kerja yaitu membagi pekerjaan yang akan dilakukan menjadi tugas-tugas tertentu dan ditugaskan kepada pekerja individu.

Pekerja yang berspesialisasi dalam tugas-tugas tertentu cenderung menjadi terampil dalam melakukan tugas-tugas tersebut dan berkontribusi secara signifikan terhadap kinerja grup yang tinggi.

Kerugian dari kelompok besar meliputi masalah komunikasi dan koordinasi serta rendahnya tingkat motivasi, kepuasan, dan komitmen yang kadang dialami anggota kelompok besar.

Tugas Grup

Ukuran yang tepat dari grup berkinerja tinggi dipengaruhi oleh jenis tugas yang akan dilakukan Grup. Ciri penting dari tugas grup yang mempengaruhi kinerja adalah saling ketergantungan tugas, adanya interaksi yang intensif dan koordinasi satu sama lain untuk menghasilkan performa yang tinggi.

Ketergantungan terhadap tugas yang dikumpulkan terjadi ketika anggota kelompok memberikan kontribusi terpisah untuk kinerja kelompok. Secara keseluruhan kinerja kelompok adalah jumlah kinerja masing-masing individual dalam grup.

Ketergantungan terhadap tugas yang berurutan terjadi saat anggota grup harus melakukan tugas tertentu dalam urutan yang telah ditentukan sebelumnya, tugas tertentu harus dilakukan sebelum yang lain, dan apa yang dilakukan seorang pekerja mempengaruhi pekerjaan orang lain.Ketergantungan terhadap tugas timbal balik muncul ketika pekerjaan yang dilakukan oleh setiap anggota grup sepenuhnya bergantung pada pekerjaan yang dilakukan oleh anggota grup lainnya. Anggota harus berbagi informasi, berinteraksi secara intensif satu sama lain dan mengordinasikan upaya mereka agar grup dapat mencapai tujuannya.Ketika anggota grup saling bergantung secara timbal balik, manajer disarankan untuk menjaga ukuran grup relatif kecil karena kebutuhan untuk mengoordinasikan kegiatan anggota tim. Kesulitan komunikasi dapat muncul dalam tim dengan tugas yang saling bergantung secara timbal balik karena anggota tim perlu sering berinteraksi satu sama lain dan tersedia saat dibutuhkan.

Peran grup adalah serangkaian perilaku dan tugas yang diharapkan dilakukan oleh anggota grup karena posisinya dalam grup. Dalam membentuk grup dan tim, manajer perlu mengkomunikasikan dengan jelas kepada anggota kelompok tentang ekspektasi peran mereka dalam kelompok.

Kepemimpinan Grup

Kepemimpinan yang efektif adalah unsur utama untuk grup, tim, dan organisasi berkinerja tinggi. Ketika manajer memberdayakan anggota tim kerja yang dikelola sendiri, mereka sering membiarkan anggota grup memilih kepemimpinan mereka sendiri. Beberapa tim kerja yang dikelola sendiri merasa efektif untuk merotasi peran kepemimpinan di antara anggotanya. Apakah pemimpin kelompok dan tim adalah manajer atau tidak, dan apakah mereka ditunjuk oleh manajer (sering disebut sebagai pemimpin informal) mereka memastikan bahwa grup tersebut bekerja sesuai potensi mereka.

Pengembangan Grup dari Waktu ke Waktu

Pencapaian oleh suatu grup tergantung pada tahap pengembangannya. Dibutuhkan banyak waktu bagi tim kerja yang dikelola sendiri untuk bangkit dan berjalan telah membantu manajer memiliki ekspektasi terhadap mereka dalam mengetahui pelatihan dan bimbingan yang cukup kepada anggota tim baru. Meskipun memiliki keunikan terhadap perkembangan setiap grup, terdapat lima tahap pengembangan kelompok yang sering dialami.

1. Pembentukan. Anggota mencoba membuat setiap anggota merasa bahwa dia adalah bagian yang berharga dari grup.
2. Timbulnya permasalahan. Anggota grup mengalami masalah dan perselisihan karena sebagian anggota tidak mau tunduk pada tuntutan anggota grup lainnya. Mungkin timbul perselisihan tentang siapa yang harus memimpin Grup. 
3. Normalisasi. Hubungan dekat antara anggota grup berkembang, dan perasaan persahabatan muncul.
4. Kinerja. Pekerjaan grup yang sebenarnya diselesaikan. Bergantung pada jenis grup yang dimaksud, manajer perlu mengambil langkah berbeda pada tahap ini untuk membantu memastikan bahwa grup itu efektif.
5. Pembubaran. Berlaku hanya untuk grup sementara yang akhirnya dibubarkan, seperti satuan tugas.

Manajer harus memiliki pendekatan fleksibel terhadap grup di berbagai tahapan.

Gambar 4: Lima Tahap Pengembangan Grup

Norma-Norma Grup 

Norma-norma grup adalah pedoman atau aturan bersama untuk perilaku yang diikuti sebagian besar anggota grup. Grup mengembangkan norma tentang berbagai macam perilaku, termasuk jam kerja, berbagi informasi di antara anggota grup, bagaimana tugas grup tertentu harus dilakukan, dan bahkan bagaimana anggota grup harus berpakaian.

Manajer harus mendorong anggota grup untuk mengembangkan norma yang berkontribusi pada kinerja  dan pencapaian tujuan grup.

Kesesuaian dan Penyimpangan

Anggota grup mematuhi norma karena tiga alasan:

• Mereka ingin mendapatkan penghargaan dan menghindari hukuman.
• Mereka ingin meniru anggota grup yang mereka sukai dan kagumi
• Mereka telah menginternalisasi norma dan percaya itu adalah cara yang benar dan tepat untuk berperilaku

Kegagalan untuk menyesuaikan diri, atau penyimpangan, terjadi ketika seorang anggota grup melanggar norma kelompok. Penyimpangan menandakan bahwa suatu grup tidak mengendalikan salah satu perilaku anggotanya. Grup umumnya menanggapi anggota yang berperilaku menantang dengan salah satu dari tiga cara.

• Anggota grup mungkin mencoba meyakinkan anggota tentang perlunya menyesuaikan diri atau mereka mungkin mengabaikan atau bahkan menghukum orang yang menyimpang.
• Grup mungkin mengeluarkan anggota tersebut.
• Grup mungkin mengubah norma agar konsisten dengan perilaku anggota

Alternatif terakhir ini menunjukkan bahwa beberapa perilaku menyimpang dapat berfungsi untuk grup. Penyimpangan berfungsi untuk grup ketika itu menyebabkan anggota grup mengevaluasi norma-norma yang mungkin disfungsional tetapi diterima begitu saja oleh grup.

Mendororong Keseimbangan Kesesuaian dan Penyimpangan

Sebuah grup membutuhkan tingkat kesesuaian tertentu untuk memastikan bahwa mereka dapat mengontrol perilaku anggota dan menyalurkannya kearah pencapaian kinerja tinggi dan tujuan grup.Tingkat kesesuaian dan reaksi terhadap penyimpangan dalam grup ditentukan oleh anggota grup itu sendiri. Tiga dasar kepatuhan adalah kekuatan yang lebih sering menghasilkan anggota kelompok yang menyesuaikan diri dengan norma. 

Gambar 5: Keseimbangan Kesesuaian dan Penyimpangan dalam Grup

Manajer dapat mengambil beberapa langkah untuk memastikan toleransi yang memadai terhadap penyimpangan dalam grup sehingga anggota grup bersedia menyimpang dari norma yang disfungsional dan, bila penyimpangan terjadi dalam grup, merefleksikan kesesuaian norma yang dilanggar dan mengubah norma jika perlu.

• Manajer dapat menjadi panutan bagi grup dan tim yang mereka awasi
• Manajer harus memberi tahu karyawan bahwa selalu ada cara untuk meningkatkan proses grup dan tingkat kinerja dengan demikian peluang untuk mengganti norma yang ada dengan norma yang lebih baik akan lebih memungkinkan grup untuk mencapai tujuannya dan bekerja pada tingkat tinggi.
• Manajer harus mendorong anggota grup dan tim untuk secara berkala menilai kesesuaian norma mereka

Kekompakan Grup

Keterpaduan grup merupakan tingkat dimana anggota tertarik atau loyal kepada grup atau tim mereka.Penelitian mengungkapkan bahwa manajer harus berusaha untuk memiliki tingkat keterpaduan yang moderat dalam grup dan tim yang mereka kelola karena hal itu kemungkinan besar akan berkontribusi pada keunggulan kompetitif organisasi.

Konsekuensi Kesatuan Grup

Tingkat Partisipasi Dalam Grup

Partisipasi berkontribusi pada ektivitas grup karena anggota grup secara aktif terlibat dalam grup, memastikan bahwa tugas grup diselesaikan, siap berbagi informasi satu sama lain, dan memiliki komunikasi yang sering dan terbuka.

Gambar 6: Sumber dan Konsekuensi Terhadap Kekompakan Grup

Tingkat Kesesuaian Terhadap Nomor Grup

Peningkatan tingkat kekompakan grup menghasilkan peningkatan tingkat kesesuaian dengan norma grup, dan ketika keterpaduan menjadi tinggi, mungkin ada sedikit penyimpangan dalam grup sehingga anggota grup menyesuaikan diri dengan norma bahkan ketika mereka disfungsional. 

Penegakan Pencapaian Tujuan Grup

Ketika keterpaduan grup meningkat, penekanan ditempatkan pada pencapaian tujuan juga meningkat dalam grup. Agar organisasi menjadi efektif dan memperoleh keunggulan kompetitif, berbagai grup dan tim dalam organisasi harus bekerja sama satu sama lain dan termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi, bahkan jika melakukan hal itu terkadang mengorbankan pencapaian tujuan grup.

Faktor-Faktor yang Membawa Kesatuan Grup

Dengan mempengaruhi faktor penentu kekompakan grup ini, manajer dapat menaikkan dan menurunkan tingkat keterpaduan untuk mempromosikan tingkat keterpaduan yang moderat dalam grup dan tim.

1. Ukuran Grup
2. Keragaman yang Dikelola Secara Efektif
3. Identitas Grup dan Persaingan Sehat
4. Kesuksesan

Mengelola Grup dan Tim untuk Kinerja Tinggi

Komponen yang diperlukan oleh manajer untuk memiliki grup dan tim kinerja terbaik yaitu:

Memotivasi Anggota Grup untuk Mencapai Tujuan Organisasi

Manajer dapat memotivasi anggota kelompok dan tim untuk mencapai tujuan organisasi dengan memastikan anggota itu sendiri mendapat manfaat ketika kelompok atau tim berkinerja tinggi. Manajer sering kali mengandalkan beberapa kombinasi insentif berbasis individu dan kelompok untuk memotivasi anggota kelompok dan tim untuk bekerja menuju pencapaian tujuan organisasi.

Mengurangi Kemalasan Sosial dalam Grup

• Berikan kontribusi individu ke grup yang dapat diidentifikasi
• Tekankan kontribus berharga dari setiap anggota
• Pertahankan ukuran kelompok pada tingkat yang sesuai

Gambar 7: Tiga Cara untuk Mengurangi Kemalasan Sosial

Membantu Grup untuk Mengelola Permasalahan Secara Efektif

Manajer diharapkan dapat mengambil beberapa langkah untuk membantu grup mengelola konflik dan ketidaksepakatan.

Referensi:

1. Gareth R.J, George, J.M. 2020. Contemporary Management. States: McGraw-Hill Education.

Kelompok Lightning McQueen :

1. Dea Puri Anindita

2. Rahmat Hidayat

3. Steve D. Anggara

4. Tiara N. Utami