PROMOTING EFFECTIVE COMMUNICATION, MANAGING CONFLICT, POLITIC, NEGOTIATION, AND USING INFORMATION TECHNOLOGY TO INCREASE PERFORMANCE

Management


5
5 points

PROMOTING EFFECTIVE COMMUNICATION

Komunikasi dan Manajemen

Komunikasi adalah berbaginya informasi antara dua atau  lebih individu.untuk mencapai pemahaman bersama.komunikasi adalah usaha manusia dalam melibatkan individu dan kelompok. komunikasi tidak terjadi kecuali pemahaman bersama tercapai.

Pentingnya Komunikasi yang Baik

Manajer dapat meningkatkan efisiensi dengan memperbarui proses produksi dengan memanfaatkan teknologi baru yang lebih efisien atau dengan melatih pekerja untuk mengoperasikan teknologi baru tersebut. Untuk mempermudah hal tersebut diperlukan Komunikasi yang baik antara manajer dan pekerja. meningkatkan kualitas juga bergantung pada komunikasi yang efektif. Manajer perlu berkomunikasi kepada semua anggota organisasi arti dan pentingnya kualitas yang baik. Bawahan perlu mengkomunikasikan masalah kualitas dan memberikan saran untuk meningkatkan kualitas kepada atasan mereka, dan anggota tim kerja yang dikelola sendiri perlu memberikan ide-ide mereka untuk meningkatkan kualitas.

Komunikasi yang baik juga dapat membantu meningkatkan daya tanggap terhadap pelanggan. Pekerja yang dekat dengan pelanggan seperti staf penjualan department store dan teller bank, diberdayakan untuk mengkomunikasikan kebutuhan dan keinginan pelanggan kepada manajer, mereka harus menentukan cara berkomunikasi yang terbaik untuk menanggapi keinginan pelanggan. Inovasi, yang sering terjadi dalam tim lintas fungsi, juga membutuhkan komunikasi yang efektif.

Inovasi juga tercipta dengan komunikasi yang baik, misalnya harus berkomunikasi secara efektif satu sama lain untuk mengembangkan ide yang dibutuhkan pasar, tim juga harus berkomunikasi dengan manajer untuk memberikan sumber daya yang mereka butuhkan untuk berkembang baik dalam menciptakan proses produksi.

Contoh kasus pentingnya komunikasi dalam bisnis: “Be Heard at Work”

Bagi Ranjit Jose dan Arnaud Grunwald, dorongan untuk memulai bisnis mereka berasal pengalaman mereka sebagai karyawan dan manajer. Keduanya adalah teman dan rekan kerja perusahaan yang sama, yang telah berkembang pesat. Kedua pria itu merasa bahwa tim telah tumbuh lebih besar dan struktur perusahaan berubah menjadi lebih kompleks, akibatnya anggota organisasi merasa lebih sulit untuk menyampaikan masalah dan berbagi ide. Ketika kedua pria itu mendiskusikan situasinya, mereka menyetujui komunikasi dengan karyawan sangat penting untuk manajemen dalam mencapai kesuksesan bisnis. Dan akhirnya, mereka sepakat bahwa bisnis yang sedang berkembang akan memiliki tantangan komunikasi, yang menunjukkan kebutuhan akan bisnis agar berkembang. Bersama-sama, mereka merencanakan dimulainya Hyphen. Jose kelahiran India, akan belajar teknik listrik dan komputer di Amerika Serikat, dan Grunwald, yang lahir di Prancis, akan kuliah di Universitas California, Berkeley, mereka mengelola analisis global, dan menciptakan Hyphen alat komunikasi yang menghubungkan komunikasi dengan 2 kepala organisasi, satu di San Francisco dan yang lainnya di Bangalore, India.  Tujuannya adalah untuk mengkomunikasikan kepada karyawan bahwa pendapat mereka penting dan membuat pendapat tersebut tersedia dengan cepat dan mudah, melalui berbagai metode. Karyawan dapat menggunakan ponsel untuk membalas survei cepat atau lebih mendalam. Dengan ini, manajer bisa mengukur kekhawatiran tentang program baru atau mengikuti tren kepuasan karyawan, Komunikasi yang efektif diperlukan untuk manajer dan semua anggota organisasi untuk meningkatkan efisiensi,kualitas, daya tanggap terhadap pelanggan, dan inovasi dan, dengan demikian, memperoleh keunggulan kompetitif.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi terdiri dari dua tahap. Pada fase transmisi, informasi dibagi antara dua atau lebih individu atau kelompok. Dalam fase umpan balik, pemahaman umum tercipta. Dalam kedua fase tersebut, sejumlah tahapan berbeda harus terjadi agar komunikasi berlangsung.

Sumber:Buku Contemporary Management

  • Mulai dari fase transisi, fase pengirim melalui orang atau grup yang ingin berbagi informasi.

Bertukar pikiran dengan orang atau kelompok lain, memutuskan pesan , informasi apa yang harus dikomunikasikan. Kemudian pengirim menerjemahkan pesan tersebut ke dalam simbol atau bahasa, sebuah proses yang disebut pengkodean ; seringkali pesan dikodekan menjadi kata-kata. Noise adalah istilah umum yang mengacu pada setiap-hal yang menghambat setiap tahap proses komunikasi. Setelah dikodekan, pesan dikirim melalui media ke penerima , orang atau

kelompok yang menjadi tujuan pesan tersebut. Sebuah media, seperti telepon, surat, memo, atau komunikasi tatap muka dalam rapat, melalui pesan dikirim ke penerima. Pada tahap selanjutnya, penerima menafsirkan, proses yang disebut decoding . Ini adalah titik kritis dalam komunikasi.

  • Fase umpan balik dimulai oleh penerima (yang menjadi pengirim). 

Penerima memutuskan pesan apa yang akan dikirim ke pengirim asli (siapa yang menjadi penerima), mengkodekannya, dan mentransmisikannya melalui media yang dipilih. Pesan tersebut mungkin berisi confirmation bahwa pesan asli-diterima dan dipahami.

Pengirim asli menerjemahkan pesan dan memastikan pemahaman yang sama telah terjadi. Jika pengirim asli menentukan bahwa pemahaman bersama belum tercapai,pengirim dan penerima akan melalui seluruh proses sebanyak yang diperlukan untuk mencapai komunikasi. Umpan balik menghilangkan kesalahpahaman, memastikan bahwa pesan sesuai ditafsirkan secara tepat, dan memungkinkan pengirim dan penerima untuk mencapai pemahaman yang sama. Pengkodean pesan yang berbentuk kata-kata, tertulis atau lisan, adalah komunikasi verbal . Kita dapat juga menyandikan pesan tanpa menggunakan bahasa tertulis atau lisan. Komunikasi nonverbal berbagi informasi melalui ekspresi wajah (tersenyum, mengangkat alis, cemberut, menjatuhkan rahang), bahasa tubuh (postur, gerak tubuh, anggukan, dan mengangkat bahu), dan bahkan gaya berpakaian (casual, formal, konservatif, trendy). Komunikasi nonverbal dapat digunakan untuk memperkuat komunikasi verbal. Seperti senyuman yang hangat dan tulus dapat menjadi kata-kata penghargaan untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

Peran Persepsi dalam Komunikasi

Persepsi memainkan peran sentral dalam komunikasi dan mempengaruhi transmisi dan umpan balik.Dalam Bab 5 mendefinisikan persepsi sebagai proses yang melalui tahap memilih, mengatur, dan menafsirkan masukan sensorik untuk memberi pemahaman pada dunia di sekitar. disebutkan persepsi itu secara inheren subjektif dan dipengaruhi oleh kepribadian, nilai, sikap, dan suasana hati serta pengalaman dan pengetahuan. Saat pengirim dan penerima berkomunikasi satu sama lain, mereka melakukannya berdasarkan persepsi subjektif mereka. Pengkodean dan decoding pesan dan bahkan pilihan media bergantung pada persepsi pengirim dan penerima.Selain itu, bias persepsi dapat menghambat komunikasi yang efektif. Ingat dari Bab 5 bahwa bias adalah kecenderungan sistematis untuk menggunakan informasi lain dengan cara menghasilkan persepsi yang tidak akurat. Dalam Bab 5 menjelaskan sejumlah bias yang dapat menyebabkan ketidakadilan perlakuan terhadap beragam anggota organisasi. Bias yang sama juga bisa menyebabkan ketidak efektifan komunikasi. Misalnya, stereotip.Misalkan seorang manajer menstereotipkan pekerja yang lebih tua sebagai orang yang takut akan perubahan. Saat manajer mengkodekan pesan ke pekerja yang lebih tua tentang perubahan yang akan datang dalam organisasi,dia mungkin meremehkan tingkat perubahan agar tidak membuat pekerja yang lebih tua merasa stres.Pekerja yang lebih tua, bagaimanapun, ketakutan berubah tidak lebih dari rekan-rekannya yang lebih muda dan, dengan demikian,menerjemahkan pesan yang berarti bahwa hanya perubahan kecil yang akan dilakukan. Pekerja yang lebih tua gagal untuk mempersiapkan secara memadai untuk perubahan, dan kinerjanya menurun karena kurangnya persiapan. Jelas, komunikasi yang tidak efektif ini disebabkan oleh ketidak aktifan manajer.asumsi kurasi tentang pekerja yang lebih tua, manajer yang efektif berusaha untuk melihat orang lain secara akurat dengan berfokus pada perilaku, pengetahuan,keterampilan, dan kemampuan. Persepsi yang akurat, berkontribusi pada komunikasi yang efektif.

Bahaya Komunikasi yang Tidak Efektif

Karena manajer harus berkomunikasi dengan orang lain untuk menjalankan berbagai peran dan tugas mereka,manajer menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk berkomunikasi, baik dalam rapat, dalam kontak lewat telepon. melalui email, atau dalam interaksi tatap muka. Memang, beberapa memperkirakan kalau manajer menghabiskan sekitar 80% dari waktu mereka untuk terlibat dalam beberapa bentuk komunikasi.

Komunikasi yang efektif sangat penting sehingga manajer tidak bisa hanya peduli pada diri mereka sendiri,mereka juga harus membantu bawahannya agar menjadi komunikator yang efektif. Ketika semua anggota organisasi dapat berkomunikasi secara efektif dengan satu sama lain dan dengan orang-orang di luar organisasi, organisasi jauh lebih mungkin untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

Ketika manajer dan anggota lain dari suatu organisasi adalah komunikator yang tidak efektif, organisasi akan menderita, dan setiap keunggulan kompetitif yang mungkin dimiliki organisasi kemungkinan besar akan hilang. Selain itu, komunikasi yang buruk bisa sangat berbahaya dan bahkan mengarah hilangnya nyawa manusia secara tragis. Misalnya studi terbaru oleh Universitas Harvard, menemukan bahwa mengubah cara dokter berkomunikasi selama perubahan shift mengurangi resiko efek samping pada pasien sebesar 30%. Selain itu, peneliti menemukan bahwa metode komunikasi juga dapat mengurangi tingkat kesalahan medis hampir 25%.

Information Richness and Communication Media

Dalam memilih media untuk pesan apapun, manajer perlu mempertimbangkan tiga faktor. Yang pertama dan terpenting adalah tingkat kekayaan informasi yang dibutuhkan. Kekayaan informasi adalah jumlah informasi pada media komunikasi dapat dibawa dan sejauh mana media memungkinkan pengirim dan penerima untuk mencapai pemahaman bersama.

Faktor kedua yang perlu diperhatikan manajer dalam memilih suatu media komunikasi adalah waktu yang dibutuhkan untuk komunikasi, Manajer di AXA, perusahaan jasa keuangan global, secara drastis mengurangi jumlah waktu yang mereka habiskan dalam rapat dengan menggunakan konferensi video alih-alih pergi ke tujuan luar negeri untuk melakukan komunikasi dengan kolega dan klien.

Faktor ketiga yang mempengaruhi pemilihan media komunikasi adalah kebutuhan kertas atau jejak elektronik atau semacam dokumentasi tertulis bahwa pesan telah dikirim dan diterima.Seorang manajer mungkin ingin mendokumentasikan secara tertulis, misalnya,bahwa seorang bawahan diberi kesempatan untuk tidak mengulangi keterlambatan di tempat kerja.

Sumber:Contemporary Management

Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya akan informasi. Ketika pria-Para remaja berkomunikasi tatap muka, mereka tidak hanya dapat memanfaatkan komunikasi verbal,tetapi juga dapat menafsirkan sinyal nonverbal satu sama lain seperti ekspresi wajah dan bahasa tubuh.. Pandangan prihatin atau bingung terkadang dapat mengungkapkan lebih dari seribu kata,dan manajer dapat menangkap sinyal nonverbal seperti itu di tempat kerja. Komunikasi tatap muka juga memungkinkan manajer untuk menerima umpan balik secara instan. Titik kebingungan, ambiguitas, atau misun-pemahaman dapat diselesaikan, dan manajer dapat melakukan siklus melalui proses komunikasi berkali-kali sesuai kebutuhan untuk mencapai pemahaman bersama.

Kemajuan teknologi informasi membuat media komunikasi dapat mengganti komunikasi tatap muka. Banyak organisasi menggunakan video conference untuk menangkap beberapa keuntungan dari komunikasi tatap muka (seperti akses ke ekspresi wajah) sekaligus menghemat waktu dan uang, karena pengelola berada di lokasi yang berbeda tidak harus bepergian untuk bertemu satu sama lain. Selain menghemat biaya perjalanan, videocon-ferences terkadang memiliki keunggulan lain. Manajer telah menemukan bahwa keputusan dibuat lebih cepat ketika konferensi video digunakan, karena lebih banyak manajer dapat terlibat di dalam proses pengambilan keputusan, dan oleh karena itu, lebih sedikit manajer yang harus diajak berkonsultasi di luar rapat. Konferensi video juga tampaknya mengarah pada pertemuan yang lebih efisien. Beberapa manajemen telah menemukan bahwa rapat 20–30% lebih pendek ketika konferensi video digunakan sebagai pengganti pertemuan tatap.

  • Komunikasi Lisan Ditransmisikan Secara Elektronik.

Setelah komunikasi tatap muka, komunikasi lisan ditransmisikan secara elektronik melalui saluran telepon atau melalui Internet.Hal ini adalah yang tertinggi kedua dalam kekayaan informasi. Meskipun pengelola berkomunikasi melalui telepon tidak melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah, mereka memiliki akses ke nada suara dimana pesan disampaikan, bagian-bagian pesan yang ditekankan oleh pengirim, dan cara umum pesan tersebut diucapkan, selain kata-kata itu sendiri. Dengan demikian, percakapan melalui telepon bisa tersampaikan secara luas,jumlah informasi informasinya. Manajer dapat memastikan saling berkomunikasi karena mereka bisa mendapatkan umpan balik dengan cepat melalui telepon dan menjawab pertanyaan dengan cepat.

  • Komunikas Ditulis Secara Pribadi

Email dan pesan teks juga cocok dengan kategori media komunikasi ini, karena pengirim dan penerima berkomunikasi melalui kata-kata tertulis yang ditujukan secara pribadi. Kata-kata muncul di layar komputer, laptop, atau perangkat seluler mereka, bukan di kertas.

Karena pesan ditujukan langsung kepada orang tertentu, kemungkinan besar orang tersebut akan memperhatikan (baca) pesan. Apalagi pengirimnya menulis pesan dengan cara yang paling disukai penerima. Namun, tidak seperti komunikasi lisan yang dikirim secara elektronik, penerima komunikasi tertulis yang ditujukan secara pribadi tidak memiliki pemahaman ke nada suara pengirim,bagian dari pesan yang ditekankan oleh pengirim, dan cara umum pesan tersebut disampaikan. Selain itu, seperti pesan suara, komunikasi tertulis tidak memungkinkan penerima untuk segera menjawab pertanyaan; namun, saat pesan tertulis dengan jelas disampaikan,maka umpan balik dapat diberikan, pemahaman bersama masih bisa dicapai.

  • Komunikasi Tertulis Impersonal

Komunikasi tertulis impersonal paling rendah dalam kekayaan informasi tetapi cocok untuk pesan yang perlu menjangkau banyak penerima. Karena pesan seperti itu tidak ditujukan secara khusus ke penerima tertentu, jadi manajer harus memastikan pesan yang dikirim oleh media ini ditulis dengan jelas dalam bahasa yang akan dimengerti oleh semua penerima.Manajer sering kali menemukan buletin perusahaan sebagai sarana yang berguna untuk menjangkau banyak karyawan. Banyak manajer memberikan nama yang menarik pada buletin mereka untuk memicu minat karyawan.

COMMUNICATION NETWORKS

Jaringan komunikasi adalah hubungan antar individu dengan individu lainnya untuk berkomunikasi pada suatu organisasi dan tim. Jenis jaringan komunikasi pada suatu organisasi ditentukan pada sifat tugas dari organisasi itu sendiri dan sejauh mana anggota organisasi perlu berkomunikasi untuk mencapai tujuan.  

Communication Networks in Groups and Teams

Terdapat empat jenis jaringan komunikasi Jones & George (2020) dalam kelompok dan tim yaitu:

1.   Jaringan Roda (Wheel Network

Jaringan roda adalah pola komunikasi informasi yang terstruktur dan terpusat mengalir ke dan dari satu anggota pusat grup. Anggota kelompok lainnya tidak perlu berkomunikasi satu sama lain untuk tampil di tingkat tinggi, sehingga kelompok dapat mencapai tujuannya dengan mengarahkan semua komunikasi ke dan dari anggota pusat.

Contoh seperti pengawasnya adalah A, dan asisten pengawasnya masing-masing adalah B, C, D, dan E. Empat bawahan mengirimkan informasi kepada pengawas, dan pengawas mengirimkan informasi itu kembali kepada mereka, biasanya dalam bentuk keputusan tim.

2.  Jaringan Rantai (The Chain Network) 

Jaringan berantai yaitu pola berkomunikasi satu sama lain dalam urutan yang telah ditentukan. Jaringan rantai ditemukan dalam kelompok dengan saling ketergantungan tugas berurutan.

Contohnya seorang anggota hanya dapat berkomunikasi kepada seorang anggota lain, kemudian anggota lain tersebut akan meneruskan informasi ke anggota berikutnya. Dimana pola komunikasi rantai yakni anggota selanjunya apabila tidak menerima pesan yang akurat maka akan terjadi perbedaan. 

3.  Jaringan Lingkaran (The Circle Network)

Jaringan lingkaran merupakan pola berkomunikasi antara anggota kelompok dengan kelompok yang serupa seperti pengalaman, kepercayaan, bidang keahlian, latar belakang, lokasi kantor, atau dimana mereka duduk di dalam kelompok. Jaringan lingkaran ini hanya terjadi pada setiap orang yang hanya dapat berkomunikasi dengan dua orang disamping kiri dan kanannya. Dengan perkataan lain, disini tidak ada pemimpin.

Contohnya Saya mendapat undangan dari presiden, dimana ketika pesta saya hanya bisa berkomunikasi dengan orang yang berada di kanan dan kirinya saja karena saya tidak mengenal siapapun orang disana dan tidak mengetahui apa maksud undangan presiden itu.

4.  The all-channel network

Pola jaringan ini merupakan jaringan komunikasi semua saluran (all-channel) yang melibatkan semua anggota dapat berkomunikasi, sehingga antara satu anggota dengan anggota lainnya mendapat feedback yang cepat. Semua jaringan komunikasi antar tingkatan jenjang hirarkinya tidak dibatasi dan setiap staf/bawahan bebas melakukan interaksi dengan berbagai pihak/pimpinan atau sebaliknya.

Contohnya yaitu perangkat lunak komputer yang dirancang khusus untuk digunakan oleh kelompok kerja dapat membantu menjaga komunikasi yang efektif dalam tim dengan jaringan semua saluran karena memberikan anggota tim cara yang efisien untuk berbagi informasi.

Organizational Communication Networks

Bagan organisasi merangkum hubungan pelaporan formal dalam suatu organisasi dan jalur formal di mana komunikasi berlangsung. Dengan demikian jaringan komunikasi organisasi tidak hanya mencakup jalur komunikasi formal yang dirangkum dalam bagan organisasi tetapi juga jalur komunikasi informal dimana banyak terjadi komunikasi.

Jaringan komunikasi informal dapat berkontribusi pada keunggulan kompetitif organisasi, karena mereka membantu memastikan bahwa anggota organisasi memiliki informasi yang mereka butuhkan ketika mereka membutuhkannya untuk mencapai tujuan mereka seperti pada gambar 16.4 dibawah ini:

External Networks

External network merupakan keterampilan kolaboratif yang luas dan berpartisipasi dalam jaringan seperti organisasi, manajer, karyawan dan mereka yang memiliki ikatan terkait pekerjaan di luar organisasi yang mempekerjakan mereka. Untuk beberapa manajer berorientasi dengan beberapa jaringan luar sama pentingnya atau bahkan lebih penting daripada jaringan internal perusahaan.

Contohnya yaitu manajer perusahaan A, berhubungan dengan manajer perusahaan lain untuk mendapatkan suatu kepentingan tertentu. External Network ini lebih mudah diingat dengan istilah koneksi.

INFORMATION TECHNOLOGY AND COMMUNICATION

Kemajuan teknologi informasi saat ini telah meningkatkan kemampuan manajer untuk berkomunikasi dengan sumber daya manusia lainnya serta dengan cepat mengakses informasi untuk membuat keputusan. Kemajuan berdampak besar pada komunikasi manajerial termasuk internet, intranet, groupware, dan collaboration software. Namun seorang manajer harus mengetahui bahwa pada dasarnya hal yang paling penting dalam komunikasi adalah tetap mengupayakan humanisme, walaupun kemajuan teknologi informasi telah menguasai.

Internet

Internet merupakan sistem jaringan komputer global yang memudahkan semua orang untuk bergabung dan digunakan oleh karyawan organisasi di seluruh dunia untuk berkomunikasi di dalam dan di luar perusahaan. Informasi yang tersebar di internet biasanya dapat diakses melalui jaringan world wide web (WWW) baik dalam bentuk teks, musik, foto, video, atau apa pun. Hal ini memudahkan beranda perusahaan di web untuk dikunjungi dan manajer mudah untuk mengkomunikasikan informasi kepada masyarakat luas tentang barang dan layanan yang mereka tawarkan, mengapa pelanggan harus membelinya, bagaimana membelinya, dimana membelinya. Dengan mengunjungi website pesaing, manajer juga dapat melihat apa yang dilakukan pesaing mereka. Tabel 16.1 dibawah ini mencantumkan 10 negara dengan pengguna Internet terbanyak.









Manfaat teknologi jaringan intranet ini sangatlah besar, diantaranya adalah:

1)   Meningkatkan produktivitas kerja dalam organisasi;

2)   Media komunikasi yang efektif dan efisien;

3)   Menghemat biaya pengeluaran organisasi tersebut;

4)   Meningkatkan kerja sama tim dalam bekerja;

5)    Membina hubungan dengan stakeholder diluar.

Intranets

Intranet merupakan jaringan teknologi informasi yang lebih sempit dan privat dibanding internet. Para manajer menggunakan teknologi ini untuk berbagi informasi dalam perusahaan mereka sendiri melalui jaringan perusahaan. Intranet memungkinkan untuk menciptakan ruang kerja digital perusahaan yang memusatkan setiap orang, dokumen, alat, percakapan, dan proyek di dalam perusahaan. Keuntungan intranet terletak pada fleksibilitasnya sebagai media komunikasi. Intranet dapat diakses dengan berbagai jenis komputer sehingga semua anggota organisasi dapat dihubungkan bersama dan dilindungi dari instruksi yang tidak diinginkan seperti hacker. Intranet telah digunakan di banyak perusahaan termasuk Chevron, Ford, Motorola, dll.

Groupware and Collaboration Software

Groupware merupakan perangkat lunak komputer yang memungkinkan anggota kelompok dan tim berbagi informasi satu sama lain untuk meningkatkan komunikasi dan kinerja mereka. Manajer akan berhasil menggunakan groupware sebagai media komunikasi di organisasi mereka apabila dalam kondisi tertentu terpenuhi:

1)  Pekerjaan berbasis kelompok atau tim dan anggota diberikan  penghargaan/reward;

2)  Groupware mendapat dukungan penuh dari top manajemen;

3)  Budaya organisasi menekankan fleksibilitas dan berbagi pengetahuan;

4)  Groupware digunakan untuk tujuan tertentu dan dipandang sebagai alat yang lebih efektif;

5)  Karyawan mendapatkan pelatihan yang memadai dalam penggunaan komputer dan groupware.

Collaboration software merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk membantu kelompok bertujuan mempromosikan interaksi kolaboratif yang saling bergantungan di antara anggota tim dan menyediakan situs pertemuan software untuk komunikasi. Perangkat lunak ini juga dapat menyimpan dan memperbarui laporan kemajuan, anggota tim survei tentang berbagai masalah, meneruskan dokumen ke manajer, dan memberitahu pengguna yang mana dari anggota tim mereka yang juga online dan di situs.

COMMUNICATION SKILLS FOR MANAGERS

Menjadi seorang manajer harus mampu berinteraksi dengan baik. Ketika berkomunikasi dengan bawahan, maka manajer harus dapat berkomunikasi secara persuasif dan bersahabat. Ketika berkomunikasi dengan rekan kerja harus saling menghormati dan saat berkomunikasi dengan jajaran manajemen dan konsumen, dia harus dapat melayaninya dengan baik. Menjaga komunikasi yang baik dengan semua orang adalah kunci dari tujuan yang akan dicapai.

Beberapa hambatan komunikasi dalam organisasi berasal dari pengirim maupun penerima pesan dan sulit untuk dipahami seperti pesan tidak terbaca atau tidak lengkap, pesan sulit dipahami dll. Hal ini dapat diatasi secara efektif antara manajer dengan anggota organisasi lainnya seperti mengembangkan keterampilan komunikasi untuk membantu memastikan bahwa manajer akan dapat berbagi informasi dan akan memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang baik.

Communication Skills for Managers as Senders

Efektivitas organisasi bergantung pada kemampuan manajer (serta anggota organisasi lainnya) untuk secara efektif mengirim pesan kepada orang-orang baik di dalam maupun di luar organisasi. Berikut Tabel 16.2 ini ada tujuh keterampilan komunikasi untuk Manajer sebagai pengirim pesan komunikasi yang efektif:

Dari Tabel 16.2 dijelaskan di bawah ini bahwa:

1.    Mengirim pesan dengan jelas dan lengkap 

Manajer perlu mempelajari cara mengirim pesan yang jelas dan lengkap. Sebuah pesan dikatakan jelas ketika mudah bagi penerima untuk memahami dan menafsirkan, serta lengkap ketika berisi semua informasi yang dibutuhkan. 

2.    Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima  

Manajer harus menggunakan simbol atau bahasa yang dipahami penerima untuk menghindari klise yang saat diterjemahkan, mungkin tidak masuk akal atau lucu atau menghina. Jargon merupakan bahasa khusus yang dikembangkan oleh anggota suatu pekerjaan, kelompok, atau organisasi untuk memfasilitasi komunikasi di antara mereka dan tidak boleh digunakan saat berkomunikasi dengan orang di luar pekerjaan, kelompok, atau organisasi.

3.    Pilih media yang sesuai dengan isi pesan 

Ketika akan memilih dan menggunakan media yang sesuai, para manajer perlu mempertimbangkan tingkat kelayakan informasi yang dibutuhkan, kendala waktu dan kebutuhan akan sumber berita elektronik. Fokus utama dalam memilih media yang tepat adalah sifat pesannya. Apakah bersifat pribadi, penting, non-rutin, atau mungkin dapat disalahpahami dan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut. Jika ya, komunikasi tatap muka kemungkinan akan dilakukan secara berurutan.

4.    Pilih media yang dapat diamati penerima

Manajer perlu mempertimbangkan ketika memilih media komunikasi, apakah media tersebut merupakan media yang diamati oleh setiap penerima. Banyak manajer hanya memilih media yang paling mereka gunakan dan paling nyaman bagi mereka, tetapi hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. Sehingga seorang manajer perlu menggunakan media yang dapat diakses oleh semua pihak.

5.    Hindari penyaringan dan distorsi informasi 

Penyaringan merupakan penyingkatan pesan kepada bawahan dengan berasumsi bahwa penerima telah mengerti maksud isi pesan dan tidak memerlukan detail secara lengkap, padahal semua isi pesan tersebut penting. Penyaringan kemungkinan besar terjadi ketika pesan mengandung berita buruk atau masalah yang membuat bawahan takut disalahkan. Penyimpangan informasi perlu diperhatikan terutama ketika pesan tersebut merupakan pesan berantai, penerima pesan terakhir dapat saja memperoleh pemahaman informasi yang salah. Distorsi informasi merupakan pemutarbalikan suatu fakta, hal ini terjadi ketika arti makna pesan berubah saat pesan melewati serangkaian pengirim dan penerima.

6.    Pastikan terdapat Feedback didalam sebuah pesan 

Feedback sangat penting untuk komunikasi yang efektif, seorang manajer harus membangun mekanisme umpan balik ke dalam pesan yang mereka kirim. Membangun feedback seperti ini ke dalam pesan mereka, manajer perlu memastikan bahwa pesan tersebut diterima dan dipahami.

7.     Berikan informasi yang akurat 

Rumor merupakan informasi tidak resmi yang menarik bagi anggota organisasi tetapi tanpa sumber yang dapat diidentifikasi. Rumor dapat menyebarkan informasi yang tidak benar dan dapat membahayakan anggota organisasi. Manajer dapat menghentikan penyebaran desas-desus yang menyesatkan dengan memberi anggota organisasi informasi yang akurat tentang hal-hal yang menjadi perhatian mereka.

Communication Skills for Managers as Receivers

Tiga kemampuan komunikasi yang harus dimiliki oleh seorang manajer sebagai penerima pesan yakni sebagai berikut:

1.    Memperhatikan dan memberi perhatian (Pay Attention)

Manajer seringkali kelebihan beban dan dipaksa untuk memikirkan beberapa hal sekaligus karena berlebih peran dan tugasnya. Agar efektif, manajer harus selalu memperhatikan pesan yang mereka terima, tidak peduli seberapa sibuknya mereka dan ketika manajer membaca komunikasi tertulis, manajer harus fokus pada pemahaman apa yang mereka baca, dan mereka tidak boleh dialihkan untuk memikirkan masalah lain.

2.    Menjadi pengengar yang baik (Good Listener)

Seorang manajer harus menjadi pendengar yang baik bagi semua anggota organisasi lainnya. Pertama, manajer harus mengontrol diri untuk tidak mengganggu pengirim pesan. Kedua, manajer harus menjaga kontak mata dengan pengirim sehingga membantu manajer fokus pada apa yang mereka dengar. Ketiga, setelah menerima pesan, manajer harus mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi poin-poin yang mungkin ambiguitas atau kebingungan. Keempat, manajer harus menyatakan kembali dengan kata-kata mereka sendiri, poin yang dibuat pengirim yang penting.

3.    Berempati (Empathetic) 

Seorang manajer harus mempunyai sifat empati terkait hal-hal yang berhubungan dengan seseorang atau bawahannya. Mereka harus mencoba memahami bagaimana perasaan orang dan mencoba menafsirkan pesan dari perspektif orang lain, jadi menyimpulkan penilaian pesan dari berbagai sudut pandang.

Understanding Linguistic Styles

Dalam berkomunikasi, seseorang memiliki karakter dan gaya bicara atau bahasa tubuh yang sesuai dengan kepribadiannya. Faktor yang mempengaruhi gaya komunikasi seseorang adalah perbedaan budaya dan jenis kelamin. Sebagai contoh, dalam rapat biasanya terdapat beberapa orang yang enggan untuk berbicara bukan karena mereka tidak mau berkontribusi, melainkan karena gaya bahasa mereka yang terkadang tidak dipahami oleh orang lain. Sehingga seorang manajer perlu memahami adanya perbedaan tersebut.

MANAGING CONFLICT, POLITIC, AND NEGOTIATION

Salah satu pemimpin sukses, Vimeo’s Anjali Sud, secara efektif dapat menggunakan kekuatannya untuk memengaruhi orang lain dan dapat memanajemen konflik untuk memperoleh solusi yang saling menguntungkan. Kemampuan tersebut perlu dimiliki oleh seorang manajer. Oleh karenanya, seorang manajer perlu meningkatkan keterampilannya dalam manajemen konflik organisasi, politik, dan negosiasi yang akan membantu dalam mencapai tujuan.

1. KONFLIK ORGANISASI

Konflik organisasi adalah perselisihan yang muncul ketika tujuan, kepentingan, atau nilai antar individu/kelompok berbeda yang menimbulkan ketidaksesuaian, dan individu/kelompok tersebut menghalangi/menggagalkan usaha satu sama lain untuk mencapai tujuan mereka. Dalam organisasi, konflik dapat terjadi antara manajer dan pekerja, ataupun antar departemen dan divisi.

The Effect of Conflict on Organizational Performance

Gambar diatas mengilustrasikan hubungan konflik organisasi dan performa organisasinya. 

  • Titik A, tidak ada / sedikit konflik, performa organisasi rendah
  • Titik B, level konflik meningkat dan hal ini berkorelasi positif terhadap peningkatan performa organisasi menjadi lebih efektif (titik optimal)
  • TitiK C, terlalu banyak konflik dan justru membuat performa organisasi rendah

Kurangnya konflik menandakan apabila manajer menghindari ide baru, menolak perubahan, dan lebih mengusahakan mencapai kesepakatan dibandingkan keberanian pengambilan keputusan yang efektif. Namun, terlalu banyak konflik juga tidak baik untuk organisasi. Hal ini menunjukkan seorang manajer menyia-nyiakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang kurang tepat akibat pengambilan keputusan yang salah. Tugas manajer bukanlah menghilangkan semua konflik yang ada, tetapi lebih baik untuk menjaga beberapa konflik yang dibutuhkan agar dapat mengefektifkan performa organisasi yang menguntungkan bagi organisasi itu.


TIPE KONFLIK

1. Interpersonal Conflict: konflik antar individu dalam organisasi. Contohnya adalah konflik dua manajer.

2. Intragroup Conflict: konflik yang terjadi di dalam suatu kelompok/tim/departemen. Contohnya adalah perbedaan keputusan antara 1 orang dalam departemen pemasaran dengan timnya.

3. Intergroup Conflict: konflik yang terjadi antara kelompok/tim/departemen. Contohnya adalah departemen R&D dengan departemen produksi.

4. Interorganizational Conflict: konflik yang muncul antar organisasi.


SUMBER KONFLIK

1. Perbedaan Tujuan dan Time Horizon

2. Kewenangan yang Tumpang Tindih

3. Ketergantungan Tugas

Kasus ini bisa terjadi antara manajer pemasaran dan produksi. Hal ini karena pemasaran sangat bergantung pada produksi terhadap barang yang akan dijual. Selain itu, produksi juga bergantung terhadap pemasaran agar dapat menciptakan permintaan (demand) terhadap produk yang dibuat.

4. Perbedaan Evaluasi atau Sistem Penghargaan

Manajer produksi mengevaluasi dan menilai kesuksesan tugasnya berdasarkan biaya produksi yang paling optimal (rendah) dengan tetap menjaga kualitas produk. Sedangkan manajer pemasaran mengevaluasi berdasarkan kepuasan konsumen dan memperoleh penjualan. Oleh karenanya kadang terdapat konflik akibat perbedaan pandangan terhadap penggunaan biaya untuk tujuan mereka.

5. Sumber Daya yang Terbatas

6. Status Inconsistencies


STRATEGI MANAJEMEN KONFLIK

Resolusi konflik fungsional merupakan cara untuk menyelesaikan konflik menggunakan kompromi ataupun kolaborasi. Kompromi dapat terjadi apabila tiap pihak tidak hanya berfokus pada tujuan pribadi, melainkan tujuan pihak lain. Selain itu juga dalam kompromi, tiap pihak bersedia untuk menerima/memberi hingga solusi untuk konflik tersebut diperoleh. Kolaborasi adalah cara untuk menangani konflik yangmana pihak tersebut mencoba untuk memuaskan tujuan mereka tanpa adanya pihak yang harus rela memberi/mengalah. Cara ini kedua pihak berusaha untuk menemukan solusi paling baik bagi keduanya yang dapat menyelesaikan konflik mereka. 

Selain kompromi dan kolaborasi, terdapat cara lain untuk menangani konflik yaitu: 

  1. Akomodasi : Terjadi ketika ada pihak yang lebih kuat dibandingkan pihak lain, sehingga pihak kuat ini dapat mencapai tujuannya karena pihak yang lemah akan menyerah. Kedua pihak berkonflik tidak saling memahami
  2. Menghindari : Pihak berkonflik mencoba mengabaikan masalah tersebut dan tidak melakukan apapun untuk menyelesaikan konflik
  3. Kompetisi : Terjadi ketika tiap pihak berkonflik berusaha untuk memaksimumkan keuntungannya sendiri. Tiap pihak tidak memiliki ketertarikan untuk memahami posisi pihak lain, masing-masing pihak lebih peduli untuk memenangkan persaingan daripada bekerja sama untuk meraih keuntungan bersama

Menangani konflik melalui akomodasi, menghindari, atau kompetisi adalah cara yang tidak efektif dari perspektif organisasi. Hal ini karena pihak berkonflik tidak bekerja sama satu sama lain untuk mencari solusi yang dapat diterima bersama. Pendekatan untuk menyelesaikan konflik yang sukses adalah dengan menggunakan problem-solving approach. Hal ini karena pendekatan ini berfokus pada keluaran objektif daripada opini individu sehingga menghargai dan memelihara hubungan social dalam kelompok.


Strategi yang berfokus pada Individu

1. Meningkatkan Kesadaran terhadap Sumber Konflik

2. Meningkatkan Kesadaran Keberagaman dan Kemampuan

3. Rotasi Pekerjaan atau Tugas Sementara

Pada kondisi ini, konflik dapat muncul karena individu dalam organisasi tidak memahami aktivitas dari suatu pekerjaan dan tuntutan yang dihadapi orang lain di dalam organisasi itu.

4. Menggunakan Pemindahan Tetap atau Pemecatan apabila Dibutuhkan


Strategi yang berfous pada Keseluruhan Organisasi

1. Mengubah Struktur atau Budaya Organisasi

Konflik dapat menjadi sinyal untuk kebutuhan adanya perubahan struktur/budaya organisasi. Terutama pada organisasi yang tumbuh, struktur fungsional yang efektif ketika organisasi masih kecil dapat tidak lagi efektif seiring organisasi yang semakin besar. Selain itu, budaya organisasi yang menekankan persaingan individu juga dapat menyebabkan konflik dalam organisasi.

2. Mengubah Sumber Konflik

Ketika konflik terjadi akibat sumber-sumber seperti kewenangan yang tumpang tindih, perbedaan evaluasi dan sistem penghargaan, ataupun status inconsistencies, strategi pengubahan sumber konfliknya dapat digunakan untuk menyelesaikan konflik. Misalnya, manajer memperjelas jalur perintah, menugaskan kembali terkait tugas dan kewajiban pihak berkonflik agar menyelesaikan konflik akibat kewenangan yang tumpang tindih.


2. NEGOSIASI

Negosiasi adalah bagian dari teknik resolusi konflik yang penting untuk menghadapi konflik yangmana pihak-pihak yang berkonflik memiliki tingkat kekuasaan/posisi yang setara.

  • Mediator : negasiator pihak ketiga yang berperan dalam memfasilitasi proses negosiasiyang efektif diantara dua pihak berselisih. Mediator tidak dapat memaksakan pihak tersebut untuk membuat konsesi demi menyelesaikan konflik.
  • Arbiter : negosiator pihak ketiga yang dapat memaksakan apa yang diyakininya adalah solusi adil untuk perselisihan, dan pihak yang berselisih wajib mematuhi hal itu.


TIPE NEGOSIASI

  1. Distributive Negotiation: kedua pihak merasa apabila mereka memiliki bagian tetap (fixed pie) atas sumber daya yang harus dibagi. Tiap pihak menyadari bahwa dia harus menyerahkan sesuatu tetapi apabila dia mendapatkan bagian terbesar dari sumber daya itu. Pada kondisi ini, konflik ditangani dengan persaingan.
  2. Integrative Bargaining: kedua pihak merasa apabila mereka bisa meningkatkan porsi bagian atas sumber daya dengan cara memunculkan solusi yang kreatif untuk penyelesaikan konflik. Pada kondisi ini, konflik bukanlah kompetisi dan konflik ditangani melalui kolaborasi atau kompromi.


Strategi untuk Mendorong Integrative Bargaining

1. Menekankan Tujuan Superordinate

Tujuan superordinate adalah tujuan yang disetujui kedua belah pihak, terlepas dari sumber konfliknya. Seperti contohnya meningkatkan efektivitas organisasi ataupun responsivitas terhadap konsumen.

2. Fokus pada Masalah, bukan pada Orang

3. Fokus pada Kepentingan, bukan Permintaan

Permintaan adalah apa yang orang inginkan, sedangkan kepentingan adalah alasa/mengapa orang menginginkan itu. Ketika konflik terjadi, kecil kemungkinan apabila keinginan kedua belah pihak tidak bisa dipenuhi. Akan tetapi kepentingan dasar pihak-pihak itu dapat dipenuhi.

4, Membentuk Opsi baru untuk Keuntungan Bersama

Ketika tujuannya adalah memenuhi kepentingan bersama, kedua pihak dapat membentuk dan mengajukan solusi baru yang menguntungkan untuk mereka. Sehingga mereka tidak hanya berpatokan pada solusi yang tetap (fix set of alternatives).

5. Fokus terhadap Hal yang Adil

Menekankan keadilan dan distributive justice akan membantu kedua pihak untuk mencapai kesepakatan bersama mengenai solusi terbaik terhadap masalah mereka.

Politik Organisasi

Politik Organisasi merupakan kegiatan managers yang terlibat untuk meningkatkan kekuatan dan menggunakan kekuasaan secara efektif untuk mencapai tujuan atau mengatasi perlawanan atau oposisi.

Strategi politik merupakan taktik khusus yang digunakan untuk meningkatkan kekuatan dan menggunakannya secara efektif untuk mempengaruhi dan mendapatkan dukungan orang lain sambil mengatasi perlawanan.

Pentingnya Politik Organisasi

Politik Organisasi dapat dipandang negatif ketika manajer bertindak dengan cara yang mementingkan diri sendiri untuk keuntungan mereka sendiri. Ini juga merupakan kekuatan positif yang dapat membawa perubahan yang diperlukan ketika aktivitas politik memungkinkan seorang manajer untuk mendapatkan dukungan untuk perubahan yang diperlukan yang akan memajukan organisasi.

Strategi Politik untuk Meningkatkan Kekuasaan


Controlling Uncertainty (Mengontrol Ketidakpastian): Mengurangi ketidakpastian bagi orang lain di perusahaan.

Being Irreplaceable (Tidak Tergantikan) : Mengembangkan pengetahuan atau keterampilan khusus yang berharga.

Being in a Central Position (Berada di Posisi Sentral) : Memiliki kendali pengambilan keputusan atas aktivitas dan sumber daya penting perusahaan.

Generating Resources (Menghasilkan Sumber Daya) : Mempekerjakan orang yang terampil atau menemukan pembiayaan saat dibutuhkan.

Building Alliances (Membangun Aliansi) : Mengembangkan hubungan yang saling menguntungkan dengan orang lain di dalam dan di luar organisasi

Strategi Politik untuk Menjalankan Kekuasaan

Relying on Objective Information (Mengandalkan Informasi Tujuan) : Memberikan informasi yang tidak memihak yang menyebabkan orang lain merasa bahwa tindakan manajer itu benar.

Bringing in an Outside Expert (Menghadirkan Pakar Luar) : Menggunakan pendapat pakar untuk memberikan kredibilitas pada proposal manajer.

Controlling the Agenda (Mengontrol Agenda) : Mempengaruhi masalah-masalah yang termasuk (dan yang dibatalkan) dari proses keputusan.

Making Everyone a Winner (Menjadikan Setiap Orang Pemenang) : Memastikan bahwa setiap orang yang membutuhkan dukungannya mendapatkan keuntungan pribadi dari memberikan dukungan itu.

USING ADVANCED INFORMATION TECHNOLOGY TO INCREASE PERFORMANCE

Informasi dan Pekerjaan Manajer

Manajer tidak dapat merencanakan, mengatur, memimpin, dan mengontrol secara efektif kecuali mereka memiliki akses ke informasi. Informasi adalah sumber pengetahuan dan kecerdasan yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Data tidak memberi tahu manajer apa pun. Salah satu kegunaan teknologi informasi adalah membantu manajer mengubah data menjadi informasi agar dapat mengambil keputusan yang lebih baik.

Kegunaan Atribut Informasi

Empat faktor yang menentukan kegunaan informasi bagi seorang manajer : kualitas, ketepatan waktu, kelengkapan, dan relevansi.

Kualitas : Keakuratan dan keandalan informasi yang tersedia mempengaruhi kualitas keputusan yang dibuat manajer dengan menggunakan informasi tersebut. Agar TI berfungsi dengan baik, informasi yang diberikan harus berkualitas tinggi harus tepat waktu, lengkap, dan relevan.

Ketepatan waktu : Ketersediaan informasi waktu nyata yang mencerminkan kondisi saat ini. Informasi tepat waktu tersedia saat dibutuhkan, bukan setelah keputusan dibuat. Di dunia yang berubah dengan cepat saat ini, informasi harus tersedia dalam waktu nyata.

Kelengkapan : Informasi lengkap memungkinkan manajer untuk melakukan kontrol, mencapai koordinasi, atau membuat keputusan yang efektif

Relevansi : Memiliki informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan keadaan khusus manajer, membantu manajer dalam membuat keputusan yang lebih baik. Orang yang merancang TI harus memastikan bahwa manajer hanya menerima informasi yang relevan.

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi didefinisikan sebagai sekumpulan metode atau teknik untuk memperoleh, mengatur, menyimpan, memanipulasi, dan mengirimkan informasi. Sistem Informasi Manajemen mendefinisikan sebagai bentuk spesifik dari TI yang digunakan manajer untuk menghasilkan informasi rinci dan spesifik yang dibutuhkan untuk menjalankan peran manajer secara efektif.

Manajer membutuhkan informasi karena tiga alasan :

1.  Untuk membuat keputusan yang efektif.

Manajer menghabiskan banyak waktu untuk membuat keputusan. Pengambilan keputusan tidak bisa efektif dalam ruang hampa informasi. Untuk membuat keputusan yang efektif, manajer membutuhkan informasi dari dalam organisasi dan dari pemangku kepentingan eksternal. Kemampuan manajer untuk membuat keputusan yang efektif bergantung pada kemampuan mereka untuk memperoleh dan memproses informasi.

2.  Untuk mengontrol aktivitas organisasi.

Manajer mencapai kendali dengan : Menetapkan tujuan yang dapat diukur, mengukur kinerja sebenarnya, membandingkan kinerja aktual dengan sasaran, mengevaluasi hasil dan mengambil tindakan korektif.

3.  Untuk mengkoordinasikan kegiatan organisasi.

Pengendalian adalah proses dimana manajer mengatur seberapa efisien dan efektif organisasi melakukan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

The IT Revolution

Kemajuan IT memungkinkan manajer untuk mengumpulkan informasi yang aktual, lengkap, relevan dan berkualitas sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan daya tanggap terhadap pelanggan, mengurangi biaya dan meningkatkan daya saing. Untuk mengerti hal-hal tersebut, kita perlu mengetahui beberapa aspek dalam kemajuan IT.

The Effect of Advancing IT

Revolusi IT dimulai saat pengembangan komputer pada tahun 1950. Secara fundamental, komputer dapat mengerti bahasa biner (0 dan 1) yang dapat merepresentasikan segala bentuk data digital. Data digital tersebut dapat diproses dengan program komputer yang dirancang secara khusus untuk melakukan perintah dengan kecepatan tinggi. Kombinasi dari perkembangan hardware dan software inilah yang menyebabkan revolusi IT menjadi mungkin. Revolusi ini ditambah lagi dengan teknologi jaringan yang memungkinkan komputer-komputer beserta programnya terhubung sampai ke seluruh penjuru dunia (internet).

Meskipun banyak organisasi yang meningkat karena revolusi IT, tidak sedikit organisasi yang terancam, seperti perusahaan telepon kabel yang tergantikan dengan adanya perusahaan yang menawarkan teknologi internet. Kalau mereka tidak mengikuti perkembangan zaman, mereka akan tertinggal di industri telekomunikasi.

IT and the Product Life Cycle

Dengan maraknya revolusi IT, product life cycle pun menjadi lebih pendek. Hal ini dikarenakan laju kemajuan teknologi yang tinggi. Permintaan akan teknologi pun tidak dapat diprediksi. Secara umum, product life cycle dapat dibagi menjadi 4 fase. Introduction, Growth, Mature dan Decline. Hubungan 4 fase product life cycle dengan permintaan dan waktu dapat dijelaskan menggunakan diagram di bawah ini.

Pada fase introduction, produk baru masuk ke pasar dan diperkenalkan kepada para pelanggan, pada fase ini, permintaan terhadap produk naik secara perlahan. Setelah produk mendapatkan respon positif dari pasar dengan kenaikan permintaan, produk akan masuk ke fase growth, dimana permintaan mulai meningkat dan produsen pun mulai melakukan strategi untuk menghadapi pasar di fase ini. Sampai pada fase maturity, yang ditandai dengan stabilnya permintaan pasar (tidak naik ataupun menurun secara signifikan). Pada fase ini, perusahaan dapat membangun strategi supaya pelanggan dapat loyal terhadap produknya. Terakhir adalah fase decline, dimana permintaan pasar mulai menurun. Revolusi IT mengakibatkan waktu dari masing-masing fase product life cycle menjadi lebih sebentar. Terutama dari maturity stage ke decline stage, hal ini diakibatkan pesatnya perkembangan teknologi, sehingga produk dengan teknologi yang lebih canggih pun dapat dengan cepat menggantikan produk sebelumnya. Hal ini tentu perlu disikapi manajer dengan bijak. Untungnya dengan adanya revolusi IT, data-data permintaan pasar dapat dianalisis secara lebih tajam, sehingga manajer dapat menentukan kapan harus mengganti strategi untuk menghadapi fase pada product life cycle nya.

The Network of Computing Power

Dengan perkembangan teknologi jaringan dan microprocessor, terutama perkembangan teknologi cloud yang memungkinkan seseorang untuk mengakses data digital secara daring dari manapun dan kapanpun selagi ia terhubung dengan internet. Selain itu, biaya yang dikeluarkan untuk infrastruktur IT di cloud ini juga dapat disesuaikan dengan penggunaan, sehingga, perusahaan dari level sekecil apapun dapat menikmati layanan cloud yang sama dengan perusahaan besar. Seiring tumbuhnya perusahaan, dan penggunaan infrastruktur IT yang meningkat perusahaan tidak perlu mengurus infrastruktur IT secara fisik. Hal ini jelas akan menghemat banyak biaya. Dengan adanya infrastruktur IT yang memadai, manajer dapat fokus kepada pengambilan keputusan berdasarkan data yang diterima.

Types of Management Information System

Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa revolusi IT dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan. Dalam bab sebelumnya, dijelaskan bahwa pengambilan keputusan dapat dibagi menjadi 2, yaitu programmed dan nonprogrammed. Pengambilan keputusan programmed dapat diprediksi dan biasa digunakan untuk keputusan yang bersifat rutin, sementara pengambilan keputusan yang nonprogrammed, berkaitan dengan sesuatu yang tidak rutin dan memiliki perbedaan dalam setiap pengambilan keputusannya. Revolusi IT dapat mempermudah proses pengambilan keputusan, terutama yang bersifat programmed, karena proses-proses tersebut dapat diotomatisasi. Berikut adalah diagram yang menunjukan level programmed decision dan jenis Management Information System apa yang dapat diterapkan.


Transaction-Processing Systems
Transaction-processing systems merupakan sistem yang digunakan untuk menangani transaksi-transaksi yang bersifat rutin dan banyak terjadi secara masif. Umumnya, sistem ini digunakan untuk mengatasi transaksi level front-line seperti kasir, pembayaran, deposito dan lain-lain. Pada perusahaan yang operasionalnya dilaksanakan secara daring, transaction-processing systems berjalan secara otomatis tanpa intervensi dari manusia. Hal ini menjadi mungkin karena hal-hal yang bersifat rutin dapat diprogram dalam software sehingga dapat berjalan dengan cepat dan efektif.

Operations Information Systems
Pada transaction-processing systems, proses yang terjadi dalam sistem dapat berlangsung secara terprogram tanpa intervensi manusia. Setelah data-data dari transaction-processing systems masuk, data tersebut dapat dilacak oleh manajer untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat bagi manajer.

Decision Support Systems
Seperti namanya, decision support system merupakan sistem yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat membantu proses pengambilan keputusan. Sistem yang dirancang menjadi sebuah model yang dapat memberikan analisis yang membantu manajer dalam mengambil keputusan. Namun, karena sistem ini bersifat membantu, manajer tetap perlu menggunakan intuisinya untuk mendapatkan keputusan yang lebih akurat.

Artificial Intelligence and Expert Systems
AI merupakan sistem yang dirancang untuk meniru cara kerja otak manusia. Expert system merupakan salah satu bentuk AI yang secara spesifik meniru keahlian manusia dalam suatu hal tertentu. Dalam kontek manajemen sistem informasi, expert system dapat digunakan untuk “menggantikan” peran dari manajer untuk mengambil keputusan, terutama keputusan yang didominasi dengan analisis yang sistematis. Hal ini memungkinkan karena expert system mampu mendeteksi, memformulasikan, memodelkan dan menawarkan solusi dari suatu masalah. Menjelaskan solusi yang ditawarkan dan kemampuan untuk belajar dari pengalaman.

Enterprise Resource Planning Systems
ERP system merupakan sistem yang dapat memiliki modul-modul yang mencakup perencanaan, operasional dan proses secara keseluruhan dari suatu perusahaan. ERP system ini memiliki modul-modul yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut. ERP system ini dapat membantu hampir seluruh divisi dalam perusahaan, mulai dari HRD untuk mengatur data-data karyawan, Supply-Chain untuk mengatur proses berjalannya operasional perusahaan, sampai ke level engineering untuk memonitor proses-proses teknis di dalam sistem. Semua itu dapat terintegrasi dengan ERP system.

E-Commerce Systems
E-commerce merupakan sebuah sistem yang memungkinakn bisnis untuk memasarkan produknya secara daring dan global. E-commerce merupakan platform marketplace yang memungkinkan bertemunya penjual dan pembeli secara daring dan global melalui media internet. Pembeli dalam kasus ini dapat berupa end customer, dan bisa juga bisnis lain yang ingin menggunakan produk penjual untuk keperluan bisnisnya. Marketplace e-commerce dapat dibagi menjadi 2, yaitu B2B commerce dimana produk dijual kepada perusahaan lain dan juga B2C commerce y ang menjual produknya kepada end-customer.

Vlog United States Of Awesome

REFERENSI

Jones and George. (2020). Contemporary Management. New York: McGraw-Hill Education


KELOMPOK UNITED STATE OF AWESOME

ARSY ELIA PERTIWI

DESTI PATONAH

DONAL ANRY JAYA SINURAT

FAISAL MALIK WIDYA PRASETYA

RIDHA JULIANSYAH


Like it? Share with your friends!

5
5 points

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
1
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
1
OMG
Win Win
1
Win

15 Comments

  1. Terima kasih atas materi yang disajikan. Saya Nurhayati Kala’ ingin bertanya bagaimana membangun komunikasi yang baik dalam suatu organisasi terlebih dalam organisasi tersebut terdapat generasi X dan Z yang tentunya memiliki pemikiran yang berbeda, terlebih lagi ketika terjadi konflik? Terima kasih

  2. wow…awesome article…
    Bagaimana leaders united state of awesome memastikan bahwa keputusan yang diambil melalui expert system ini merupakan keputusan yang valid mengingat ada risiko kegagalan dalam sistem artificial intelligence?

  3. Emejing artikel, Saya Bryan Adji mau bertanya, Disaat seperti apa kita menggunakan Disrubtive Negotiation dan Integrative Bargaining dalam sebuah perusahaan, mungkin bisa diberikan contohnya seperti apa guys. Terimakasih

  4. hallo United State of Awesome, seperti yang diketahui konflik adalah perbendaan pendapat antar individu atau kelompok dalam organisasi. dan konflik juga pasti akan selalu ada, bisa menguntungkan ataupun merugikan bagi perusahaan. menurut team USA, bagaimana kita mengetahui Titik maksimum Level of Conflict untuk menghasilkan kinerja yang Optimum dalam perusahaan?
    terimakasih~ Redy

  5. Artikel yang bagus, terimakasih atas materi yang disajikan. Saya Bella Florensia ingin bertanya pada seorang Manager yang gagal dalam menjalankan komunikasi yang baik, apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan atau manager itu sendiri? dalam Bahaya komunikasi yang tidak efektif, karena sering kali yang saya lihat dari teman-teman saya, mereka kadang bertemu dengan manager yang tidak membangun komunikasi yang baik dengan mereka sehingga membuat mereka tidak nyaman dan tidak betah, walaupun tidak semua, tetapi dari pengalaman teman-teman saya seperti itu. Apakah Solusi yang dianjurkan? Terimakasih sebelumnya. Semangat

  6. Terimakasih tim USA atas penyajian materinya dengan cukup menarik. Saya Daniel ingin bertanya, bagaimana kita dapat menilai level konfilk yang ada di dalam sebuah perusahaan? Jika kondisi berada pada level konfilk yang optimum, konflik jenis apa yang masih dapat ditoleransi untuk terjadi di sebuah perusahaan? terimakasih 😀

  7. Well done USA team!! Saya Anastasia mau mendengar sharing dan pengalaman tim ini dalam hal strategi politik apa yang pernah berhasil dalam hal positif bagi perusahaan/organisasi, kalau belum ada bisa contoh dan bagaimana strategi politik tsb diimplementasikan? Terimakasih teman-teman. 🙂

  8. Materi yang bagus sekali. Saya Ibrahim ingin bertanya, Diatas dijelaskan bahwa peran persepsi dalam komunikasi memainkan bagian penting. dimana persepsi dipengaruhi oleh background seseorang, pengalaman, dan pengetahuan. sehingga setiap orang akan menghasilkan persepsi yang berbeda-beda. bagaimana cara kita dapat menyatukan atau menyamakan persepsi atar karyawan ataupun dengan atasan agar kerja dan kinerja yang dilakukan bisa lebih maksimal ? Terimakasih

  9. Good Job Temans ! Saya Rizky Luthfi Arrizal mau bertanya dong, Dalam interpersonal conflict disebutkan sebagai contoh adalah konflik antar 2 manager. Jika hal tersebut benar terjadi, siapa dan bagaimana menyelesaikan konflik tersebut? Terimakasih.

  10. Article yang menarik USA team, saya Reva alfiana ingin bertanya, bagaimana komunikasi yang baik bagi manager dan pegawainya, jika kita lihat di lingkungan sekitar kita banyak terjadi kesalahan didalam komunikasi karena berbeda karakter, latar belakang, dan suku. apakah manager harus memperbaiki komunikasinya kepada pegawai atau pegawai memperbaiki komunikasinya terhadap manager? Terimakasih

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format