USING ADVANCED INFORMATION TECHNOLOGY TO INCREASE PERFORMANCE


0

Manajer tidak dapat merencanakan, mengatur, memimpin, dan mengendalikan secara efektif kecuali mereka memiliki akses ke informasi. Informasi merupakan sumber pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Data merupakan sebuah fakta yang bersifat mentah, belum diringkas dan belum diolah. Sedangkan informasi merupakan data yang diatur atau telah diolah dengan cara tertentu yang kemudian dapat digunakan oleh manajer untuk pengambilan keputusan manajerial. 

Terdapat empat faktor yang menentukan kegunaan informasi bagi manajer:

  1. Kualitas (Quality) – Akurasi dan reliabilitas menentukan kualitas informasi. Semakin besar akurasi dan reliabilitas, semakin tinggi kualitas informasi. 
  2. Ketepatan Waktu (Timelines) – Informasi yang tersedia tepat waktu sangat dibutuhkan manajer untuk pengambilan keputusan yang optimal. 
  3. Kelengkapan (Completeness) – Informasi yang lengkap memberi manajer semua informasi untuk melakukan kontrol, koordinasi, atau membuat keputusan yang efektif. 
  4. Relevansi (Relevance) – Informasi yang relevan berguna dan sesuai dengan kebutuhan manajer dan keadaan. 

Informasi dan Keputusan 

Untuk dapat mengambil keputusan yang efektif, seorang manajer memerlukan informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Misalnya untuk dapat menentukan harga suatu produk, seorang manajer pemasaran harus mengetahui informasi bagaiman pelanggan bereaksi akan perbedaan harga. Untuk dapat menentukan harga maka diperlukan informasi biaya produksi per unit supaya harga yang ditentukan tidak dibawah biaya produksi, dan diperlukan informasi competitive strategy yang sumbernya dapat berasal dari misalnya survey pelanggan dan informasi biaya produksi dari perusahaan lain.  

Informasi dan Pengendalian

Pengendalian adalah proses di mana manajer mengatur bagaimana secara efisien dan efektif sebuah perusahaan dan anggotanya melakukan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai fungsi pengendalian atas aktivitas perusahaan apa pun, manajer harus memiliki informasi. Sistem informasi manajemen digunakan untuk mengontrol semua operasi divisi dan fungsional. Dalam akuntansi, misalnya, sistem informasi digunakan untuk memantau pengeluaran dan dibandingan dengan anggaran. Untuk dapat melakukan hal tersebut, manajer membutuhkan informasi mengenai pengeluaran saat ini yang dikelompokkan berdasarkan unit perusahaan. 

Informasi dan Koordinasi

Mengoordinasikan departemen dan aktivitas divisi untuk mencapai tujuan perusahaan adalah hal lain tugas dasar manajemen. Informasi dari dalam maupun luar perusahaan memudahkan manajer melakukan koordinasi antar unit untuk tercapainya tujuan perusahaan. 

The Effects of Advancing IT

Teknologi informasi memungkinkan para manajer untuk membuat lompatan besar dalam cara mereka mengumpulkan informasi yang lebih lengkap, relevan, dan berkualitas tinggi secara tepat waktu dan menggunakannya dengan cara yang lebih efektif. Teknologi informasi membantu manajer untuk dapat menciptakan produk baru dan lebih baik yang mengurangi atau menghacurkan permintaan akan produk lama yang sudah ada. Selain itu kemajuan teknologi informasi juga menjadi ancaman bagi perusahaan yang memiliki keterbatasan untuk menerapkan teknologi terbaru tersebut. 

IT and the Product Life Cycle

Kemajuan tekonologi informasi menuntut suatu organisasi untuk dapat beradaptasi dengan cepat. Alasannya karena kemajuan teknologi mempengaruhi panjang suatu product life cycle (permintaan suatu produk berubah dalam pola yang dapat diprediksi dari waktu ke waktu). Semakin maju teknologi informasi maka akan memperpendek product life cycle, sehingga manajer dituntut untuk dapat berinovasi akan produk secara cepat dan berkelanjutan. 

Types of Management Information System

  1. The Organizational Hierarchy: The Traditional Information System
    Secara tradisional, manajer menggunakan hirarki organisasi sabagai cara utama untuk pengambilan keputusan dan koordinasi serta pengendalian organisasi
  2. Transaction-Processing Systems
    Sistem manajemen informasi yang didesain untuk menangani transaksi rutin dan berulang dengan volume yang besar.
  3. Operations Information Systems
    Sistem informasi manajemen yang mengumpulkan, mengorganisir, dan meringkas data komprehensif dalam bentuk yang bisa digunakan manajer untuk melakukan koordinasi, pengendalian serta pengambilan keputusan yang tidak rutin.
  4. Decision Support Systems
    Sistem informasi manajemen yang interaktif dan berbasis komputer yang dapat digunakan manajer untuk pengambilan keputusan tidak rutin.
  5. Artificial Intelligence and Expert Systems
    Fitur menarik dari Artificial Intelligence adalah sistem yang mampu melihat pola seorang manajer memilah-milah data serta mempelajari apa preferensinya dan kemudian mengambil alih beberapa pekerjaan manajer. Sedangkan expert system adalah sistem informasi manajemen yang menggunakan pengetahuan manusia, tertanam didalam komputer untuk menyelesaikan masalah yang biasanya membutuhkan keahlian manusia.
  6. Enterprise Resource Planning Systems
    Software aplikasi multimodul yang mengkoordinasikan aktivitas fungsional untuk menciptakan produk dari tahap awal sampai tahap siap diterima oleh konsumen.

    Untuk mencapai kinerja yang tinggi, manajer di berbagai fungsi dan divisi harus memiliki akses informasi mengenai kegiatan di fungsi dan divisi lainnya. Sistem ERP membantu setiap fungsi meningkatkan keterampilan tingkat fungsionalnya, serta meningkatkan integrasi antara berbagai fungsi sehingga dapat bekerja sama untuk membangun keunggulan kompetitif perusahaan.

    Sistem ERP dapat membantu untuk meninkatkan profitabilitas dan keunggulan kompetitif perusahaan dengan:
    – Mempercepat proses product development-
    – Fokus dalam menurunkan biaya dengan menjaga kualitas produk
    – Menggunakan modul customer relationship management (CRM) untuk mengobservasi
       bagaiamana perilaku dan respon konsumen
    – Setiap fungsi dapat memberikan informasi terkini secara cepat kepada fungsi lain

  7. E-Commerce Systems
    System perdagangan antar perusahaan atau antara perusahaan dengan individu melalui media sistem informasi atau internet. Terdapat dua tipe E-commerce

    – B2B Commerce (Business to Business Commerce) Perdagangan terjadi antara perusahaan dengan menggunakan media IT dan internet yang menghubungkan dua atau lebih perusahaan dalam satu ekosistem bisnis.

    – B2C Commerce (Business to Customer Commerce) Perdagangan terjadi antara perusahaan dengan konsumen individu secara langsung dengan menggunakan media IT dan internet. 

The Impact and Limitations of Information Technology

Strategic Alliances, B2B Network Structures, and IT

Globalisasi dan peningkatan penggunaan teknologi informasi memberikan beberapa inovasi baru dalam dunia bisnis antara lain strategic alliances dan business-to-business network structures. 

Strategic Alliances 

Aliansi strategis dibentuk karena perusahaan yang terlibat memiliki kepentingan yang sama dan percaya bahwa mereka dapat memperoleh keuntungan dengan bekerja sama satu sama lain Perjanjian di mana manajer mengumpulkan atau berbagi sumber daya dan pengetahuan organisasi mereka dengan perusahaan lain, dan kedua organisasi akan menanggung keuntungan serta risiko yang muncul dengan melakukan Aliansi Strategis.

B2B Network Structure

Network Structure memungkinkan antar perusahaan untuk mengelola eksosistem bisnisnya guna menemukan cara untuk dapat mengurangi biaya serta meningkatkan kualitas produk tanpa menimbulkan biaya lebih untuk mempekerjakan manajer untuk melakukan tugas tersebut. 

Dorongan untuk menurunkan biaya mengarah pada terciptanya suatu jaringan business to business memungkinkan perusahaan yang menggunakan software yang sama untuk saling terhubung satu sama lain, menetapkan standar dan spesifikasi tertentu serta mendapatkan tawaran dari banyak supplier potensial di seluruh dunia. Supplier juga menggunakan software yang sama, sehingga dapat dilakukan penawaran, lelang, dan transaksi secara elektronik antara pembeli dan penjual di seluruh dunia. 

Flatter Structures and Horizontal Information Flows

Teknologi informasi membuat hierarki dan arus infromasi dalam organisasi menjadi lebih datar (horizontal) dan menuju pada konsep organisasi tanpa batas. Dengan kemajuan tekonologi informasi memungkinkan anggota dalam suatu organisasi terhubung antara satu dengan yang lain melalui media kompter, teleconference, video conference yang menyebabkan anggota antar organisasi jarang bertemu bahkan tidak pernah bertemu secara langsung.

SUMBER REFERENSI :

  • Jones, Gareth R., George, Jennifer M.. 2020. Contemporary Management Eleventh Edition. US : McGraw-Hill Education.

Tim Penulis : (WolfPack)

  1. Andesta
  2. Deamy Filianto Nugroho
  3. Edward Simon Situmorang
  4. Yuli Mariana

Like it? Share with your friends!

0

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
2
Fun
Genius Genius
2
Genius
Love Love
0
Love
OMG OMG
1
OMG
Win Win
0
Win
deamyfn

7 Comments

  1. Sungguh menarik artikelnya. Berbicara tentang kemajuan teknologi sering kali dibayangi dengan harga dan biaya perawatan yang tinggi. Apakah tim WolfPack punya solusi untuk memberikan opsi sistem manajemen informasi khususnya pada Artificial Intelligence and Expert Systems yang memungkinkan bisa digunakan pada perusahaan jasa di Indonesia ?

  2. Setiap kemajuan pasti ada resiko ny asebagaimana dengan kemajuan teknologi Informasi yang akan selalu berkembang , mohon petunjuknya terkait dengan banyak nya PHK yang terjadi seiring dengan kemajuan teknologi Informasi , semisal otomasi pabrik menyebabkan jumlah karyawan pabrik yang tadi nya berkisar 2000 sd 10.000 karyawan menjadi hanya dibutuhkan 500 sd 2500 karyawan untuk output yang sama, contoh lain Tiketing di Jalan Tol dsb, bahkan jika mencermati malalui artikel , seminar dsb, Industri ke depan akan menuju Industri dimana tidak lagi dibutuhkan orang atau karyawan untuk menghasilkan barang atau jasa, seihngga pertumbuhan Ekonomi naik tetapi tidak seiring denga n penyerapan tenaga kerja

  3. Izin bertanya…
    Apakah ERP selalu menjadi satu-satunya sumber data bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan?bagaimana dengan sumber data yang berada diluar ERP yang berkaitan erat dengan pengambilan keputusan itu?mohon dijelaskan dan diberikan contoh konkretnya..Demikian dan terima kasih

  4. Great artikel tim Wolfpack,

    Berkaitan dengan artikel diatas terhadap perkembangan teknologi dilihat dari tipe sistem manajemen informasi pada point no 7. ecommerce (lebih spesifik b2C Ecommerce), menurut anda bagaimana peran perusahaan menindaklanjuti apabila ada customer anda yg fiktif/berniat untuk mengambil keuntungan dari perusahaan anda dengan contoh melakukan penipuan terhadap customer yang lain. (Contoh ini biasanya saya temukan di online marketplace ex: JD.ID, Tokped, DLL) dan akhirnya berdampak pada menurunnya indeks kepercayaan perusahaan anda di Publik. (Note: anda adalah manajer di perushaan online marketplace tsb)

    Mohon advise nya. Terima kasih ya

  5. Artikel Yang bermanfaat,
    saya tertarik dengan pembahasan : “B2C Commerce” (Business to Customer Commerce).
    Mohon paparan sisi positif dan negatif bisnis Fintec bagi penyedia dan pelanggan.
    Bagaimana seharusnya pengelolaan yang efektif ?

    Terima kasih

  6. Berbicara mengenai B2B network structure yang bertujuanmengurangi biaya serta meningkatkan kualitas produk tanpa menimbulkan biaya lebih, mohon diberikan satu contoh bisnis yg sangat sukses bertransformasi dari sistem offline menjadi online (B2B), tolong dijelaskan secara singkat. Thankyou GGS!

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format