DICARI: VIRTUAL EVENTS ORGANIZER OFFICER

Salah satu pekerjaan yang justru sangat memiliki potensi di era pandemi adalah Virtual Event Organizer, yaitu untuk mengadakan event-event secara online.


0

Memasuki tahun 2020, adanya pandemi virus corona di Indonesia membuat sektor ekonomi menjadi lesu, termasuk industri event organizer dan industri kreatif. Dunia dan Indonesia mengalami berbagai guncangan yang sangat parah oleh karena adanya pandemi Covid-19 yang melanda dunia. Dunia dipaksa untuk mengalah dengan keadaan dimana orang harus menjaga jarak, tidak boleh saling bersentuhan, shalat jamaah dihentikan, ibadah di gereja diberhentikan, pusat-pusat perdagangan ditutup, pusat hiburan ditutup, termasuk acara-acara yang mengundang kerumunan dihentikan. 

Yang menarik adalah pandemi COVID-19 di Indonesia terus meluas penyebarannya, jumlah pasien positif virus tersebut terus bertambah, dan akibatnya dampak yang ditimbulkan semakin besar. Tak hanya pada sektor kesehatan, tetapi juga berimbas pada sektor ekonomi, pariwisata dan hiburan. Sektor perputaran uang seketika berhenti karena keterbatasan gerak manusia. Salah satu yang terkena imbas adalah Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). Seiring dengan adanya transisi menuju kenormalan baru, UMKM diharapkan mampu beradaptasi dengan kondisi yang ada. 

Event Organizer adalah salah satu UMKM kreatif yang berperan terhadap perekonomian Indonesia. Selain itu, hampir 6 tahun belakangan ini dunia usaha Event Organizer telah menunjukkan perkembangan yang sangat menggembirakan, hal itu terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang pemenuhan event bagi barang maupun jasa event, baik itu skala kecil maupun skala besar. 

Berdasarkan pengertiannya Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan maupun lingkungan pendidikan (in-house production).

       

Pekerja EO menyiapkan stan untuk acara Sumut Fair 2020 di Medan, Sumatera Utara, yang belakangan ditunda akibat wabah Covid-19, Rabu (17/3/2020). (Foto: ANTARA)

Dengan adanya pandemi Covid-19 yang melanda Indonesia, selain perdagangan dibatasi, ada sektor usaha yang secara langsung dihentikan salah satunya adalah Event Organizer. Perizinan diberhentikan untuk menghindari kerumunan, pemerintah dan masyarakat fokus kepada persiapan isolasi pasien dan juga penyiapan lokasi-lokasi isolasi dan fasilitas kesehatan lainnya. Secara cepat industry kreatif di bidang Event Organizer (EO) mengalami penurunan order dan kegiatan. Orang lebih memilih diam di rumah dan mengamati perkembangan berita melalui TV, radio, Youtube, dan aplikasi sosial media lainnya.

Industri EO merupakan industri yang memiliki potensi pertumbuhan yang tinggi sekitar 15 persen hingga 20 persen dengan nilai industri lebih dari Rp 500 triliun. Saat ini sudah ada sekitar 4.000 pelaku usaha dengan serapan tenaga kerja formal sekitar 40.000 orang. Selain itu, industri ini juga melibatkan berbagai pihak dan tentunya kerumunan banyak orang. Sedangkan hal tersebut saat ini dilarang karena menjadi salah satu cara penyebaran wabah penyakit Covid 19. Akibat dari pandemic Covid 19, Industri penyelenggaraan acara seperti EO (Event Organizer) dan meeting incentive, conference and exhibition (MICE) kehilangan potensi pemasukan yang totalnya diperkirakan mencapai Rp 6,9 triliun. Perkiraan ini disampaikan oleh Ivendo (Indonesia Event Industry) dalam survei bertajuk Dampak Covid-19 terhadap industri event di Indonesia.

Ivendo bersama Indonesia Professional Organizer Society (IPOS) melakukan survei terhadap 112 EO yang tersebar di 17 provinsi, hampir separuhnya berasal dari DKI Jakarta. Mereka menemukan terdapat 96 persen EO yang mengalami penundaan atau pembatalan acara terkait wabah Covid -19. Masing-masing EO kehilangan potensi pemasukan antara Rp 2,2 M hingga Rp 5,6 Miliar. Dari angka itu, Ivendo kemudian menghitung estimasi kehilangan pemasukan industry event di skala nasional. Lebih lanjut Ivendo mengungkapkan bahwa jika jumlah EO/Professional organizer dari 7 Komunitas di Indonesia per Mei 2018 adalah 1.218 perusahaan, maka potential loss di seluruh Indonesia dalam minimal Rp 2,6 Triliun dan maksimal Rp 6,9 Triliun. 

Perusahaan penyelenggara acara atau EO melakukan berbagai strategi untuk menghadapi kerugian akibat Covid -19. Menurut survei Ivendo dan Ipos, strategi yang paling banyak diambil adalah mengurangi jam kerja karyawan, serta meliburkan karyawan sampai batas waktu yang tak ditentukan. Survey itu juga mencatat bahwa mayoritas perusahaan event berencana membuat diversifikasi produk atau beralih usaha.

Namun ada pula sebagian kecil Event Organizer yang menyatakan akan menutup usaha bila wabah Covid -19 berlanjut sepanjang tahun 2020, hal ini terjadi karena ketidak adanya permintaan pekerjaan dari pihak yang akan menyelenggarakan acara dan apabila mereka membuat event ketakutannya adalah kekosongan pengunjung yang akan hadir dikarenakan ketakutan dan juga persoalan perizinan serta biaya yang cukup mahal apabila dihadiri oleh orang yang sedikit.

Pada titik kondisi pandemi saat ini, kita kembali melihat dari sisi karakter dan nature bagi bisnis EO, dimana usaha EO merupakan usaha bisnis yang bergerak di bidang jasa kreatif, dimana dibutuhkan orang-orang dan ide-ide baru untuk setiap melaksanakan kegiatan event yang akan diberikan kepada klien nya. Ada suatu teori yang dapat disampaikan tentang The Nature of Business, dimana berdasarkan sifatnya, bisnis ini berusaha untuk mendapatkan keuntungan dengan menyediakan produk yang memenuhi kebutuhan masyarakat. Adapun produk tersebut meliputi barang yang berwujud, layanan, dan ide.

Sehingga apapun tujuan dari bisnis itu sendiri adalah untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan itu sendiri membutuhkan keterampilan manajemen, keahlian pemasaran, sumber daya keuangan, mematuhi hukum, beradaptasi dengan perubahan, dan bertindak secara etis.

Kegiatan bisnis Event Organizer meliputi hal-hal sebagai berikut :

  • Manajemen : Melibatkan fungsi perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan (sehingga diperlukan manajemen yang kuat untuk membuat perusahaan di era pandemi dapat bertahan)

  • Pemasaran : Fokus dari semua aktivitas pemasaran adalah memuaskan pelanggan (Pelanggan merupakan tujuan utama dan ide–ide yang dibuat adalah memenuhi kebutuhan pelanggan)

  • Keuangan : Mengacu pada semua kegiatan yang berkaitan dengan mendapatkan uang dan menggunakannya secara efektif (penggunaan keuangan yang efektif dalam setiap kegiatan yang dilakukan)

Virtual Event Organizer : Profesi Baru di Era Pandemi

Ketika perusahaan Event Organizer menutup usaha atau merumahkan pegawainya, mungkin yang seharusnya dipikirkan adalah mencari alternatif pekerjaan bagi para pegawainya sehingga mereka masih bisa bekerja walaupun event-event offline banyak dibatalkan karena pandemi.

Salah satu pekerjaan yang justru sangat memiliki potensi di era pandemi adalah Virtual Event Organizer, yaitu mengadakan event-event online melalui platform komunikasi atau konferensi online seperti zoom.  Hal ini karena tidak semua orang memiliki keterampilan untuk mengadakan virtual event dan tidak semua perusahaan memiliki divisi khusus yang menangani virtual event, apalagi virtual event membutuhkan koordinasi yang lebih sulit karena penyelenggara dan peserta berada di tempat yang berbeda.  Mulai dari pengiriman undangan acara, pendaftaran peserta, distribusi materi acara hingga saat acara berlangsung, keahlian melakukan koordinasi  sangat penting dan dibutuhkan demi kesuksesan virtual event tersebut. Singkatnya, virtual event juga memerlukan keterampilan dan keahlian khusus sama seperti offline event, bahkan lebih sulit dengan tantangan di mana semua orang berada di tempat terpisah dan peserta menginginkan pengalaman virtual event yang menyerupai offline event seperti interaksi langsung dan merasakan kemeriahan acara.

Loket.com mencatat kegiatan virtual MICE (Meeting, Incentive, Conference & Exhibitions) meningkat 200% selama pandemi.  Tidak terbatas pada kursus online, virtual MICE yang juga banyak digemari masyarakat adalah konser musik online dan olahraga online.  Perusahaan-perusahaan juga mengubah media training (pelatihan) dan town hall (pertemuan pegawai) dari offline menjadi virtual event di mana para pegawai bisa turut serta dalam acara-acara tersebut dari rumah mereka masing-masing.  Selain itu, acara pribadi seperti pernikahan pun digelar secara online di mana para tamu dapat menyaksikan acara tersebut melalui media sosial.  

Apabila dilihat dari sisi konsumen/pengguna jasa ini adalah sebuah entitas bisnis, maka kebutuhan online event ini merupakan sebuah keharusan bagi perusahaan. Tidak dapat dipungkiri bahwa dengan adanya Pandemi Covid 19 saat ini, banyak perusahaan mengubah sistem kerja, komunikasi, dan program marketingnya. Seluruh kegiatan tersebut dilakukan secara online atau secara digital agar dapat untuk memutus rantai penularan Covid-19. EO yang bergerak di bidang online sistem seperti ini juga dapat membantu sebuah perusahaan untuk bertransformasi secara digital juga. Seperti kita tahu bahwa digitalisasi ini merupakan salah satu tren dunia yang tidak dapat dihindarkan dan telah menyentuh berbagai sektor industri. Agar tidak terdisrupsi dengan kondisi tersebut perusahaan harus mengubah ancaman tersebut menjadi sebuah opportunity. Hal ini tentu memberikan peluang besar bagi Event Organizer yang mau menangkap peluang tersebut untuk berubah menjadi Virtual Event Organizer yang memberikan layanan dan solusi bagi para pemilik acara untuk dapat mengadakan acara secara online.   

Perusahaan Event Organizer dapat melakukan rotasi pegawai yang selama ini bertanggung jawab untuk acara offline menjadi Virtual Event Organizer Officer. Secara umum, tugas-tugas yang dikerjakan hampir sama dengan acara offline seperti menyiapkan materi, desain dan rekaman video, hanya saja perusahaan perlu menambahkan keterampilan teknis terkait penggunaan aplikasi / software yang diperlukan untuk mengadakan virtual events seperti Zoom, Microsoft Team ataupun Bluejeans Meeting.

Youtube.com (https://www.youtube.com/channel/UCUaUUAwjTJyrQ59jNceORqA)

Berikut ini adalah gambaran Job Description dan Job Qualification berdasarkan analisa pekerjaan seorang Virtual Event Organizer.

Deskripsi Pekerjaan / Job Description

Posisi Pekerjaan
Virtual Events Organizer Officer
Lokasi PekerjaanKantor di Jakarta, tetapi Anda dapat bekerja dari mana saja
Lingkup Pekerjaan
  • Manajemen acara virtual / webinar dengan memberikan umpan balik yang tepat waktu untuk setiap permintaan acara virtual / webinar dalam hal ketersediaan sumber daya, sumber daya dan pendekatan yang tepat yang sesuai dengan acara yang diminta.
  • Bertanggung jawab atas semua persiapan dan koordinasi siaran langsung dari perspektif teknis acara webinar / siaran langsung dengan semua pemangku kepentingan terkait.
  • Bertanggung jawab atas pembuatan dan pengiriman pelaporan data secara tepat waktu untuk mendukung pemantauan acara.
  • Bertanggung jawab atas manajemen arsip rekaman Webinar / Siaran Langsung
  • Menyiapkan materi digital di semua aset yang diperlukan untuk webinar / acara
  • Koordinasi dengan semua pihak untuk mendapatkan komponen yang diperlukan untuk konfigurasi dan pengaturan acara di sistem aplikasi webinar
  • Pengaturan susunan acara, landing page dan desain tampilan acara / webinar
  • Membuat desain email undangan dan media sosial mengenai acara / webinar 
  • Membuat Latar Belakang Virtual (Video virtual background)
  • Menyiapkan dokumen komunikasi seperti brosur acara
  • Menyiapkan aset video pendukung yang diperlukan

Spesifikasi Pekerjaan / Job Specification

Kualifikasi

  • Minimal gelar Diploma dalam Desain Grafis, Periklanan / Media, Seni / Multimedia Kreatif
  • Memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik

Pengalaman

  • Pengalaman 1 - 2 tahun atau lebih dalam manajemen acara dan desain grafis dalam Event Organizer, hiburan, periklanan, atau industri yang relevan
  • Pengalaman desain grafis yang substansial, manajemen acara (terutama yang virtual lebih diutamakan)

Keterampilan Teknis

  • Software komunikasi video (misalnya Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings, BlueJeans Meetings)
  • Desain grafis, manajemen acara, manajemen acara virtual
  • Pemahaman mendetail tentang aspek-aspek dari Event Organizer (mengetahui peralatan yang dibutuhkan, perencanaan acara, pelaksanaan acara, dll)

Keterampilan Non-Teknis

  • Cekatan dan memiliki pemikiran kreatif
  • Komunikatif, proaktif, dan mampu bekerja di lingkungan yang penuh tekanan / target waktu
  • Mampu bekerja secara mandiri dan memiliki kolaborasi tim yang baik

Berbagai kemudahan yang ditawarkan dalam event online ini juga dirasakan oleh perusahaan di luar negeri, mereka tidak perlu datang ke suatu negara untuk melakukan kunjungan atau witness suatu aset/perusahaan yang akan mereka beli. Biasanya event online ini berupa Virtual Data Room (VDR) yang digunakan untuk melakukan uji tuntas (due diligence) suatu perusahaan yang akan menyelesaikan kesepakatan. Contoh jenis kegiatan yang membutuhkan metode ini untuk memfasilitasi pekerjaan tersebut adalah ketika suatu perusahaan ingin melakukan proses merger dan akuisisi aset/perusahaan di luar negeri dan kemudian terkendala dengan adanya pembatasan akses karena pandemi Covid 19 maka perusahaan tersebut akan menyewa suatu Event Organizer untuk menyediakan VDR atas aset yang akan dibelinya. Untuk kerahasiaan data tentunya sudah pasti dibahas terlebih dahulu dalam Confidentiality Agreement (CA) antara kedua belah pihak. Apabila aset yang akan dibeli berupa tangible asset (gedung, mesin, peralatan produksi, dll) maka biasanya mereka akan merekam seluruh kondisi aset tersebut secara detail kemudian menyajikannya dalam bentuk virtual. Proses tersebut tentunya akan memudahkan dan membuat kegiatan uji tuntas yang dilakukan oleh suatu perusahaan menjadi lebih efisien.

         

Contoh: fasilitas produksi sebagai object VDR

Oleh karena itu dengan tingginya permintaan akan event online saat ini baik di dalam maupun luar negeri, maka alternatif pekerjaan Online Event Organizer bakal akan menjadi solusi ampuh dalam menghadapi masa pandemi Covid 19 yang sampai saat ini belum kunjung berakhir juga.



Kelompok Lords of Business

  1. Yunarto Tri Wibowo

  2. Ferdinand Luther

  3. Ayoe Bientang Anggarie


Referensi:

1.https://kumparan.com/kumparannews/curhat-pemilik-eo-saat-corona-rugi-puluhan-juta-hingga-harus-rumahkan-karyawan-1tWrBYbGJw4/full

2.https://yonulis.com/2020/10/25/masa-pandemi-covid-19-mendorong-bisnis-event-organizer-lebih-kreatif/

3.https://kbr.id/media/?size=730x406&filename=antarafoto-kegiatan-sumut-fair-ditunda-170320-sp-3.jpg

4. https://venuemagz.com/event/kegiatan-virtual-mice-meningkat-200-selama-pandemi/

5 https://www.insurtechny.com/virtual-conference-manual/ 

6. Youtube channel: Accelevents, Inc https://www.youtube.com/channel/UCUaUUAwjTJyrQ59jNceORqA

7. https://www.gazprom-neft.com/press-center/news/installation-of-equipment-for-gas-processing-facility-at-badra-field-now-complete/


Like it? Share with your friends!

0

What's Your Reaction?

Confused Confused
0
Confused
Sad Sad
0
Sad
Fun Fun
0
Fun
Genius Genius
1
Genius
Love Love
1
Love
OMG OMG
0
OMG
Win Win
0
Win

0 Comments

Choose A Format
Personality quiz
Series of questions that intends to reveal something about the personality
Trivia quiz
Series of questions with right and wrong answers that intends to check knowledge
Poll
Voting to make decisions or determine opinions
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
List
The Classic Internet Listicles
Countdown
The Classic Internet Countdowns
Open List
Submit your own item and vote up for the best submission
Ranked List
Upvote or downvote to decide the best list item
Meme
Upload your own images to make custom memes
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds
Audio
Soundcloud or Mixcloud Embeds
Image
Photo or GIF
Gif
GIF format